Dateien senden an Data Room

Die integrierte Erfahrung von Data Room und Boards bietet mehr Kontrolle und Sicherheit bei der Verwaltung vertraulicher Dateien. In diesem Thema wird erläutert, wie Sie Sitzungsmappeninhalte an Data Room senden und Aufsichtsräte per E-Mail mit einem Link zu den freigegebenen Dateien benachrichtigen.

1. Wählen Sie in der Übersicht Aktuelle Sitzungsmappe das Symbol Weitere Optionen am Ende in der Zeile einer Sitzungsmappe aus.

   Alternativ können Sie im Sitzungsmappen-Editor das Symbol Weitere Optionen oben rechts auf der Seite auswählen. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.

2. Wählen Sie Senden an Data Room aus. Sie werden zur Seite Inhaltsauswahl weitergeleitet.

   Hinweis

   Wenn diese Option nicht im Dropdown-Menü angezeigt wird, haben Sie keinen Zugriff auf Data Room. Wenden Sie sich an Ihren Customer Success Manager, wenn Sie Hilfe benötigen.

3. Geben Sie den Sitzungsmappeninhalt an, den Sie senden möchten, indem Sie die Optionsschaltfläche neben einer der folgenden Optionen auswählen:

   • Gesamte Sitzungsmappe: Alle Abschnitte der Sitzungsmappe, die Dateien enthalten, werden freigegeben. Die freigegebene Sitzungsmappe enthält ein Inhaltsverzeichnis, das den Abschnitten der Sitzungsmappe entspricht.

   • Seitenbereich: Gibt einen Satz von Sitzungsmappenseiten innerhalb eines bestimmten Bereichs frei. Geben Sie die Anfangs- und Endseitenzahlen des Bereichs in die angezeigten Felder Von und Bis ein.

   • Abschnitte und Dateien: Alle Inhalte in einem Abschnitt oder Unterabschnitt einer Sitzungsmappe werden freigegeben.

4. Wählen Sie Weiter aus.

5. Prüfen Sie unter Ziel in Data Room, wohin der Inhalt der Sitzungsmappe gesendet wird. Standardmäßig werden Dateien in einem neuen Ordner Boards-Exporte in Ihrem persönlichen Datenraum freigegeben. Um ein benutzerdefiniertes Ziel festzulegen, wählen Sie Speicherort ändern aus.

6. Wählen Sie Bestätigen und fortfahren aus.

7. Sie haben die Möglichkeit, einen Link zu den freigegebenen Dateien in Data Room zu generieren und diesen Link per E-Mail an beliebige Empfänger zu senden. Wählen Sie Link senden, um mit dieser Option fortzufahren.

8. Wählen Sie die Sicherheitsstufe und die Empfänger des Datei-Links aus. Sie können auf der Seite nach unten scrollen, um zusätzliche Optionen hinzuzufügen, z. B. eine Nachricht an die Empfänger oder ein Wasserzeichen zum Schutz der Dokumente.

9. Wählen Sie Bestätigen und senden aus. Der Inhalt der Sitzungsmappe ist in Data Room verfügbar und der Datei-Link wird per E-Mail an die Empfänger gesendet. Für weitere Informationen siehe Zugreifen auf Data Room.