Erstellen und Bearbeiten von Ordnern

Wenn Sie die Bibliothek zum ersten Mal verwenden oder Ordner für eine Organisation hinzufügen müssen, lesen Sie zunächst dieses Thema. Wie Sie Dokumente zur Bibliothek hinzufügen, erfahren Sie in diesem Thema.

  1. Um einen Ordner am Ende der Ordnerliste in der Bibliothek hinzuzufügen, wählen Sie Ordner erstellen aus.

  2. Geben Sie in dem daraufhin angezeigten Fenster einen Ordnernamen ein.

  3. Wählen Sie die Zugriffsberechtigung für jedes Gremium aus. Es stehen drei Optionen zur Verfügung:

    • Kein Zugriff: Niemand in diesem Gremium kann den Ordner sehen.

    • Kann öffnen: Aufsichtsräte und Administratoren in diesem Gremium können die Sitzungsmappe einsehen. Administratoren in diesem Gremium können die Sitzungsmappe nicht bearbeiten.

    • Administrator kann bearbeiten: Administratoren in diesem Gremium können die Sitzungsmappe bearbeiten und Aufsichtsräte können die Sitzungsmappe einsehen, nachdem sie veröffentlicht wurde.

  4. Wählen Sie Ordner erstellen aus, um das Erstellen des Ordners abzuschließen. Der Ordner wird am Ende der Liste hinzugefügt und Sie können ab sofort Unterordner oder Dokumente darin hinzufügen.

  5. Um einen Unterordner hinzuzufügen, wählen Sie einen Ordner und dann die Option Unterordner hinzufügen aus. Geben Sie den Namen des Unterordners in das daraufhin angezeigte Fenster ein.

  6. Um auf Funktionen zum Bearbeiten von Ordnern und Unterordnern zuzugreifen, wählen Sie das Symbol Weitere Optionen rechts neben der Zeile eines Ordners oder Unterordners aus.

    1. Wählen Sie Veröffentlichung aufheben aus, um die Veröffentlichung eines Ordners aufzuheben und ihn vor allen Benutzern zu verbergen, ohne ihn zu löschen. Ordner werden standardmäßig veröffentlicht und können durch Auswahl der angezeigten Option Veröffentlichen erneut veröffentlicht werden.

    2. Wählen Sie Umbenennen aus, um einen Ordner umzubenennen. Geben Sie den neuen Namen in das daraufhin angezeigte Fenster ein.

    3. Um die in Schritt 3 festgelegten Zugriffsberechtigungen zu bearbeiten, wählen Sie Zugriff aus und nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.

    4. Um den Online-Zugriffsstatus eines Ordners oder Unterordners zu ändern, aktivieren Sie Nur online. Wenn diese Option aktiviert ist, sind die Dokumente innerhalb des Ordners nur verfügbar, wenn der Benutzer eine aktive Internetverbindung hat (bei Diligent-Apps, die sowohl Online- als auch Offline-Zugriff unterstützen, z. B. die iOS-App).

    5. Wählen Sie Löschen aus, um einen Ordner zu löschen. Gelöschte Ordner können nicht wiederhergestellt werden.

      Hinweis

      Alle Dokumente in der Bibliothek sind für Benutzer in Boards Web-Direktor verfügbar, unabhängig vom Status Nur online, da diese Anwendung keinen Offline-Zugriff unterstützt.

      Hinweis

      Wenn ein Ordner auf Nur online eingestellt ist, werden alle Unterordner innerhalb dieses Ordners automatisch ebenfalls auf Nur online eingestellt. Diese Einstellung kann innerhalb eines auf „Nur online“ eingestellten Ordners nicht geändert werden. Ein Ordner mit Offline-Zugriff kann jedoch Unterordner enthalten, die auf „Nur online“ eingestellt sind.