Administrar la visibilidad de los documentos

Aprenda a hacer que los documentos individuales estén ocultos o sean visibles solo para determinados miembros de la organización, lo que garantiza que los observadores correctos tengan acceso a materiales específicos cuando se publique el libro.

Administración de la visibilidad de un único documento

1. Para configurar los permisos de visualización de un documento, seleccione el icono de Más opciones en el extremo derecho de la fila del documento.

2. Seleccione Acceso de usuarios.

3. En la ventana Acceso de usuarios, seleccione el texto en el campo Personalizar el acceso, que se establece inicialmente en Usar el acceso predeterminado del comité para todos los usuarios. Si los permisos se han cambiado previamente para este documento, la opción actual aparecerá en el campo.

4. Si solo determinados usuarios deberían poder ver el documento, seleccione Mostrar el documento a usuarios seleccionados. Para impedir que determinados usuarios vean el documento, seleccione Ocultar el documento a usuarios seleccionados.

5. Una vez que se active una de las opciones anteriores, aparecerán casillas de verificación vacías junto a cada nombre de usuario. Habilite la casilla de verificación para cada usuario al que desee aplicar el permiso de visualización seleccionado.

6. Para guardar sus cambios y cerrar esta ventana, seleccione Actualizar.

Administración de la visibilidad de múltiples documentos

También puede seleccionar varios documentos a la vez y administrar los permisos de visualización de todos ellos de forma simultánea.

1. En la ficha Crear libro, use las casillas de verificación para seleccionar los documentos cuya visibilidad desea administrar.

   El número de documentos seleccionados se muestra en la barra de menú superior.

2. Seleccione Administrar acceso de usuario para abrir el panel Acceso de usuario.

3. Puede buscar usuarios utilizando la barra de búsqueda del panel.

4. Seleccione el acceso al documento que desee para estos usuarios:

   1. Si elige Usar el acceso predeterminado del comité para todos los usuarios, se les concederá acceso a los documentos a todos los miembros del comité. Por lo tanto, esta opción solo se puede aplicar a todos los usuarios.

   2. Si elige Mostrar los documentos a usuarios seleccionados u Ocultar los documentos a usuarios seleccionados, puede seleccionar los usuarios individuales que pueden o no pueden ver los documentos seleccionados.

5. La columna Acceso actual muestra los permisos actuales de cada usuario para los documentos seleccionados. La columna Acceso futuro muestra el permiso que surtirá efecto después de seleccionar la casilla de verificación correspondiente para ese usuario y guardar los cambios. Los íconos de la columna Acceso futuro se actualizan dinámicamente en función del tipo de acceso al documento que elija (por ejemplo, Usar el acceso predeterminado del comité para todos los usuarios, Mostrar a los usuarios seleccionados u Ocultar a los usuarios seleccionados).

6. Seleccione Guardar para guardar los cambios.

   Los conflictos se muestran con íconos y mensajes informativos al pasar el cursor sobre ellos, para ayudar a comprenderlos y resolverlos.