Gestion de la visibilité des documents

Découvrez comment certains documents peuvent être masqués ou rendus visibles seulement pour certains membres de l’entreprise afin que seules les personnes autorisées aient accès à certains documents lorsque le livre est publié.

Gestion de la visibilité d’un document unique

1. Sélectionnez l’icône Plus d’options tout à droite de la ligne du document pour définir ses autorisations de consultation.

2. Sélectionnez Accès utilisateur.

3. Dans la fenêtre Accès utilisateur, sélectionnez le texte dans le champ Personnaliser l’accès : ce champ est initialement défini sur Utiliser l’accès par défaut du comité pour tous les utilisateurs. L’option active apparaît dans le champ si les autorisations ont déjà été modifiées pour ce document.

4. Si seuls certains utilisateurs doivent être autorisés à afficher le document, sélectionnez Afficher le document aux utilisateurs sélectionnés. Pour empêcher certains utilisateurs de consulter le livre, sélectionnez Cacher le document aux utilisateurs sélectionnés.

5. Une fois que l’une des options ci-dessus est activée, une case à cocher vide apparaît à côté de chaque nom d’utilisateur. Cochez la case pour chaque utilisateur à qui vous souhaitez appliquer l’autorisation d’affichage sélectionnée.

6. Sélectionnez Mettre à jour pour enregistrer vos modifications et fermer la fenêtre.

Gestion de la visibilité de plusieurs documents

Vous pouvez également sélectionner plusieurs documents à la fois, puis gérer en bloc les autorisations de consultation pour ces documents.

1. Dans l’onglet Créer un livre, utilisez les cases à cocher pour sélectionner les documents dont vous souhaitez gérer la visibilité.

   Le nombre de documents sélectionnés s’affiche dans la barre de menu supérieure.

2. Sélectionnez Gérer l’accès des utilisateurs pour ouvrir le panneau Accès utilisateur.

3. Vous pouvez rechercher des utilisateurs à l’aide de la barre de recherche du panneau.

4. Sélectionnez le type d’accès aux documents que vous souhaitez accorder à ces utilisateurs :

   1. Si vous choisissez Utiliser l’accès par défaut du comité pour tous les utilisateurs, l’accès aux documents sera accordé à tous les membres du comité. Par conséquent, cette option ne peut s’appliquer qu’à l’ensemble des utilisateurs.

   2. Si vous choisissez soit Afficher les documents aux utilisateurs sélectionnés, soit Masquer les documents à certains utilisateurs, vous pouvez alors sélectionner les utilisateurs individuels qui peuvent, ou ne peuvent pas, consulter les documents sélectionnés.

5. La colonne Accès actuel affiche les autorisations actuelles d’un utilisateur pour les documents sélectionnés. La colonne Accès futur affiche l’autorisation qui prendra effet une fois que vous aurez coché la case correspondante pour cet utilisateur et enregistré les modifications. Les icônes de la colonne Accès futur s’actualisent dynamiquement en fonction du type d’accès aux documents que vous choisissez (par exemple, Utiliser l’accès par défaut du comité pour tous les utilisateurs, Afficher les documents aux utilisateurs sélectionnés, Masquer les documents à certains utilisateurs).

6. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

   Les éventuels conflits sont signalés par des icônes et des infobulles explicatives afin de vous aider à les comprendre et à les résoudre.