Bestanden verzenden naar Data Room

De geïntegreerde ervaring van functies van Data Room en Boards biedt meer controle en beveiliging bij het beheer van gevoelige bestanden. In dit onderwerp wordt uitgelegd hoe u vergadermapinhoud naar Data Room verzendt en bestuurders via e-mail op de hoogte stelt met een koppeling naar de gedeelde bestanden.

1. Selecteer in de hub Actuele vergadermappen het pictogram Meer opties uiterst rechts in de rij van een vergadermap.

   U kunt ook in de vergadermapeditor het pictogram Meer opties rechtsboven op de pagina selecteren. Er wordt een vervolgkeuzemenu weergegeven.

2. Selecteer Verzenden naar Data Room. U wordt naar de pagina Inhoudsselectie geleid.

   Opmerking

   Als deze optie niet in het vervolgkeuzemenu staat, hebt u geen toegang tot Data Room. Neem contact op met uw Customer Success Manager voor hulp.

3. Specificeer de vergadermapinhoud die u wilt verzenden door het keuzerondje te selecteren naast een van de volgende opties:

   • Volledige vergadermap: alle gedeelten in de vergadermap die bestanden bevatten, worden geëxporteerd. De geëxporteerde vergadermap bevat een inhoudsopgave die overeenkomt met de vergadermaptabbladen.

   • Paginabereik: hiermee wordt een reeks vergadermappagina's binnen een bepaald bereik geëxporteerd. Geef vervolgens het eerste en laatste paginanummer van het bereik op in de velden Van en Tot.

   • Tabbladen en bestanden: alle inhoud op een vergadermaptabblad of subtabblad wordt gedeeld

4. Selecteer Doorgaan.

5. Bekijk de Bestemming in Data Room waar de vergadermapinhoud wordt gedeeld. Standaard worden de bestanden naar een nieuwe Boards-exportmap in uw persoonlijke gegevensruimte verzonden. Om een aangepaste bestemming te kiezen, selecteert u Locatie wijzigen.

6. Selecteer Bevestigen en doorgaan.

7. U hebt de mogelijkheid om een koppeling naar de gedeelde bestanden in Data Room te genereren en de koppeling via e-mail naar eventuele ontvangers te sturen. Selecteer Koppeling verzenden om door te gaan met deze optie.

8. Selecteer het beveiligingsniveau en de ontvangers van de bestandskoppeling. U kunt naar beneden gaan op de pagina om aanvullende opties toe te voegen, zoals een bericht voor ontvangers of een watermerk om documenten te beschermen.

9. Selecteer Bevestigen en verzenden. De vergadermapinhoud is beschikbaar in Data Room en de bestandskoppeling wordt via e-mail naar de ontvangers verzonden. Voor meer informatie raadpleegt u Toegang tot Data Room.