Best practices voor documentinstellingen

Bestandstypen

Boards Geschikt voor Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Adobe PDF en algemene beeldbestandsformaten (.jpg, .bmp, .png, .gif). Videobestandsformaten kunnen niet worden geüpload naar de app. Geüploade documenten met ingesloten videomateriaal of Flash-inhoud worden weergegeven als statische PDF-bestanden.

Documentgrootte

De maximale aanbevolen bestandsgrootte voor documenten is 12 MB, met optimale resultaten voor bestanden onder 10 MB, aangezien beperkingen van de netwerkbandbreedte de tijd die nodig is om inhoud voor grote bestanden weer te geven of te downloaden, kunnen vertragen. Als u een groot bestand converteert naar een PDF-document, wordt de bestandsgrootte meestal kleiner terwijl de visuele kwaliteit behouden blijft.

Gescande PDF-documenten

Waar mogelijk heeft het de voorkeur om originele bestandsbronnen of geconverteerde PDF-bestanden te uploaden in plaats van gescande PDF-documenten. Het scannen van een document naar PDF-indeling vermindert de kwaliteit van de tekst, verwijdert eventuele indexering uit het originele bestand en kan de afdrukstand van het document wijzigen. Een gescande PDF is in wezen een fotografische afbeelding van een document, die een groter bestand kan maken en tekst moeilijk leesbaar kan maken (afhankelijk van de scankwaliteit). Aangezien het document een afbeelding is, kan tekst in het bestand niet standaard worden doorzocht. Bovendien moet u een gescande PDF mogelijk roteren zodat deze overeenkomt met de afdrukstand van het originele document of bestand.

Wachtwoordbeveiliging

Documenten die zijn beveiligd met een wachtwoord of die een andere toegangsbeperking hebben, kunnen niet worden geüpload naar de app, tenzij deze beperkingen worden verwijderd.

Marges en afstand

Indien toegestaan, kunnen de marges van documenten worden verkleind om de schermruimte te maximaliseren. Grote documentmarges kunnen de hoeveelheid inhoud die op het scherm zichtbaar is verminderen, waardoor de gebruiker moet inzoomen om de inhoud te kunnen lezen.

Pagina-instelling en pagina-einde

De opties voor pagina-instelling en pagina-einde kunt u aanpassen in het originele document. Zo kunt u bepalen welke inhoud wordt weergegeven op elke pagina van het document. Deze instellingen zijn met name belangrijk bij het werken met Excel-documenten omdat bij grote spreadsheets de kolommen of rijen worden verdeeld over verschillende pagina's.

Aangepaste lettertypen

Aangepaste, niet-standaardlettertypen in geüploade documenten worden mogelijk niet juist weergegeven in de app. Als tijdelijke oplossing kunnen documenten worden geconverteerd naar PDF-indeling, zodat aangepaste lettertypen worden ingesloten in het geëxporteerde bestand. Als uw documenten vaak aangepaste lettertypen bevatten, neemt u contact op met uw Customer Success Manager om aanvullende opties te bespreken.

Apparaatgrootte en resolutie: iOS, pc, Mac

Boards gebruikt een protocol voor de standaard paginabreedte, waarbij documenten worden geschaald zodat ze op elke schermgrootte en elk schermtype passen. Hierdoor is het minder vaak (maar soms wel) nodig de documenten op te maken voor specifieke apparaten of schermen.