Solicitando assinaturas no DocuSign

Aproveite a tecnologia DocuSign para coletar assinaturas de executivos e membros do conselho de acordo com o material relacionado ao conselho. Este tópico explica como criar um envelope do eSignature e enviar uma solicitação de assinatura.

1. Selecione um livro no hub Livros Atuais para abri-lo.

   Anotações

   Você deve selecionar um livro publicado para ter acesso à funcionalidade DocuSign.

   

2. Selecione a guia Revisar Livro.

3. Selecione Criar... A janela Criar é exibida.

   

4. Para criar um envelope DocuSign eSignature, selecione DocuSign eSignature.

   

5. Na primeira vez que selecionar "DocuSign eSignature", você será direcionado para a tela de entrada do DocuSign em uma nova guia em seu navegador. Você precisará aprovar o acesso do aplicativo Diligent Boards à conta DocuSign da sua organização. Essa aprovação é necessária para que seja possível criar e enviar envelopes do eSignature via integração do DocuSign com o Diligent Boards.

   Anotações

   Na próxima vez que criar um envelope do DocuSign eSignature, você não entrará no DocuSign. Você procederá com as próximas etapas no Diligent Boards.

   

6. Para criar um envelope do eSignature, com todos os elementos da solicitação de assinatura, selecione os documentos a serem revisados e assinados. Você poderá visualizar uma lista dos documentos que adicionou ao livro na página Documentos, organizada por seção.

7. Marque a caixa de seleção ao lado de um ou vários documentos para adicioná-lo(s) ao envelope do eSignature. Você verá uma pré-visualização dos documentos no lado direito da página.

   Anotações

   Você não pode selecionar um documento que esteja em outro envelope do eSignature com uma solicitação de assinatura pendente ou concluída.

8. Selecione Próximo para ir para a próxima página.

   

9. Na página Destinatários, é possível selecionar para quem o envelope do eSignature será enviado para assinatura. Para adicionar um destinatário, marque a caixa de seleção ao lado do nome.

   Anotações

   Só é possível selecionar destinatários que tenham acesso ao livro e aos documentos no Diligent Boards.

   Anotações

   Os destinatários devem ter registrado um endereço de e-mail associado à conta do Diligent Boards. Para obter ajuda para adicionar um endereço de e-mail, entre em contato com o Gerente de Sucesso do Cliente.

10. Para procurar em uma lista de destinatários longa, digite o nome, sobrenome ou endereço de e-mail do destinatário no campo Pesquisar.

11. Para filtrar a lista de destinatários, selecione o menu Filtrar por.

12. Para ir para a página seguinte, selecione Próximo.

    

13. Na página Assinatura, é possível adicionar campos de assinatura a cada documento no envelope do eSignature e depois atribuir os campos de assinatura aos destinatários. Para exibir uma lista de documentos no envelope do eSignature, selecione o menu Documentos.

14. Para alterar o documento exibido na página, selecione-o na lista.

15. Para adicionar um campo de assinatura a um documento, selecione e pressione um dos campos disponíveis na parte superior esquerda e depois arraste-o para o local onde quer que ele apareça. Solte o mouse para colocar o campo de assinatura no documento. Estão disponíveis os seguintes tipos de campos de assinatura:

    • Assinatura: é necessário informar nome e sobrenome completos do destinatário para poder assinar.

    • Iniciais: é necessário informar a primeira letra do nome e a primeira letra do sobrenome nome do destinatário para assinar.

    

16. Para atribuir um campo de assinatura a um destinatário, de modo que ele possa assinar o documento, selecione o campo de assinatura. O ícone de Destinatário é exibido.

17. Selecione o ícone de Destinatário. A janela Adicionar Destinatário é aberta.

    

18. Selecione o botão de opção ao lado do nome do destinatário e depois selecione "Adicionar".

    Anotações

    Os destinatários só verão os campos de assinatura quando abrirem o documento no DocuSign. Os campos de assinatura não são visíveis nos documentos do Diligent Boards.

    

19. O número de campos de assinatura atribuídos a cada destinatário é visível na seção Campos por Destinatário.

20. Por padrão, a opção Data de Assinatura Obrigatória está habilitada, para que os destinatários possam visualizar o carimbo de data/hora digital no documento após assiná-lo. Para desabilitar essa opção, de modo que os destinatários não possam ver o carimbo de data/hora digital, selecione ativar/desativar em "Data de Assinatura Obrigatória".

21. Para desabilitar a opção Data de Assinatura Obrigatória, você também pode selecionar o campo de assinatura e depois o ícone de Data da Assinatura que é exibido.

    Anotações

    Mesmo se você desabilitar a opção Data de Assinatura Obrigatória, poderá ver o carimbo digital na página Status do DocuSign, bem como no certificado digital oficial do DocuSign. Consulte Gerenciando solicitações de assinatura para saber mais.

22. Para excluir um campo de assinatura, selecione-o e, em seguida, selecione o ícone de excluir que aparece.

23. Selecione Próximo para ir para a próxima página.

    

24. Você pode revisar o envelope do eSignature e depois enviá-lo para assinatura pela página "Revisar e Enviar". Os documentos e os destinatários são exibidos no lado direito da página.

25. Para retornar a uma página anterior, onde é possível adicionar ou remover um documento, alterar os destinatários e/ou atualizar os campos de assinatura, selecione Voltar.

26. Para definir uma data de expiração, selecione o campo Data de expiração. Uma janela de calendário é aberta, na qual será possível selecionar uma data.

    

27. O envelope do eSignature será enviado por e-mail. Para adicionar um assunto, que aparece na pré-visualização do e-mail, selecione o campo Assunto.

28. Para adicionar uma mensagem ao corpo do e-mail, selecione o campo Mensagem.

29. Para concluir a solicitação de assinatura e enviar o envelope do eSignature, selecione Enviar com DocuSign.