Benutzerdefinierten E-Mail-Absender einrichten

Die Diligent One-Plattform sendet E-Mails an Benutzer und Nicht-Benutzer, um Aktionen zu fordern und über Aktualisierungen zu informieren. Damit Benutzer E-Mails von der Diligent One-Plattform vertrauen können, richten Sie einen benutzerdefinierten E-Mail-Absender ein. Dadurch erkennen sie Ihr Unternehmen als Absender.

Hauptvorteile

Ein benutzerdefinierter E-Mail-Absender hat zahlreiche Vorteile.

• Verbesserung von Compliance und EffizienzDa sich Benutzer stärker über Phishing-Angriffe bewusst sind, beurteilen sie E-Mails allgemein argwöhnischer. Benachrichtigungen der Diligent One-Plattform werden manchmal nicht geöffnet, und es ist möglich, dass Empfänger sie als Phishing-Versuche melden. Das kann zahlreiche negative Folgen haben. Beispielsweise werden Ihrem IT-Team falsch-positive Ergebnisse aufgebürdet, Prüfungen werden behindert und die Compliance sowie das Verständnis leiden. Ein bekannter Name kann dazu beitragen, dass die Empfänger die E-Mail wiedererkennen und ihr vertrauen.
• Bessere KommunikationSie können Ihren benutzerdefinierten E-Mail-Absender als eine Antwortadresse verwenden. E-Mail-Empfänger können dann die Legitimität von E-Mails überprüfen oder weitere Informationen anfordern.

E-Mails mit einem benutzerdefinierten Absender

Ihre benutzerdefinierte E-Mail-Adresse wird in der Von-Adresse angezeigt und kann auch als Antwortadresse verwendet werden.

Um anzugeben, dass die E-Mail von einem von Diligent gesteuerten System gesendet wurde, wird der Header Absender mit der standardmäßigen Absenderadresse der Diligent One Platform ausgefüllt. Dies hat keinen Einfluss auf die Zustellbarkeit von E-Mails.

E-Mail-Dienste zeigen diese Informationen möglicherweise etwas anders an, aber in den meisten Fällen sieht das Feld Von in Diligent One Platform-E-Mails ähnlich aus wie die folgenden Beispiele:

• Beispiel für Microsoft OutlookVon: Diligent One Platform-Benachrichtigungen <notifications@diligentoneplatform.com> im Namen von interner Revision
• Gmail-BeispielVon: Interne Revision <internalaudit@example.com>

Nicht unterstützte Apps

Die folgenden Diligent One Platform-Apps unterstützen die benutzerdefinierte Absenderfunktion nicht:

• Community

• Diligent ESG

• Diligent Equity

• Policy Manager

• Berichte

Benutzerdefinierten E-Mail-Absender einrichten

Als Systemadministratoren können Sie die folgenden Arten von benutzerdefinierten E-Mail-Absendern einrichten:

• DMARC-konform

• Klassisch

DMARC-konforme E-Mail-Absender konfigurieren

Die Einhaltung des Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance (DMARC)-Standards gewährleistet, dass Benachrichtigungs-E-Mails von verifizierten Domänen versendet werden, wodurch die Authentizität und Zustellbarkeit von E-Mails verbessert wird.

1. Öffnen Sie die Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com).

   Hinweis

   Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Organisation auf Diligent One Platform verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Organisation aktiv ist.

2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich „Plattform-Einstellungen“ aus.

   In der linken Navigation werden die verschiedenen Optionen für die Plattformeinstellungen angezeigt.

3. Wählen Sie unter Organisations-Management die Option Benachrichtigungseinstellungen aus.
4. Wählen Sie auf der Seite Benachrichtigungseinstellungen die Schaltfläche Einstellungen definieren neben Benutzerdefinierter E-Mail-Absender.
5. Wählen Sie auf der Seite Benutzerdefinierter E-Mail-Absender die Schaltfläche Konfigurieren neben DMARC-konformer Absender.
6. Gehen Sie auf der Seite „Konfiguration“ wie folgt vor:
   1. Geben Sie im Feld Domäne den Domänennamen ein. Beispiel: diligent.com.
   2. Wählen Sie DNS-Datensätze generieren.

      Die Liste der DNS-Datensätze, die erforderlich sind, um die Diligent One Platform zum Senden von E-Mails von der Domäne zu autorisieren, wird angezeigt.

      Hinweis

      Wenn die Domäne von anderen Organisationen überprüft wird, werden einige Datensätze als überprüft angezeigt. Der TXT-Eintrag ist für jede Organisation eindeutig und dient als Mechanismus zur Überprüfung der Organisation.

   3. Wählen Sie die Schaltfläche CSV herunterladen, um die Liste zu speichern.

   4. Laden Sie die Datensätze bei Ihrem Domänenanbieter hoch.

      Es kann bis zu 72 Stunden dauern, bis die Änderungen auf den Diligent One Platform-Systemen sichtbar sind.

   5. Sobald die Domäne und die Datensätze auf der Konfigurationsseite überprüft wurden, geben Sie im Abschnitt Einrichtung des E-Mail-Profils die in der folgenden Tabelle beschriebenen Details ein:

      Feld	Beschreibung
      Name des Absenders	Geben Sie einen benutzerdefinierten Namen ein.
      E-Mail-Adresse	Fügen Sie die E-Mail-Adresse hinzu. Der Domänenname wird bereits am Ende des Feldes angezeigt.
      Diese E-Mail-Adresse als Antwortadresse verwenden	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der benutzerdefinierte Absender als Antwortadresse verwendet werden soll.

   6. Wählen Sie Aktivieren aus.

Klassischen E-Mail-Absender konfigurieren

1. Öffnen Sie die Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com).

   Hinweis

   Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Instanz auf der Plattform-Startseite verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Instanz aktiv ist.

2. Wählen Sie im linken Navigationsbereich „Plattform-Einstellungen“ aus.

   In der linken Navigation werden die verschiedenen Optionen für die Plattformeinstellungen angezeigt.

3. Wählen Sie unter Organisations-Management die Option Benachrichtigungseinstellungen aus.
4. Wählen Sie auf der Seite Benachrichtigungseinstellungen die Schaltfläche Einstellungen definieren neben Benutzerdefinierter E-Mail-Absender.
5. Wählen Sie auf der Seite Benutzerdefinierter E-Mail-Absender die Schaltfläche Konfigurieren neben Klassischer Absender.
6. Geben Sie auf der Seite E-Mail-Absender die Details wie in der folgenden Tabelle beschrieben ein:

   Feld	Beschreibung
   Name E-Mail-Adresse	Geben Sie den Namen des Absenders ein.
   E-Mail-Adresse	Geben Sie die E-Mail-Adresse des Absenders ein.
   Diese E-Mail-Adresse als Antwortadresse verwenden	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn der benutzerdefinierte Absender als Antwortadresse verwendet werden soll.
   Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse aktivieren	Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen.
   Vorschau des E-Mail-Headers	Betrachten Sie die Vorschau des E-Mail-Kopf-Beispiels, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist.

7. Wählen Sie Änderungen speichern aus.

Benutzerdefinierten E-Mail-Absender deaktivieren

Sie können einen benutzerdefinierten E-Mail-Absender deaktivieren, falls Sie lieber die E-Mail-Standardadresse der Diligent One-Plattform verwenden möchten.

DMARC-konforme Senderkonfiguration deaktivieren

1. Navigieren Sie zu der Konfigurationsseite, auf der Sie den DMARC-konformen Absender aktiviert haben.

2. Wählen Sie die Schaltfläche Deaktivieren, die am Ende des Formulars angezeigt wird.

   Alle E-Mails der Diligent One-Plattform stammen nun von notifications@highbond.com.

Klassische Absenderkonfiguration deaktivieren

1. Deaktivieren Sie auf der Seite E-Mail-Absender das Kontrollkästchen Benutzerdefinierte E-Mail-Adresse aktivieren.
2. Wählen Sie Änderungen speichern aus.

   Alle E-Mails der Diligent One-Plattform stammen nun von notifications@highbond.com.

DMARC-konforme Senderkonfiguration löschen

Wenn Sie die Registrierung einer DMARC-konformen Domäne aufheben möchten, können Sie die Konfiguration löschen.

1. Navigieren Sie zu der Konfigurationsseite, auf der Sie den DMARC-konformen Absender aktiviert haben.

2. Wählen Sie in der oberen rechten Ecke der Seite die Option Konfiguration löschen aus.

3. Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld Löschen bestätigen aus.