Benutzer massenweise hinzufügen

Fügt eine große Anzahl von Benutzer zu Diligent One Platform hinzu, um die zeitraubende manuelle Dateneingabe beim Hinzufügen einzelner Benutzer zu vermeiden.

Funktionsweise

Laden Sie als erstes die Excel-Vorlage aus Diligent One Platform herunter. Bereiten Sie dann die Benutzerdaten in der Vorlage vor. Laden Sie schließlich die Vorlage in Diligent One Platform hoch.

Nach der Massenhinzufügung von Benutzern erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung mit der folgenden Zusammenfassung:

• Anzahl der hinzugefügten Benutzer
• Anzahl der nicht hinzugefügten Benutzer

Wenn ein oder mehrere Benutzer nicht erfolgreich zu Diligent One Platform hinzugefügt wurden, können Sie eine Fehlerdatei (auf die der Zugriff über einen Link in der E-Mail möglich ist) herunterladen, die Fehler korrigieren und die Fehlerdatei wieder auf Diligent One Platform hochladen. Wenn alle Benutzer erfolgreich zu Diligent One Platform hinzugefügt wurden, können sie Daten herunterladen und mit den Diligent-Produkten, für die sie über eine Zugriffsberechtigung verfügen, arbeiten.

Workflow

Berechtigungen

Nur Systemadministratoren können Benutzer massenweise zu Diligent One Platform hinzufügen, und nur ein Systemadministrator kann gleichzeitig große Mengen an Benutzern hinzufügen.

Zur Seite „Benutzer massenweise hinzufügen” navigieren

Gehen Sie folgendermaßen vor, um mehrere Benutzer gleichzeitig hinzuzufügen:

1. Öffnen Sie die Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com).

   Hinweis

   Wenn Ihr Unternehmen mehr als eine Organisation auf Diligent One Platform verwendet, stellen Sie sicher, dass die entsprechende Organisation aktiv ist.

2. Wählen Sie Plattform-Einstellungen > Benutzer aus.

   Wenn Benutzer nicht als Option zur Verfügung steht, besitzt das Konto, unter dem Sie sich angemeldet haben, keine Administratorberechtigungen.

3. Wählen Sie Daten massenweise hinzufügen aus .

4. Wählen Sie auf der Seite Benutzer massenweise hinzufügen die Option .xlsx-Vorlage herunterladen.

   Die Excel-Vorlage wird auf Ihrem lokalen Rechner als Vorlage Benutzer massenweise hinzufügen.xlsx gespeichert.

5. Öffnen Sie Vorlage Benutzer massenweise hinzufügen.xlsx und geben Sie die Details wie in der folgenden Tabelle beschrieben ein:

   Hinweis

   Die Benutzerdaten können nur über das Arbeitsblatt Vorlage Benutzer massenweise hinzufügen.xlsx eingegeben werden. Weitere Arbeitsblätter werden nicht verarbeitet.

   Feld	Beschreibung
   E-Mail	Die E-Mail-Adresse jedes Benutzers. Die Länge beträgt maximal 60 Zeichen. E-Mail-Adressen dürfen Auslassungszeichen enthalten. Hinweis Die Diligent One-Plattform unterstützt keine E-Mail-Adressen mit Akzenten oder nicht lateinischen Zeichen. Wenn Sie die E-Mail-Adresse für einen bestehenden Benutzer ändern müssen, kontaktieren Sie bitte den Support.
   Vorname	Der Vorname des Benutzers, der hinzugefügt werden soll. Die Länge beträgt maximal 40 Zeichen.
   Nachname	Der Nachname des Benutzers, der hinzugefügt werden soll. Die Länge beträgt maximal 40 Zeichen.
   Launchpad-Rolle optional	Der systemweite Diligent One-Benutzertyp des Benutzers (Launchpad-Rolle) Die Anzahl der Benutzer, die Systemadministratoren sein können, ist nicht beschränkt. Weitere Informationen finden Sie unter Systemweite Benutzertypen und Gruppenrollen.
   Abonnement optional	Das Abonnement des Benutzers Abonnements definieren die Rollen, die einem Benutzer in jeder Diligent One-App zugewiesen werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzen und Abonnementberechtigungen verwalten.
   Berichte-App-Rolle optional	Die Rolle des Benutzers in der Berichte-App Weitere Informationen zu Rollen in der Berichte-App finden Sie unter Berichte-App-Berechtigungen. Hinweis Die Diligent One Platform-Datenbank wird nicht mit der Berichte-App synchronisiert. Benutzer müssen die Berichte-App mindestens einmal öffnen, bevor ihnen der Zugriff auf Berichte, Dashboards und Storyboards zuweisen werden kann.

6. Laden Sie auf der Seite Benutzer massenweise hinzufügen die Vorlage hoch.
   Hinweis

   • Nur eine Excel-Vorlage kann hochgeladen werden. Wenn ein Systemadministrator eine andere Excel-Vorlage hochlädt, wird eine zuvor hochgeladene Excel-Vorlage überschrieben. Die hochgeladene Excel-Vorlage ist für alle Systemadministratoren sichtbar.

   • Sonderzeichen und Leerzeichen im Dateinamen werden nicht unterstützt und durch Unterstriche ersetzt.

7. Wählen Sie Benutzer hinzufügen aus.

   Die Systemadministratoren erhalten eine E-Mail mit einer Zusammenfassung der Anzahl der hinzugefügten Benutzer und der Anzahl der Benutzer, die nicht hinzugefügt wurden (falls zutreffend). Sobald die Benutzer massenweise hinzugefügt wurden, wird unter Zusammenfassung massenweiser Hinzufügungen eine zusammenfassende Meldung auf der Seite Benutzer massenweise hinzufügen angezeigt. Bei Bedarf können Sie die hochgeladene Datei entfernen, indem Sie den Papierkorb auswählen.

Fehler beim Massen-Upload behandeln

Wenn der Massen-Upload fehlschlägt, wird eine Fehlerdatei mit Details erstellt. Laden Sie die Datei herunter, um die Probleme zu überprüfen und zu beheben, bevor Sie es erneut versuchen.

1. Wenn ein oder mehrere Benutzer nicht hinzugefügt wurden, gehen Sie wie folgt vor:
   • Wählen Sie auf der Seite Benutzer massenweise hinzufügen die Option Fehler herunterladen aus.
   • Wählen Sie in der Benachrichtigungs-E-Mail die Option Melden Sie sich an, um Fehler herunterzuladen.
2. Nehmen Sie die Korrekturen an den Datensätzen in der Fehlerdatei vor.
3. Laden Sie auf der Seite Benutzer massenweise hinzufügen die Fehlerdatei hoch.

   Benutzer, die hinzugefügt wurden, erhalten eine Einladungs-E-Mail.

Problembehandlung

Verstehen Sie, welche Fehler beim Massen-Upload häufig auftreten und wo die Ursachen dafür liegen und lernen Sie, diese Fehler zu beheben.

Fehlerdatei

Wenn die Excel-Vorlage Fehler enthält, weist Diligent One Platform die Excel-Vorlage zurück und generiert eine Fehlerdatei mit den folgenden Informationen:

• einer Liste der Benutzerdatensätze, die Fehler produzieren
• den Grund für jeden fehlgeschlagenen Datensatz (der im Feld Fehler identifiziert wird)
• der Wert im jeweiligen Felder, der den Fehler verursacht hat

Jeder Systemadministrator kann die Fehlerdatei (falls vorhanden) herunterladen, Korrekturen an den Datensätzen in der Datei vornehmen und die Datei zu Verarbeitung hochladen. Sobald ein Systemadministrator die entsprechenden Aktualisierungen an der Fehlerdatei vorgenommen hat, kann die Fehlerdatei zur weiteren Verarbeitung in Diligent One Platform hochgeladen werden. 

Fehlerdatei verarbeiten

Bei der Verarbeitung der Fehlerdatei werden nur die folgenden Fehler berücksichtigt:

• E-Mail
• Vor- & Nachname
• Launchpad-Rolle
• Abonnement
• Berichte-App-Rolle

In dem Feld Fehler befindet sich eine Aussage, die die Ursache des Fehlers beschreibt und warum der Datensatz nicht verarbeitet wurde. Wenn sich in irgendeinem Feld des Datensatzes ein Fehler befindet, werden allen anderen Felder in diesem Datensatz nicht verarbeitet. Wenn z.B. ein Systemadministrator einen Benutzernamen eingibt, dabei jedoch keine gültige E-Mail-Adresse angibt, wird der Benutzer nicht hinzugefügt.

Fehler

Die nachfolgende Tabelle zeigt eine Liste möglicher Fehlermeldungen, die beim Hochladen der Excel-Vorlage auftreten können. Wenn ein Datensatz mehrere Fehler enthält, werden die Fehlermeldungen im Feld Fehler miteinander verbunden und durch Kommas getrennt.