Erstellen einer Sitzungsmappe

Erstellen Sie eine Sitzungsmappe, um alle Materialien, die für eine Vorstandssitzung benötigt werden, an einem zentralen, sicheren Ort zu sammeln.

Was ist eine Sitzungsmappe?

Eine Sitzungsmappe ist eine Sammlung von Dokumenten, Berichten und anderen Informationen, die zusammengestellt und an Mitglieder des Führungsgremiums verteilt werden. Sie enthält alle unterstützenden Dokumente, die zum Verständnis und zur Besprechung der wichtigsten Probleme des Unternehmens erforderlich sind.

Wie kann ich eine Sitzungsmappe erstellen?

Sie haben zwei Möglichkeiten, um eine Sitzungsmappe zu erstellen:

Neue Sitzungsmappe erstellen

In diesem Abschnitt wird erläutert, wie Sie eine Sitzungsmappe ganz neu erstellen.

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die Boards-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Boards-App wechseln.

   Sie gelangen zur Übersicht der Sitzungsmappen.

2. Wählen Sie Sitzungsmappe erstellen aus.

3. Geben Sie auf der Seite Eigenschaften die folgenden Informationen ein:

   Feld	Beschreibung
   Sitzungsmappentitel	Der Titel der Sitzungsmappe
   Startdatum der Sitzung	Das Startdatum der Sitzung
   Enddatum der Sitzung	Das Enddatum der Sitzung
   Ausdrucken der Sitzungsmappe zulassen	Aufsichtsräten ermöglichen, die Sitzungsmappe zu drucken
   Details für Remote-Konferenz einschließen	Anzeigen von Details zur Remote-Konferenz ermöglichen

4. Wählen Sie Weiter aus.

5. Aktivieren Sie auf der Seite Gremiumzugriff für mindestens ein Gremium die Berechtigung Administratoren können bearbeiten.

   Sie können die Berechtigung Benutzer können anzeigen für alle zusätzlichen Gremien aktivieren, die Zugriff auf die Sitzungsmappe benötigen.

6. Wählen Sie Weiter aus.

7. Überprüfen Sie die Informationen auf der Seite Benutzerzugriff und bestätigen Sie, welche Administratorbenutzer die Sitzungsmappe bearbeiten können und welche Aufsichtsräte die Sitzungsmappe anzeigen können.

   Möglicherweise müssen Sie auf der Seite nach unten gehen, um die vollständige Liste der Aufsichtsräte anzuzeigen.

8. Standardmäßig können alle Aufsichtsräte im Gremium die Sitzungsmappe einsehen.

   Um den Zugriff eines Aufsichtsrats zu entfernen, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen neben seinem Namen.

9. Wählen Sie Sitzungsmappe erstellen aus.

   Die neue Sitzungsmappe ist in der Übersicht der Sitzungsmappen verfügbar.

Kopieren einer aktuellen Sitzungsmappe

Kopieren Sie eine vorhandene Sitzungsmappe, um Materialien in ähnlichen Sitzungen wiederzuverwenden.

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die Boards-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Boards-App wechseln.

   Sie gelangen zur Übersicht der Sitzungsmappen.

2. Wählen Sie unten in der Zeile einer Sitzungsmappe das Symbol Weitere Optionen  aus.

   Eine Liste mit Optionen wird angezeigt.

3. Wählen Sie Sitzungsmappe kopieren aus.

   Die Seite Sitzungsmappe kopieren wird angezeigt. Der Sitzungsmappentitel, die Sitzungsdaten und andere Details werden aus der ursprünglichen Sitzungsmappe kopiert.

4. Sie können diese Felder nach Bedarf bearbeiten.

5. Aktivieren Sie das Optionsfeld neben Inhalt einschließen, um die Sitzungsmappe vollständig zu kopieren, einschließlich der Abschnittsstruktur und aller Dokumente.

   Standardmäßig wird nur die Abschnittsstruktur der Sitzungsmappe kopiert.

6. Wählen Sie Weiter aus.

   Die Seite Sitzungsmappenberechtigungen wird angezeigt. Sie enthält aus der ursprünglichen Sitzungsmappe kopierte Gremien- und Benutzerberechtigungen.

7. Sie können diese Berechtigungen nach Bedarf aktualisieren.

8. Wählen Sie Sitzungsmappe kopieren aus.

   Die Sitzungsmappe ist in der Übersicht der Sitzungsmappen verfügbar.

Kopieren einer archivierten Sitzungsmappe

Kopieren Sie eine archivierte Sitzungsmappe, um Materialien wiederzuverwenden.

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die Boards-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Boards-App wechseln.

   Sie gelangen zur Übersicht der Sitzungsmappen.

2. Wählen Sie den Abschnitt Archivierte Sitzungsmappen aus.

3. Wählen Sie unten in der Zeile einer Sitzungsmappe die Option Wiederherstellen aus.

   Die Sitzungsmappe wird in der Übersicht der Sitzungsmappen im Abschnitt Aktuelle Sitzungsmappen als unveröffentlichte Sitzungsmappe wiederhergestellt.

4. Wählen Sie den Abschnitt Aktuelle Sitzungsmappen aus.

   Sie können Suchen sowie die Optionen Sortieren nach und Filtern verwenden, um die Sitzungsmappe zu suchen.

5. Wählen Sie unten in der Zeile der Sitzungsmappe das Symbol Weitere Optionen  aus.

6. Wählen Sie Sitzungsmappe kopieren aus.

   Die Seite Sitzungsmappe kopieren wird angezeigt. Der Sitzungsmappentitel, die Sitzungsdaten und andere Details werden aus der ursprünglichen Sitzungsmappe kopiert.

7. Sie können diese Felder nach Bedarf bearbeiten.

8. Aktivieren Sie das Optionsfeld neben Inhalt einschließen, um die Sitzungsmappe vollständig zu kopieren, einschließlich der Abschnittsstruktur und aller Dokumente.

   Standardmäßig wird nur die Abschnittsstruktur der Sitzungsmappe kopiert.

9. Wählen Sie Weiter aus.

   Die Seite Sitzungsmappenberechtigungen wird angezeigt. Sie enthält aus der ursprünglichen Sitzungsmappe kopierte Gremien- und Benutzerberechtigungen.

10. Sie können diese Berechtigungen nach Bedarf aktualisieren.

11. Wählen Sie Sitzungsmappe kopieren aus.

    Die neue Sitzungsmappe ist in der Übersicht der Sitzungsmappen verfügbar.