Anfragen hinzufügen

Von Geschäftsinhabern und anderen Interessengruppen Dokumente anfordern.

Sie können Anfragen manuell erstellen oder mit der Funktion Mit KI generieren automatisch Anfrageentwürfe basierend auf Ihrem Projektkontext erstellen. Sie können Anforderungen mit KI erst generieren, nachdem der Systemadministrator den Umschalter KI-Funktionen aktiviert hat. Weitere Informationen finden Sie unter KI-Funktionen aktivieren und dann fort.

Funktionsweise

Prüfer müssen häufig Dokumentation von Geschäftseigentümern und anderen Beteiligten anfordern, um weitere Informationen zu sammeln.

Um Dokumentation anzufordern, fügen Sie eine Anfrage hinzu und weisen diese der entsprechenden Person zu. Nach der Zuweisung erhält die Person eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link, über den sie auf die Anfrage zugreifen kann. Sie hat die Option, einen Anhang hinzuzufügen oder einen Kommentar einzugeben.

Beispiel

Berechtigungen

Nur Benutzer mit den Rollen „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ und „Mitwirkender Tester“ können Anfragen hinzufügen.

Benutzer mit der Rolle „Mitwirkender Tester“ können Anforderungen von der Registerkarte „Anforderungen“ sowie von Kontrollen und Verfahren, deren Eigentümer sie sind, hinzufügen. Sie können nur Anforderungen anzeigen und aktualisieren, die sie selbst erstellt haben oder denen sie als Eigentümer der Anforderung zugewiesen sind, und sie können nur Anforderungen löschen, die sie selbst erstellt haben.

Schritte zum Hinzufügen einer neuen Anfrage

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

   Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

2. Öffnen Sie ein Projekt.

   Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Planung, Einsatz vor Ort oder Ergebnisse in der Dienstprogramm-Symbolleiste oben rechts auf Anfragen.
4. Nachdem der Seitenbereich Anfragen geöffnet wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche + Neue Anfrage.
5. Geben Sie im Dialog  Anfragen die folgenden Informationen ein and klicken Sie auf Speichern:

   Feld	Beschreibung
   Anfrager	gibt den Namen der Person an, die die Dokumentation anfordert
   Beschreibung	beschreibt die angeforderten Informationen, wie zum Beispiel den Namen des Dokuments, die Versionsnummer oder die Abteilung, in der die Informationen wahrscheinlich gefunden werden können. Hinweis Rich-Text-Felder dürfen maximal 524.288 Zeichen lang sein. Tipp Gehen Sie wie folgt vor, um die Rechtschreibprüfung in Rich-Text-Feldern zu aktivieren: Chrome, Firefox oder SafariSTRG + Rechtsklicken innerhalb des Feldes unter Windows oder Command + Rechtsklicken bei einem Mac Internet Explorer oder Microsoft EdgeÖffnen Sie die Browser-Einstellungen und aktivieren Sie die Rechtschreibprüfung/Hervorhebung falsch geschriebener Wörter.
   Eigentümer	gibt den Namen der Person an, die für die Erledigung der Anfrage verantwortlich ist Das Suchfeld funktioniert mit dem Vor- und/oder Nachnamen der Person. Wählen Sie Benutzer angeben... und führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Benutzer angebenWählen Sie eine Person aus der Liste Benutzer aus, wenn die Person ein lizenzierter Benutzer innerhalb der Diligent One-Instanz ist. Kontakt angebenWenn Ihre Organisation die Ergebnisse-App verwendet und eine Referenzsammlung konfiguriert hat, wählen Sie in der Liste Kontakte eine Person aus, um einen Kontakt Ihrer Organisation als Eigentümer der Aktion anzugeben. Geben Sie den Namen der Person manuell ein und drücken Sie die EingabetasteVerwenden Sie diese Option, wenn die Person kein Benutzer oder Kontakt in einer Diligent One-Instanz ist. Neben dem Namen der Person können Sie deren E-Mail-Adresse von Hand in das Feld E-Mail-Adresse eingeben. Wenn doppelte E-Mail-Adressen vorliegen, weil es sich bei der Person sowohl um einen Benutzer als auch um einen Kontakt handelt, wird die E-Mail-Adresse des Kontakts aus den Suchergebnissen herausgefiltert und nur die E-Mail-Adresse des Benutzers angezeigt. Hinweis Wenn der Benutzer keinen Zugriff hat oder wenn ihm im Projekt die Rolle „Beaufsichtigender Kontrollprüfer“ zugeordnet wurde, erhält der Benutzer per E-Mail einen nicht authentifizierten Link auf die Anfrage und kann auf die Anfrage reagieren.
   CC optional	legt eine oder mehr Personen fest, die zur Anfrage beitragen können Auf CC gesetzte Personen müssen nicht als Benutzer zu einer Diligent-One-Instanz hinzugefügt werden. Nur Benutzer mit der Rolle „Fachmanager“, „Fachbenutzer“ oder „mitwirkende Manager“ bzw. Benutzer, denen eine Rolle als mitwirkender Benutzer (Benutzer oder Tester) zugewiesen wurde, können dieses Feld verändern. Hinweis Wenn der Benutzer keinen Zugriff hat oder wenn ihm im Projekt die Rolle „Beaufsichtigender Kontrollprüfer“ zugeordnet wurde, erhält der Benutzer per E-Mail einen nicht authentifizierten Link auf die Anfrage und kann auf die Anfrage reagieren. Tipp Sie können die Eingabe-, Leer-, Komma-, Tabulator- oder Semikolon-Taste drücken, um eine E-Mail-Adresse der CC-Liste hinzuzufügen. E-Mail-Adressen werden vor dem Speichern auf ihre Gültigkeit überprüft.
   Fälligkeitsdatum optional	legt fest, wann die Anfrage beantwortet sein soll.
   E-Mailbetreff optional	bietet die Möglichkeit, die Betreffzeile der E-Mail anzupassen. Hinweis Die eingegebene Anpassung wird der ursprünglichen Betreffzeile hinzugefügt.
   E-Mailnachricht optional	bietet die Möglichkeit, den Text der E-Mail anzupassen. Hinweis Die eingegebene Anpassung wird der ursprünglichen Textkörper hinzugefügt.
   Benachrichtigung	Hinweis Dieses Feld ist nur verfügbar, wenn Sie ein bestehendes Anfrageelement aktualisieren. Jetzt sendenSendet eine E-Mail sofort an den Eigentümer der Anfrage und die im Feld „CC“ enthaltenen Personen. [frequency] Erinnerung sendenSendet eine E-Mail an den Anfrageeigentümer und die auf CC gesetzten Personen auf Basis eines sich wiederholenden Ablaufplans. Für weitere Informationen siehe Wiederholte Anfrageerinnerungen versenden.

Anfragen mit KI generieren

Sie können die Funktion Mit KI generieren verwenden, um automatisch Entwurfsanforderungen basierend auf Ihrem Projektkontext zu erstellen. So können Sie die Dokumentation, die Sie für Ihr Audit benötigen, schnell identifizieren und vorbereiten.

Wenn Sie KI zum Generieren von Anforderungen verwenden, prüft das System die bereits im Projekt verfügbaren Informationen, darunter:

• Planungsdetails

• Verbundene Kontrollen

• Kontrolltestpläne

• Vorhandene manuelle Anfragen

• Zuvor generierte KI-Anforderungen

Die KI verwendet diese Informationen, um potenzielle Dokumentationsanforderungen zu identifizieren und Entwurfsanfragen zu generieren. Entwürfe senden Benachrichtigungen erst, wenn Sie sie geprüft und genehmigt haben.

Verfügbarkeit

Die KI-generierte Anforderungsfunktion ist nur verfügbar, wenn die KI-Funktionen für Ihre Organisation aktiviert wurden.

Wenn die Schaltfläche Mit AI generieren nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator.

Funktionsweise von KI-generierten Anfragen

Auf der Seite Anfragen wird oben ein neuer Abschnitt KI-empfohlene Anfragen angezeigt. Die Schaltfläche Mit KI generieren wird im Abschnitt angezeigt.

• KI-generierte Anfragen werden in der Liste KI-empfohlene Anforderungen als Entwürfe angezeigt.

• Entwürfe enthalten vorgeschlagene Anfrageinformationen wie Beschreibung, Eigentümer und Fälligkeitsdatum.

• Entwürfe senden erst Benachrichtigungen, wenn sie genehmigt wurden.

• Sie können Entwürfe von Anfragen einzeln bearbeiten, genehmigen oder löschen.

Anfragen mit KI hinzufügen

Um eine Anfrage mit KI hinzuzufügen, führen Sie folgende Schritte aus:

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die Projekte-App aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Projekte-App wechseln.

   Die Startseite der Projekte-App wird geöffnet.

2. Öffnen Sie ein Projekt.

   Das Projekt-Dashboard wird geöffnet.

3. Klicken Sie im Abschnitt KI-empfohlene Anfragen auf Mit KI generieren.

   • Es wird ein Fortschrittsindikator angezeigt (z. B. „Anfragen werden generiert ...“).

   • Sie können den Prozess jederzeit stoppen, indem Sie KI-Generierung stoppen auswählen.

4. Wählen Sie im Abschnitt KI-empfohlene Anfragen die Option Mit KI generieren aus.
   Das System zeigt einen Fortschrittsindikator an (z. B. Anfragen werden generiert …).
5. Prüfen Sie die Liste der KI-generierten Entwurfsanfragen, wenn die Generierung abgeschlossen ist.
6. Wählen Sie ein Entwurfselement, um es zu öffnen.
   Die Anfrage wird im Dialogfeld „Anfrage“ geöffnet, das für manuelle Anforderungen verwendet wird.
7. Prüfen oder ändern Sie die Anfragedetails.
8. Klicken Sie auf Genehmigen, um die Anfrage abzuschließen und Benachrichtigungen an den Anfrageeigentümer zu senden.
   Genehmigte Elemente werden in die Hauptanfrageliste verschoben.
9. Um einen unerwünschten Entwurf zu entfernen, klicken Sie im Anfragedialogfeld auf Löschen.

Mehrere Anfragen hinzufügen

Weitere Informationen zum Hinzufügen mehrerer Anfragen auf einmal finden Sie unter Massenimport von Anfragen.