Mit Prozessen arbeiten

Ein Prozess ist eine systematische Abfolge von Schritten, die unternommen werden, um ein bestimmtes Ziel innerhalb einer Organisation zu erreichen. Prozesse sollen dazu beitragen, Abläufe zu optimieren und konsistente Ergebnisse zu erzielen.

Beispiele für Prozesse können Betriebsmanagement, Qualitätssicherung und Finanzberichterstattung sein. In der Risikomanager-App können Sie diese Prozesse erstellen und mit Risiken und Kontrollen verknüpfen.

Einen Prozess hinzufügen

So fügen Sie einen Prozess hinzu:

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und wählen Sie + Prozess hinzufügen aus.

   Das Dialogfeld Prozess hinzufügen wird geöffnet.

3. Geben Sie im Bereich Prozess hinzufügen einen Namen für den Prozess ein.
4. Fügen Sie weitere Details hinzu und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus:
   • Prozess hinzufügen, um den Prozess zu speichern und den Bereich zu schließen.
   • Speichern & neue/n/s hinzufügen, um den Prozess zu speichern und einen weiteren hinzuzufügen.

   Der Prozess wird jetzt erstellt.

5. (Optional) Um zusätzliche Details anzuzeigen oder zu bearbeiten, wählen Sie den Namen des Prozesses, um die Seite mit den Prozessdetails zu öffnen.

Einen Prozess durch verschiedene Workflows bewegen

Nach der Erstellung eines Prozesses können Sie ihn in Abhängigkeit von Ihren Anforderungen durch verschiedene Workflow-Zustände bewegen. Einige Workflow-Zustände erfordern das Ausfüllen bestimmter Felder. Stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Informationen eingegeben wurden, bevor Sie mit dem Prozess fortfahren.

So bewegen Sie einen Prozess aus dem Zustand Definieren in den Zustand Planung:

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und wählen Sie den Namen des Prozesses aus, mit dem Sie arbeiten möchten.

   Die Prozessseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

3. Geben Sie die Informationen über den Prozess ein, einschließlich ID, Beschreibung und Eigentümer.
4. Wählen Sie Änderungen speichern.
5. Klicken Sie in der oberen rechten Ecke auf Plan.

   Der Workflow-Zustand ändert sich in Planung.

Einen Prozess mit anderen Objekten verknüpfen

Ein Prozess kann mit Risiken und Kontrollen in Ihrer Organisation verknüpft werden. Die Erfassung dieser Beziehung trägt zur Einrichtung einer effektiven Risikobewertung und -minderung bei.

So verknüpfen Sie einen Prozess mit anderen Objekten:

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und wählen Sie den Namen des Prozesses aus, mit dem Sie arbeiten möchten.

   Die Seite mit den Prozessdetails mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

3. Navigieren Sie zur Registerkarte Beziehung und führen Sie je nach dem, was Sie verknüpfen möchten, folgende Schritte aus:
   • So verknüpfen Sie ein Risiko:
     1. Wählen Sie Risiken verknüpfen aus.

     2. Im Dialogfeld Objekt verknüpfen:

     1. Die Felder Typ und Beziehung sind vorausgewählt.
     2. Wählen Sie im Feld Verknüpft mit das Risiko und dann Verknüpfen aus.
   • So verknüpfen Sie eine Kontrolle:
     1. Wählen Sie Kontrollen verknüpfen aus.

     2. Im Dialogfeld Objekt verknüpfen:

   1. Die Felder Typ und Beziehung sind vorausgewählt.
   2. Wählen Sie im Feld Verknüpft mit die Kontrolle und dann Verknüpfen aus.

   Der Prozess ist jetzt mit den ausgewählten Objekten verknüpft und wird auf der Registerkarte Beziehungen angezeigt.

Verknüpfung eines Prozesses mit anderen Objekten aufheben

Sie können vorhandene Beziehungen zwischen einem Prozess und zugehörigen Anlagen oder anderen Bibliotheksobjekten entfernen.

So heben Sie die Verknüpfung einer Prozessbeziehung auf:

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und wählen Sie den Namen des Prozesses aus, mit dem Sie arbeiten möchten.

   Die Prozessseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

3. Wechseln Sie zur Registerkarte Beziehung und wählen Sie das Symbol zur Aufhebung der Verknüpfung neben dem Objekt, dessen Verknüpfung Sie aufheben möchten.
4. Wählen Sie im Dialogfeld Beziehung trennen die Option Objekt trennen aus. Das Objekt wird aus dem Prozess entfernt.

Einen Prozess einer Organisationseinheit zuordnen

Sie können einen Prozess im Risikomanager einer oder mehreren Organisationseinheiten zuordnen. Diese Einheiten bilden das Fundament des Unternehmens und verbinden verschiedene organisatorische Entitäten in unterschiedlichen Unternehmensbereichen. In dieser Hierarchie werden auch Angaben zu Abteilungen und Geschäftseinheiten gespeichert.

So ordnen Sie einen Prozess einer Organisationseinheit zu:

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

2. Wählen Sie auf der Registerkarte Prozesse den Namen des Prozesses aus, den Sie aktualisieren möchten.

   Die Seite mit den Prozessdetails wird angezeigt.

3. Suchen Sie in der Registerkarte Details im Feld Zugehörige Organisationseinheit eine oder mehrere vorkonfigurierte Organisationseinheiten aus, die Sie dem Prozess zuordnen möchten.

4. Wählen Sie Auswahl anwenden.

5. Wählen Sie Änderungen speichern.

   Der Prozess wird aktualisiert. Auf der Startseite des Risikomanagers können Sie auf der Registerkarte Prozesse in der Spalte Organisationseinheit die zugeordnete Organisationseinheit anzeigen.

Ein Problem für einen Prozess erstellen

Sie können Probleme jetzt direkt über die Risikomanager-App erstellen. Wenn Sie Problem hinzufügen auswählen, werden Sie zur Problemmanager-App weitergeleitet, um die Details einzugeben. Nachdem ein Problem erstellt wurde, wird es auf der Seite Probleme angezeigt. Wählen Sie in der linken Navigation Probleme aus, um alle erstellten Probleme anzuzeigen und zu verfolgen.

So erstellen Sie ein Problem:

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

2. Gehen Sie auf der Detailseite Prozess zur Registerkarte Probleme.

3. Wählen Sie Problem hinzufügen aus.

4. Wählen Sie den Problemtyp, der erstellt werden soll: Problem, Vorfall oder Ausnahme.

5. Geben Sie auf der Seite Problem hinzufügen die erforderlichen Details ein. Ausführliche Anweisungen finden Sie unter Problem hinzufügen.

6. Wählen Sie Hinzufügen aus. Das Problem wird auf der Registerkarte Probleme angezeigt.

Einen Prozess löschen

Um einen Prozess zu löschen:

1. Wählen Sie auf der Plattform-Startseite (www.diligentoneplatform.com) die App Risikomanager aus, um sie zu öffnen.

   Wenn Sie sich bereits in Diligent One befinden, können Sie über das linke Navigationsmenü zur Risikomanager-App wechseln.

2. Gehen Sie zur Registerkarte Prozess und wählen Sie den Namen des Prozesses aus, den Sie löschen möchten.

   Die Prozessseite mit der Registerkarte Details wird angezeigt.

3. Wählen Sie oben rechts Mehr Optionen und dann Löschen aus.
4. Wählen Sie im Bestätigungsdialogfeld Löschen aus.

   Der Prozess wird gelöscht.