Durch die Aufgabenmanager-App navigieren

Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Schnittstellenfunktionen der Aufgabenmanager-App, mit der Sie Ihre Workflows und Prozesse optimieren können.

Startseite

Die Aufgabenmanager-App bietet eine interaktive Oberfläche zur Verwaltung der Ihnen zugewiesenen Aktivitäten. Diese Vorgänge werden Ihnen aus verschiedenen Quellen zugewiesen, z. B. aus Projektmodulen und Risikomanagementsystemen.

Zugriff auf Ihre zugewiesenen Aktivitäten

Sie können Ihre Aktivitäten auf zwei Arten öffnen und verwalten:

  • Dashboard-NavigationWählen Sie im Dashboard-Menü der App entweder Aktivitäten oder Abgeschlossen aus.

  • E-Mail-BenachrichtigungenVerwenden Sie die direkten Links in den Benachrichtigungs-E-Mails, um auf Ihre zugewiesenen Aktivitäten in der App zuzugreifen.

    Hinweis

    Sie erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem Link zur App, um die Aufgabe zu starten. Sie können eine einzelne oder mehrere Aufgaben einschließen, jeweils mit unterschiedlichen Überschriften für dieselbe Aktivität. Bei Massenbenachrichtigungen werden alle Links in einer E-Mail bereitgestellt.

Dashboard „Aktivitäten“

Im Dashboard Aktivitäten werden alle Ihre Aktivitäten an einem Ort angezeigt. Sie können sie abschließen, ohne die Seiten zu wechseln.

Mit der geteilten Ansicht können Sie Aktivitäten effizient in einer einzigen Ansicht verfolgen, verwalten und abschließen. Standardmäßig werden Vorgänge als Karten angezeigt und nach ihrem letzten Bearbeitungsdatum sortiert. Sie können auch Folgendes verwenden:

  • Suchleiste und Filter, um eine bestimmte Karte nach Aktivitätstypen zu suchen.

  • Schaltfläche „Aktualisieren“, um die Dashboards mit dem neuesten Aktivitätsstatus zu aktualisieren.

Die Ansicht ist in zwei Bereiche für den schnellen Zugriff und die Ausführung von Aufgaben unterteilt:

  • Linker BereichZeigt alle Ihnen zugewiesenen Aktivitäten als Karten an. Jede Karte stellt den Aktivitätstyp und die zugehörigen Erstellungsdetails dar. Wählen Sie eine Karte aus, um den zugehörigen Workflow zu öffnen.

  • Rechter BereichGibt relevante Informationen wie Aufgaben, Formulare oder Workflows dynamisch basierend auf Ihrer Auswahl wieder. So können Sie schnell handeln, ohne die Hauptansicht zu verlassen. (Optional) Wählen Sie das Symbol „Maximieren“, um die Ansicht zu maximieren.

„Abgeschlossen“-Dashboard

Das Abgeschlossen-Dashboard zeigt alle Aktivitäten an, die Sie weitergeleitet oder abgeschlossen haben, mit ihrem Abschlussstatus und Erstellungsdatum. In diesem Dashboard können Sie Folgendes:

  • SucheSuchen Sie nach abgeschlossenen Aktivitäten nach Typ, z. B. Fragebögen. Mit der Suchfunktion können Sie Stichwörter eingeben, um Übereinstimmungen innerhalb des Titels, der Beschreibung oder der ID zu finden.

  • FilterGrenzen Sie Ihre Aktivitäten nach Aktivitätstyp ein.

  • AktualisierenAktualisieren Sie das Dashboard, um den neuesten Aktivitätsstatus anzuzeigen.

Wenn Sie eine Aufgabe als abgeschlossen markieren, wird die Aktion bestätigt und der Status der Aktivität wird vom Status Zugewiesen in Abgeschlossen geändert.

Hinweis

  • Bei Aktionen und Anfrage-Aktivitäten können nur Benutzer, denen die Rolle Eigentümer zugewiesen ist, abgeschlossene Aufgaben erneut öffnen.

  • Zum Schutz vor Sicherheitsrisiken und zur Gewährleistung der Systemstabilität sind in der Suchleiste die Zeichen \, +, -, &, |, !, (), {}, [], ^, ~, *, ? und : nicht zulässig. .

Benutzerrollen und Berechtigungen

MitwirkendeEigentümer

  • Haben eingeschränkten Zugang

  • Können die Aufgaben abschließen

    Hinweis

    Derzeit haben nur Benutzer mit der Rolle Eigentümer die Berechtigung zum Schließen von Aktionen. Benutzer mit der Rolle Mitwirkender können diese nicht abschließen.

  • Volle Kontrolle über Aufgaben, einschließlich der folgender Fähigkeiten:

    • Eine Aufgabe als abgeschlossen kennzeichnen.

    • Benachrichtigungen verwalten.

    • Aktionen löschen oder erneut öffnen.

  • Aufgaben direkt in den entsprechenden Anwendungen starten.

Benachrichtigungen verwalten und Aktivitäten löschen

Wählen Sie das Symbol Weitere Optionen aus.

  • Wählen Sie dann Benachrichtigungen verwalten .
    Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem eine Aktion ausgeführt werden kann.

    1. Aktivieren oder deaktivieren Sie Kontrollkästchen für Prüfungszwecke.

    2. (Optional) Fügen Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzu, um Kopien der Benachrichtigungseinrichtung zu erhalten.

  • Wählen Sie Löschen.
    Es wird ein Popup-Fenster angezeigt, in dem eine Aktion ausgeführt werden kann, um den Löschvorgang zu bestätigen.

Hinweis

Die Option Weitere Optionen steht nur für Aktionen und Anfragen zur Verfügung. Weitere Informationen erhalten Sie vom Support.