Reportes programados

Ahora puede enviar automáticamente informes de panel a los destinatarios por correo electrónico de forma recurrente. Comparta informes tanto con usuarios con licencia dentro de su organización como con partes interesadas externas que no tienen acceso al Centro de actividades.

Quién puede usar esta función

Debe tener uno de los siguientes roles para crear y administrar informes programados:

  • Admin del reporte
  • Redactor del reporte

Además, necesita permisos de acceso completo al panel que desea programar.

Nota

Las plantillas y las instantáneas no se pueden programar. Solo los tableros de mando personalizados admiten la programación.

Restricciones y limitaciones conocidas

  • Programaciones máximasPuede crear hasta 5 informes programados por tablero de mando.
  • Una hoja por programaciónCada informe programado puede incluir solo una hoja del tablero de mando.
  • Límite de tabla CSVAl utilizar el formato CSV o incluir archivos adjuntos CSV, puede seleccionar un máximo de 5 tablas de datos.
  • Tipos visuales CSVSolo se pueden exportar imágenes tabulares y pivotantes como CSV.
  • Tamaño del archivoLos archivos adjuntos de informes no pueden exceder los 35 MB.
  • Truncado de PDFLas tablas grandes en formato PDF se pueden truncar. Utilice la opción de archivo adjunto CSV para los datos completos de la tabla.
  • Duplicar las programacionesEl sistema evita la creación de programaciones duplicadas con configuraciones idénticas (misma hoja, tablas y formato).
  • Plazos de entregaLos correos electrónicos de reportes programados entran en una cola y pueden retrasarse dependiendo del volumen de solicitudes que reciba el sistema.
  • Validación de correo electrónicoLas direcciones de correo electrónico de los destinatarios deben contener los símbolos "@" y ".".

Crear un reporte programado

  1. En la página de Inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Centro de actividades para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Centro de actividades.

  2. Abra el tablero que desea programar.
  3. Seleccione Reportes programados en la barra de herramientas.
  4. Seleccione + Programar reporte nuevo.

  5. Configure los ajustes del reporte:

    CampoDescripción
    Nombre del reporteIntroduzca un nombre para identificar este reporte programado.
    Descripción(Opcional) Añada detalles sobre el propósito del reporte.
    Hoja usada para el reporteSeleccione qué hoja del tablero incluir. Cada programación solo puede incluir una hoja.
    Formato

    Elija PDF o CSV.

    Nota

    • Si selecciona formato PDF, las tablas grandes en hojas PDF se pueden truncar. Para resolver este problema, habilite Incluir un archivo CSV con todos los datos de la tabla para adjuntar datos completos de la tabla (máximo 5) junto con el PDF.

    • Si selecciona formato CSV, puede realizar una exportación CSV de imágenes tabulares y pivotantes.

    • Puede seleccionar hasta 5 tablas de datos para incluir como archivos adjuntos CSV.

  6. En el campo Destinatarios, escriba direcciones de correo electrónico separadas por comas, punto y coma, espacios o nuevas líneas. Puede agregar tanto usuarios internos con licencia como direcciones de correo electrónico externas.

  7. Configure la programación de entrega:

    • Active Programar correo electrónico para habilitar la entrega recurrente.

    • Seleccione un patrón de recurrencia:

      FrecuenciaOpciones adicionales
      DiariamenteSeleccione la hora, la zona horaria, la fecha de inicio y la fecha de finalización. La fecha de finalización no puede exceder de 2 años a partir de hoy.
      SemanalmenteSeleccione los días de la semana, la hora, la zona horaria, la fecha de inicio y la fecha de finalización. La fecha de finalización no puede exceder de 2 años a partir de hoy.
      MensualmenteElija cuándo enviar (primer día, último día o un día específico del mes), hora, zona horaria, fecha de inicio y fecha de finalización. La fecha de finalización no puede exceder de 2 años a partir de hoy.
      AnualmenteSeleccione el mes, la opción del día, la hora, la zona horaria, la fecha de inicio, y fecha de finalización. La fecha de finalización no puede exceder de 3 años a partir de hoy.

  8. (Opcional) Active Personalizar el correo electrónico para personalizar el correo electrónico:

    • Asunto del correo electrónicoAnule la línea de asunto de correo electrónico predeterminada.
    • Personalizar mensaje para destinatariosAgregue un mensaje que aparezca en el cuerpo del correo electrónico.
  9. Seleccione Enviar prueba para previsualizar el correo electrónico antes de programar.
  10. Seleccione Programar informe para activar la programación.

Gestión de reportes programados

Para ver y administrar sus informes programados:

  1. Abra el tablero de mando.
  2. Seleccione Reportes programados en la barra de herramientas.

El panel muestra todos los informes programados para un panel:

  • Nombre y estado del informe (Activo, Fallido o Pausado)
  • Formato y patrón de recurrencia
  • Número de destinatarios
  • Nombre del creador

Editar un reporte programado

Solo la persona que creó la programación puede editarla. Otros usuarios con roles Admin del reporte o Redactor del reporte y permisos de acceso completo pueden ver la programación, pero no pueden modificarla. Para editar un reporte programado, complete los siguientes pasos:

  1. Abra el menú Más opciones (⋯) en el mosaico del reporte.
  2. Seleccione Editar.
  3. Modifique la configuración según sea necesario.
  4. Seleccione Guardar.

Pausar o reanudar una programación

Solo el propietario del reporte programado puede detenerlo o reanudarlo. Para detener o reanudar un reporte programado, siga los siguientes pasos:

  1. Abra el menú Más opciones (⋯) en el mosaico del reporte.
  2. Seleccione Pausar o Reanudar.

Las programaciones pausadas conservan su configuración, pero dejan de enviar reportes hasta que se reanuden.

Eliminar un reporte programado

Solo el propietario puede eliminar un reporte programado. Sin embargo, si una programación se detiene debido a un error, otros usuarios con roles Admin del reporte o Redactor del reporte y permisos de acceso completo también pueden eliminarla. Para eliminar un reporte programado, siga los siguientes pasos:

  1. Abra el menú Más opciones (⋯) en el mosaico del reporte.
  2. Seleccione Eliminar.

  3. Revise el diálogo de confirmación que muestra los detalles del reporte:

    • Nombre
    • Formato
    • Frecuencia
    • Número de destinatarios
    • Creador
  4. Seleccione Eliminar reporte para confirmar.

Pausa de programación automática

Un reporte programado se detiene automáticamente en las siguientes situaciones:

  • Fallo de entregaCuando un reporte programado no se envía, la programación se detiene y el propietario recibe una notificación.
  • Acceso revocadoCuando pierde el permiso de acceso completo al panel, sus programaciones para ese panel se detienen y recibe una notificación.

  • Fecha de caducidadCuando pasa la fecha de finalización, la programación se detiene. El propietario recibe una notificación a medida que se acerca la fecha de finalización y después de la expiración.