Configurar un remitente de correo electrónico personalizado

La plataforma Diligent One envía correos electrónicos a los usuarios y no usuarios para solicitarles que realicen acciones y envíen actualizaciones. Para ayudar a los usuarios a confiar en los correos electrónicos de la plataforma Diligent One, configure un remitente de correo electrónico personalizado para que reconozcan a su empresa como remitente.

Beneficios clave

El uso de un remitente de correo electrónico personalizado puede tener varios beneficios.

• Mejora del cumplimiento y la eficienciaCon la creciente concientización de la existencia de ataques de phishing, la desconfianza general de los correos electrónicos es mayor. A veces, no se abren las notificaciones de la plataforma Diligent One y los destinatarios quizás las denuncien como intentos de phishing. Esto puede tener varios efectos negativos, como sobrecargar al personal del departamento de sistemas con falsos positivos, impedir las auditorías y reducir el cumplimiento y la supervisión. Un nombre familiar puede ayudar a los destinatarios a reconocer un correo electrónico y confiar en él.
• Mejora de la comunicaciónPuede usar su remitente de correo electrónico personalizado como una dirección de respuesta para que los destinatarios del correo puedan verificar la legitimidad de un correo electrónico o solicitar más información.

Correos electrónicos con un remitente personalizado

Su dirección de correo electrónico personalizada aparece en la dirección De y también se puede utilizar como la dirección de Responder a.

Para indicar que el correo electrónico se envió desde un sistema controlado por Diligent, el encabezado Remitente se rellena con la dirección de remitente predeterminada de la plataforma Diligent One. Esto no afecta la entregabilidad del correo electrónico.

Los servicios de correo electrónico pueden mostrar esta información de manera ligeramente diferente, pero en la mayoría de los casos, el campo De en los correos electrónicos de la plataforma Diligent One se verá similar a los siguientes ejemplos:

• Ejemplo de Microsoft OutlookDe: Notificaciones de la plataforma Diligent One <notifications@diligentoneplatform.com> en nombre de Auditoría Interna
• Ejemplo de GmailDe: Auditoría Interna <internalaudit@example.com>

Aplicaciones no compatibles

Las siguientes aplicaciones de la plataforma Diligent One no admiten la función de remitente personalizado:

• Comunidad

• Diligent ESG

• Diligent Equity

• Policy Manager

• Reportes

Configurar un remitente de correo electrónico personalizado

Como administradores del sistema, puede configurar los siguientes tipos de remitentes de correo electrónico personalizados:

• Cumplimiento con DMARC

• Clásico

Configure el remitente de correo electrónico en cumplimiento con DMARC

El cumplimiento de DMARC (autenticación, informes y conformidad de mensajes basados en dominios) garantiza que los correos electrónicos de notificación se envíen desde dominios verificados, lo que mejora la autenticidad y la capacidad de entrega de los correos electrónicos.

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una organización en la plataforma Diligent One, asegúrese de que la organización apropiada esté activa.

2. En el navegador de la izquierda, seleccione Configuración de la plataforma.

   La navegación de la izquierda muestra las diferentes opciones de configuración de la plataforma.

3. En Gestión de la organización, seleccione Configuración de notificación.
4. En la página Configuración de notificación, seleccione el botón Definir ajustes junto al Remitente de correo electrónico personalizado .
5. En la página Remitente de correo electrónico personalizado, seleccione el botón Configurar junto al Remitente en cumplimiento con DMARC .
6. En la página de configuración, haga lo siguiente:
   1. En el campo Dominio, introduzca el nombre de dominio. Por ejemplo, diligent.com.
   2. Seleccione Generar registros de DNS.

      Se muestra la lista de registros de DNS necesarios para autorizar a la plataforma Diligent One a enviar correos electrónicos desde el dominio.

      Nota

      Si el dominio es verificado por otras organizaciones, algunos registros se muestran como verificados. El registro de tipo TXT es único para cada organización y se utiliza como mecanismo de verificación de la organización.

   3. Seleccione el botón Descargar CSV para guardar la lista.

   4. Sube los registros a su proveedor de dominio.

      Los cambios pueden tardar hasta 72 horas en ser visibles en los sistemas de la plataforma Diligent One.

   5. En la página de configuración, después de verificar el dominio y los registros, en la sección Configuración del perfil de correo electrónico, introduzca los detalles como se describe en la tabla siguiente:

      Campo	Descripción
      Nombre del remitente	Ingrese un nombre personalizado.
      Correo electrónico	Añade la dirección de correo electrónico. El nombre de dominio ya se muestra al final del campo.
      Utilice este correo electrónico como la dirección de respuesta	Seleccione esta casilla de verificación si desea que el remitente personalizado sea la dirección de respuesta.

   6. Seleccione Activar.

Configurar el remitente de correo electrónico clásico

1. Abra la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Si su empresa utiliza más de una instancia en la página de inicio de la plataforma, asegúrese de que la instancia apropiada esté activa.

2. En el navegador de la izquierda, seleccione Configuración de la plataforma.

   La navegación de la izquierda muestra las diferentes opciones de configuración de la plataforma.

3. En Gestión de la organización, seleccione Configuración de notificación.
4. En la página Configuración de notificación, seleccione el botón Definir ajustes junto al Remitente de correo electrónico personalizado .
5. En la página Remitente de correo electrónico personalizado, seleccione el botón Configurar junto a Remitente clásico .
6. En la página Remitente de correo electrónico, introduzca los detalles que se describen en la tabla siguiente:

   Campo	Descripción
   Nombre de la dirección de correo electrónico	Introduzca el nombre del remitente.
   Correo electrónico	Ingrese la dirección de correo electrónico del remitente.
   Utilice este correo electrónico como la dirección de respuesta	Seleccione esta casilla de verificación si desea que el remitente personalizado sea la dirección de respuesta.
   Activar dirección de correo electrónico personalizada	Seleccione esta casilla de verificación.
   Vista previa del encabezado de correo electrónico	Revise el encabezado del correo electrónico de muestra para asegurarse de que se vea correctamente.

7. Seleccione Guardar cambios.

Desactivar un remitente de correo electrónico personalizado

Si prefiere usar la dirección de correo electrónico predeterminada de la plataforma Diligent One, puede desactivar el remitente de correo electrónico personalizado.

Deshabilitar una configuración de remitente en cumplimiento con DMARC

1. Vaya a la página de configuración donde habilitó el remitente en cumplimiento con DMARC.

2. Seleccione el botón Deshabilitar que aparece al final del formulario.

   Ahora, todos los correos electrónicos de la plataforma Diligent One provienen de notifications@highbond.com.

Deshabilitar una configuración de remitente clásica

1. En la página Remitente de correo electrónico, desactive la casilla de verificación Habilitar dirección de correo electrónico personalizada.
2. Seleccione Guardar cambios.

   Ahora, todos los correos electrónicos de la plataforma Diligent One provienen de notifications@highbond.com.

Eliminar una configuración de remitente en cumplimiento con DMARC

Si desea anular el registro de un dominio en cumplimiento con DMARC, puede eliminar la configuración.

1. Vaya a la página de configuración donde habilitó el remitente en cumplimiento con DMARC.

2. En la esquina superior derecha de la página, seleccione Eliminar configuración.

3. En el cuadro de diálogo de confirmación, seleccione Confirmar eliminación.