Configuración de plantillas

La gestión eficiente de asuntos mantiene los flujos de trabajo consistentes y los problemas resueltos de manera organizada. Las plantillas de asuntos ayudan a automatizar las acciones y la entrada de datos, asegurando que todos los casos sigan la misma estructura. Reducen el trabajo manual, minimizan los errores y dan flexibilidad a los gerentes para ajustar las acciones o los detalles cuando sea necesario. El uso de plantillas mejora la eficiencia y la colaboración, y garantiza que cada asunto se maneje a través de un proceso claro y confiable. Ya sea en la creación o la edición, las plantillas proporcionan una base sólida para rastrear y resolver asuntos de manera efectiva.

Tipos de plantillas

Un gestor de tipos o gestor de asuntos puede crear una o más acciones de flujo de trabajo para una plantilla. Cree una plantilla con datos que pueda modificar.

Agregar una plantilla a un asunto

Un gestor de tipos puede configurar una plantilla para aplicarla automáticamente a un asunto creado en un tipo particular.

Configurar una plantilla

Estos pasos proporcionan instrucciones de alto nivel para configurar una plantilla.

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de asuntos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de asuntos.

  2. En la lista de asuntos, seleccione el icono Más opciones en la parte superior derecha y, luego, seleccione Configuración.
  3. Seleccione Plantillas y, a continuación, seleccione Agregar plantilla.

    Nota

    Los campos obligatorios están marcados con un asterisco.

  4. Introduzca un nombre único para el título de la plantilla.
  5. En la sección Agregar asunto, seleccione el Tipo de asunto y el Subtipo de asunto en el menú desplegable.
  6. En la sección Administrar asuntos, ingrese los siguientes requisitos:
    7. CampoDescripción
    AdministradorResponsable de administrar asuntos dentro de un tipo, configurar acciones, cerrarlas y actuar como propietario del problema.
    GravedadSeleccione el nivel de gravedad apropiado: Bajo, Medio, Alto o Crítico. También puede haber niveles personalizados disponibles si los define el administrador.
    PropietarioResponsable de poseer y administrar asuntos específicos, configurar acciones, cerrarlas y actuar como gerente de asuntos
    Fecha de vencimientoEspecifique la fecha antes de la cual se debe cerrar el asunto.
    AprobadorRevisa los asuntos completados para aprobarlos o rechazarlos, cerrando los aprobados o permitiendo que se revisen las acciones rechazadas, mientras se visualizan los eventos de la línea de tiempo y se adjuntan archivos durante el proceso.
    Unidad de organización relacionadaEspecifique las personas, los equipos, las aplicaciones o los sistemas afectados por el asunto. Utilice palabras clave o identificadores para filtrar y seleccionar la unidad de organización relacionada.
  7. En la sección Flujo de trabajo, seleccione cualquiera de las opciones para configurar el flujo de trabajo de la plantilla.
  8. Seleccione Agregar para agregar una nueva plantilla.

Editar plantillas

Puede editar una plantilla existente. Editar una plantilla no afecta a las plantillas existentes creadas para el mismo tipo.

  1. En la página de inicio de la plataforma (www.diligentoneplatform.com), seleccione la aplicación Gestor de asuntos para abrirla.

    Si ya se encuentra en Diligent One, puede utilizar el menú de navegación de la izquierda para pasar a la aplicación Gestor de asuntos.

  2. En la lista de asuntos, seleccione el icono Más opciones en la parte superior derecha y, luego, seleccione Configuración.
  3. Seleccione Plantillas y, a continuación, seleccione la plantilla que desea configurar de la lista.
  4. Realice los cambios necesarios y seleccione Editar.