Rapports planifiés

Les rapports planifiés vous permettent d’envoyer automatiquement des rapports du tableau de bord aux destinataires par e-mail de manière récurrente. Vous pouvez partager des rapports à la fois avec les utilisateurs disposant d’une licence au sein de votre organisation et avec les parties prenantes externes qui n’ont pas accès au Centre d’activité.

Qui peut utiliser cette fonctionnalité

Vous devez disposer de l’un des rôles suivants pour créer et gérer des rapports planifiés :

  • Admin du rapport
  • Rédacteur du rapport

De plus, vous devez disposer d’autorisations d’accès complet au tableau de bord que vous souhaitez planifier.

Note

Les modèles et les instantanés ne peuvent pas être programmés. Seuls les tableaux de bord personnalisés prennent en charge la programmation.

Limitations et contraintes connues

  • Nombre maximal de planificationsVous pouvez créer jusqu’à 5 rapports planifiés par tableau de bord.
  • Une feuille par planificationChaque rapport planifié ne peut inclure qu’une seule feuille du tableau de bord.
  • Limite de table CSVLorsque vous utilisez le format CSV ou que vous incluez des pièces jointes CSV, vous pouvez sélectionner un maximum de 5 tables de données.
  • Types de visuels CSVSeuls les visuels tabulaires et croisés peuvent être exportés au format CSV.
  • Taille de fichierLes pièces jointes aux rapports ne doivent pas dépasser 35Mo.
  • Troncature des PDFLes tables volumineuses au format PDF peuvent être tronquées. Utilisez l’option de pièce jointe CSV pour obtenir les données complètes de la table.
  • Planifications en doubleLe système empêche la création de planifications en double présentant des configurations identiques (même feuille, mêmes tables et même format).
  • Délais de livraisonLes e-mails de rapports planifiés sont placés en file d’attente et peuvent être retardés en fonction du volume de requêtes reçues par le système.
  • Validation des adresses e-mailLes adresses e-mail des destinataires doivent contenir les symboles « @ » et « . ».

Création d’un rapport planifié

  1. Depuis la page d’accueil de la Accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Centre d’activité pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’Application Centre d’activité.

  2. Ouvrez le tableau de bord que vous souhaitez mettre à jour.
  3. Sélectionnez Rapports planifiés dans la barre d’outils.
  4. Sélectionnez + Planifier un nouveau rapport.

  5. Configurer les paramètres du rapport :

    ChampDescription
    Nom du rapportSaisissez un nom pour identifier ce rapport planifié.
    Description(Facultatif) Ajoutez des détails sur l’objectif du rapport.
    Feuille utilisée pour le rapportSélectionnez la feuille du tableau de bord à inclure. Chaque planification ne peut inclure qu’une seule feuille.
    Format

    Choisissez PDF ou CSV.

    Note

    • Si vous sélectionnez le format PDF, les grandes tables des feuilles PDF peuvent être tronquées. Pour résoudre ce problème, activez l’option Inclure un fichier CSV avec toutes les données de table pour joindre des données de table complètes (maximum 5) à côté du PDF.

    • Si vous sélectionnez le format CSV, vous pouvez exporter au format CSV les visuels tabulaires et les tableaux croisés dynamiques.

    • Vous pouvez sélectionner jusqu’à 5 tableaux de données à inclure en tant que pièces jointes CSV.

  6. Dans le champ Destinataires, saisissez les adresses e-mail séparées par des virgules, des points-virgules, des espaces ou des sauts de ligne. Vous pouvez ajouter à la fois des utilisateurs internes disposant d’une licence et des adresses e-mail externes.

  7. Configurez le calendrier d’envoi :

    • Activez l’option Planifier l’envoi d’e-mails pour activer l’envoi récurrent.

    • Sélectionnez un modèle de récurrence :

      RépétitionOptions supplémentaires
      QuotidienSélectionnez l’heure, le fuseau horaire, la date de début et la date de fin. La date de fin ne peut pas dépasser 2 ans à compter d’aujourd’hui.
      HebdomadaireSélectionnez les jours de la semaine, l’heure, le fuseau horaire, la date de début et la date de fin. La date de fin ne peut pas dépasser 2 ans à compter d’aujourd’hui.
      MensuelChoisissez quand envoyer (premier jour, dernier jour ou un jour spécifique du mois), l’heure, le fuseau horaire, la date de début et la date de fin. La date de fin ne peut pas dépasser 2 ans à compter d’aujourd’hui.
      AnnuelSélectionnez le mois, l’option de jour, l’heure, le fuseau horaire, la date de début et la date de fin. La date de fin ne peut pas dépasser 3 ans à compter d’aujourd’hui.

  8. (Facultatif) Activez/désactivez Personnaliser l’e-mail pour personnaliser l’e-mail :

    • Objet de l’e-mailRemplacez l’objet par défaut de l’e-mail.
    • Message personnalisé pour les destinatairesAjoutez un message qui apparaîtra dans le corps de l’e-mail.
  9. Sélectionnez Envoyer un test pour prévisualiser l’e-mail avant de le programmer.
  10. Sélectionnez Planifier un rapport pour activer la programmation.

Gérer les rapports planifiés

Pour afficher et gérer vos rapports planifiés :

  1. Ouvrez le tableau de bord.
  2. Sélectionnez Rapports planifiés dans la barre d’outils.

Le panneau affiche tous les rapports planifiés pour un tableau de bord, en indiquant :

  • Le nom et le statut du rapport (Actif, Échec ou En pause)
  • Le format et la fréquence de répétition
  • Le nombre de destinataires
  • Le nom du créateur

Modification d’un rapport planifié

Seule la personne qui a créé la planification peut la modifier. Les autres utilisateurs disposant des rôles Admin du rapport ou Rédacteur du rapport peuvent consulter la planification, mais ne peuvent pas la modifier. Pour modifier un rapport, suivez les étapes suivantes :

  1. Ouvrez le menu Plus d’options (⋯) sur la vignette du rapport.
  2. Sélectionnez Modifier.
  3. Modifiez les paramètres selon vos besoins.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Mettre en pause ou reprendre une planification

Seul le propriétaire du rapport planifié peut le mettre en pause ou le reprendre. Pour mettre en pause ou reprendre un rapport planifié, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le menu Plus d’options (⋯) sur la vignette du rapport.
  2. Sélectionnez Mettre en pause ou Reprendre.

Les planifications mises en pause conservent leur configuration mais cessent d’envoyer des rapports jusqu’à ce qu’elles soient reprises.

Suppression d’un rapport planifié

Seul le propriétaire peut supprimer un rapport planifié. Toutefois, si une planification est mise en pause en raison d’une erreur, les autres utilisateurs disposant de rôles Admin du rapport ou Rédacteur du rapport peuvent également la supprimer. Pour supprimer un rapport planifié, procédez comme suit :

  1. Ouvrez le menu Plus d’options (⋯) sur la vignette du rapport.
  2. Sélectionnez Supprimer.

  3. Consultez la boîte de dialogue de confirmation affichant les détails du rapport :

    • Nom
    • Format
    • Répétition
    • Le nombre de destinataires
    • Créateur
  4. Sélectionnez Supprimer le rapport pour confirmer.

Suspension automatique de la planification

Un rapport planifié est automatiquement suspendu dans les situations suivantes :

  • Échec de l’envoiLorsqu’un rapport planifié ne parvient pas à être envoyé, la planification est suspendue et le propriétaire reçoit une notification.
  • Accès révoquéLorsque vous perdez l’autorisation d’accès complet au tableau de bord, vos planifications pour ce tableau de bord sont suspendues et vous en êtes informé.

  • Date d’expirationLorsque la date de fin est dépassée, la planification est suspendue. Le propriétaire reçoit une notification à l’approche de la date de fin et après expiration.