Configurer un expéditeur d'e-mail spécifique

La plateforme Diligent One envoie des e-mails aux utilisateurs et aux non-utilisateurs pour leur demander des actions et leur fournir des mises à jour. Pour aider les utilisateurs à faire confiance aux e-mails provenant de la plateforme Diligent One, configurez un expéditeur d’e-mails personnalisé afin qu’ils reconnaissent votre entreprise comme expéditeur.

Principaux bénéfices

Un expéditeur d'e-mails spécifique peut avoir de nombreux avantages.

• Amélioration de la conformité et de l’efficacitéAu fur et à mesure que la sensibilisation du grand public aux attaques d’hameçonnage s’améliore, la méfiance générale à l’égard des e-mails s’accroît. Les notifications de la plateforme Diligent One ne sont parfois pas ouvertes et les destinataires peuvent les signaler comme tentatives d’hameçonnage. Cela peut avoir divers effets négatifs, comme surcharger votre équipe informatique de faux positifs, entraver les audits et réduire la conformité et la visibilité. Un nom familier peut aider les destinataires à reconnaître et à faire confiance à un e-mail.
• Amélioration de la communicationVous pouvez utiliser votre expéditeur de courriel spécifique comme adresse de réponse pour que les destinataires puissent vérifier la légitimité d’un e-mail ou demander plus d’informations.

E-mails avec un expéditeur personnalisé

Votre adresse électronique personnalisée apparaît dans l’adresse De et peut également être utilisée comme adresse de réponse.

Pour indiquer que l’e-mail a été envoyé à partir d’un système contrôlé par Diligent, l’en-tête Expéditeur est renseigné avec l’adresse expéditeur par défaut de la plateforme Diligent One. Cela n’affecte pas la délivrabilité des e-mails.

Les services de messagerie électronique peuvent afficher ces informations de manière légèrement différente, mais dans la plupart des cas, le champ De des e-mails de la plateforme Diligent One ressemblera aux exemples suivants :

• Exemple avec Microsoft OutlookDe : Notifications de la plateforme Diligent One <notifications@diligentoneplatform.com> au nom de l’audit interne
• Exemple avec GmailDe : Audit interne <internalaudit@example.com>

Applications non prises en charge

Les applications de la plateforme Diligent One suivantes ne prennent pas en charge la fonctionnalité d’expéditeur personnalisé :

• Community

• Diligent ESG

• Diligent Equity

• Policy Manager

• Rapports

Configurer un expéditeur d'e-mail spécifique

En tant qu’administrateur système, vous pouvez configurer les types d’expéditeurs d’e-mails personnalisés suivants :

• Conforme à DMARC

• Classique

Configurer un expéditeur d’e-mails conforme à la norme DMARC

La conformité à la norme DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) garantit que les e-mails de notification sont envoyés à partir de domaines vérifiés, ce qui améliore l’authenticité et la délivrabilité des e-mails.

1. Ouvrez la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com).

   Note

   Si votre entreprise utilise plus d’une instance dans la plateforme Diligent One, assurez-vous que la bonne organisation est active.

2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres de la plateforme.

   Le menu de navigation à gauche affiche les différentes options de paramétrage de la plateforme.

3. Sous Gestion de l’organisation, sélectionnez Paramètres de notification.
4. Sur la page Paramètres de notification, sélectionnez le bouton Définir les paramètres en regard de Expéditeur d'e-mail spécifique.
5. Sur la page Expéditeur d’e-mail spécifique, sélectionnez le bouton Configurer en regard de Expéditeur conforme à DMARC.
6. Sur la page de configuration, procédez comme suit :
   1. Dans le champ Domaine, saisissez le nom de domaine. Par exemple, diligent.com.
   2. Sélectionnez Générer les enregistrements DNS.

      La liste des enregistrements DNS requis pour autoriser la plateforme Diligent One à envoyer des e-mails depuis ce domaine est affichée.

      Note

      Si le domaine est vérifié par d’autres organisations, certains enregistrements s’affichent comme vérifiés. L’enregistrement de type TXT est unique à chaque organisation et sert de mécanisme de vérification de l’organisation.

   3. Sélectionnez le bouton Télécharger le CSV pour enregistrer la liste.

   4. Chargez les enregistrements vers votre fournisseur de domaine.

      Les modifications peuvent prendre jusqu’à 72 heures pour être visibles sur les systèmes de la plateforme Diligent One.

   5. Sur la page de configuration, une fois le domaine et les enregistrements vérifiés, dans la section Configuration du profil de messagerie, saisissez les informations comme indiqué dans la table suivante :

      Champ	Description
      Nom de l’expéditeur	Saisissez un nom personnalisé.
      Adresse e-mail	Ajoutez l’adresse électronique. Le nom de domaine est déjà affiché à la fin du champ.
      Utiliser cet e-mail comme adresse de réponse	Cochez cette case si vous souhaitez que l’expéditeur personnalisé soit l’adresse de réponse.

   6. Sélectionnez Activer.

Configurer l’expéditeur d’e-mail classique

1. Ouvrez la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com).

   Note

   Si votre entreprise utilise plus d’une instance dans la page d’accueil de la plateforme, assurez-vous que la bonne instance est active.

2. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres de la plateforme.

   Le menu de navigation à gauche affiche les différentes options de paramétrage de la plateforme.

3. Sous Gestion de l’organisation, sélectionnez Paramètres de notification.
4. Sur la page Paramètres de notification, sélectionnez le bouton Définir les paramètres en regard de Expéditeur d'e-mail spécifique.
5. Sur la page Expéditeur d’e-mail spécifique, sélectionnez le bouton Configurer en regard de Expéditeur classique.
6. Dans la page Expéditeur d’e-mail, spécifiez les informations comme indiqué dans la table suivante :

   Champ	Description
   Nom adresse e-mail	Saisissez le nom de l’expéditeur.
   Adresse e-mail	Entrez l’adresse électronique de l’expéditeur.
   Utiliser cet e-mail comme adresse de réponse	Cochez cette case si vous souhaitez que l’expéditeur personnalisé soit l’adresse de réponse.
   Activer une adresse e-mail spécifique	Cochez cette case.
   Aperçu de l'en-tête d'e-mail	Prévisualisez l'exemple d'en-tête de l'e-mail pour vous assurer qu'il a l'air correct.

7. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

Désactiver un expéditeur d'e-mail spécifique

Vous pouvez désactiver un expéditeur d’e-mail spécifique si vous préférez utiliser l’adresse e-mail par défaut de la plateforme Diligent One.

Désactiver une configuration d’expéditeur conforme à DMARC

1. Accédez à la page de configuration où vous avez activé l’expéditeur conforme à DMARC.

2. Sélectionnez le bouton Désactiver qui apparaît à la fin du formulaire.

   Tous les e-mails de la plateforme Diligent One proviennent maintenant de l’adresse notifications@highbond.com.

Désactiver une configuration d’expéditeur classique

1. Sur la page Expéditeur d’e-mail, décochez la case Activer une adresse électronique spécifique.
2. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

   Tous les e-mails de la plateforme Diligent One proviennent maintenant de l’adresse notifications@highbond.com.

Supprimer une configuration d’expéditeur conforme à DMARC

Si vous souhaitez annuler l’enregistrement d’un domaine conforme à DMARC, vous pouvez supprimer la configuration.

1. Accédez à la page de configuration où vous avez activé l’expéditeur conforme à DMARC.

2. Dans le coin supérieur droit de la page, sélectionnez Supprimer la configuration.

3. Dans la boîte de dialogue de confirmation, sélectionnez Confirmer la suppression.