Record meeting attendance

Gardez une trace des personnes qui assistent à votre réunion, en conservant des registres précis et en garantissant la responsabilité. L’enregistrement des présences permet d’identifier les personnes présentes lors des prises de décision, de suivre les tendances de participation et d’assurer le suivi auprès des membres absents qui ont besoin d’être informés.

  1. Dans le Gestionnaire de procès-verbaux, sélectionnez votre procès-verbal.

  2. Sélectionnez l’onglet Présence.

    Votre registre des présences s’ouvre.

  3. Pour saisir une présence, sélectionnez l’icône de déplacement à côté du nom de la personne et faites-la glisser vers le champ approprié.

    • Présent(e) : Enregistre les membres du comité ou du conseil d’administration qui ont assisté à la réunion. Anciennement appelé Participants.

    • Présent(e) : Enregistre toute personne extérieure au conseil d’administration ou au comité qui a assisté à la réunion. Exemple : Animateur

    • Absent(e) : enregistre toute personne ayant informé les organisateurs de la réunion qu’elle ne pouvait pas y assister.

    • Remarques : un champ libre utilisé pour noter les raisons de l’absence, les horaires de présence partielle ou toute autre information pertinente concernant la présence ou l’absence. Anciennement appelé Autres informations.

  4. Pour ajouter un participant, accédez à la section correspondante et saisissez son nom. T

    • Pour enregistrer, appuyez sur la touche Entrée.

    • Pour supprimer un destinataire, sélectionnez l’icône Supprimer en regard de son nom.

  5. Pour enregistrer les détails de la présence, accédez au nom de la personne et sélectionnez l’une des icônes pour modifier le statut. Le texte qui s’affiche lorsque vous survolez l’icône indique le statut actuel.

    • Icône Participation complète : indique que la personne est restée pendant toute la durée de la réunion.

    • Icône Participation partielle : indique que la personne a rejoint ou quitté la réunion à un certain moment.

    • Icône Participation en personne : indique que la personne a assisté à la réunion en personne.

    • Icône de Participation à distance : indique que la personne a assisté à la réunion en ligne ou par téléphone.

Toutes vos modifications sont automatiquement enregistrées.