Documents

La fonctionnalité Documents vous permet de stocker, de gérer et d’accéder à des fichiers dans la version Entités classique, et de les consulter dans la version modernisée. Dans la version Entités classique, les documents sont stockés dans Documents de travail (fichiers générés par le système, importés ou non joints) et dans le magasin de documents (chargements personnels ou à long terme). Vous pouvez déplacer, consulter, exporter, envoyer par e-mail ou supprimer des documents en fonction des autorisations. La version Entités modernisée fournit une vue sous forme de tableau pour parcourir, rechercher, filtrer et télécharger des documents, afficher les détails, et accéder aux entités associées. Les modifications ne peuvent être effectuées que dans la version Entités classique.

Documents in classic Entités

In the Entités app, documents are stored in Working Documents or Document Store. If you have permissions allowing this action, you can move documents between Working Documents and Document Store using the Move document option.

Working documents

Par défaut, Documents de travail stocke les éléments suivants :

• Tous les documents générés par le système. Exemples : formulaires pour certaines juridictions, procès-verbaux, résolutions des actionnaires, rapports

• Tous les documents importés dans Documents de travail à l’aide de l’assistant d’importation de documents

• Les documents chargés sur Entités qui ne sont joints à aucune entité

To view documents for a specific entity, open the entity record and go to Documents > Working Documents.

From the Options Menu of any document in the list, you can:

• View the document
• View the document as PDF
• Email the document
• Email the link to the document
• Export the document
• Move document to the Document Store.
• Delete the document

From the Wizards, you have the following options for one or more selected documents in the list:

• Email documents
• Download documents
• Open as single PDF
• Move documents to the Document Store.
• Delete documents
• Import documents

You can filter the list of documents using the following filtering options in the basic search:

• Where From search for documents in a specific location, such as All Documents or Working Documents.
• Search For search for specific types of information in the documents like quickref or form number
• Begins With/Contains use this filter to search for a specific document or document type
• Order By specify the order in which documents appear on screen
• During the Last select how far into the past you want to search

Select More to reveal further filtering options for documents.

Document store

L’option Magasin de documents du bandeau de navigation permet d’accéder à tous les documents stockés dans la section de l’application.

Magasin de documents stocke ​​​​tous les documents importés dans le magasin de documents à l’aide de l’assistant importation de documents. Vous pouvez utiliser cette section pour stocker des documents que vous avez l’intention de conserver indéfiniment ou pour importer vos propres documents, tels que les comptes de l’entreprise.

To view documents stored for a specific entity, open the entity record and go to Documents > Document Store.

From the Options Menu of any document in the list, you can:

• View the document
• View the document as PDF
• Email the document
• Email the link to the document
• Export the document
• Move document to the Working Documents.
• Delete the document

From the Wizards, you have the following options for one or more selected documents in the list:

• Email documents
• Download documents
• Open as single PDF
• Move documents to the Working Documents.
• Delete documents
• Import documents

Checked Out By Me

You can edit documents produced and stored in the system by checking them out first. In the Checked Out By Me section, you can find documents that you have checked out.

All Documents

The All Documents section displays all documents within the Entités app regardless of who created them, what they are for or which category they fall under.

Form Fill

The Form Fill section contains forms that can be form-filled by users. Forms are only available for certain jurisdictions. There are a number of forms that are automatically generated by the system. Forms the Entités app does not generate are available to be filled in manually under the Form Fill section.

Electronic filing

In some jurisdictions like Ireland, UK and Australia, you can file forms electronically to your corresponding government agency. For more information about electronic filing in a certain jurisdiction, refer to the relevant section in the Help Centre.

Documents in modernized Entités

La page de liste de premier niveau Documents dans l’expérience de la version Entités modernisée affiche tous les documents sous forme de tableau. Vous pouvez parcourir, rechercher, filtrer et télécharger des documents à partir d’un seul endroit. Vous pouvez maintenant afficher les documents associés à une entité dans l’onglet Documents à l’intérieur de l’enregistrement d’entité. Chaque colonne de la table comprend des options permettant de dimensionner automatiquement la colonne actuelle, de dimensionner automatiquement toutes les colonnes ou de réinitialiser les largeurs de colonne par défaut.

Les menus et les pages de liste Documents dans l’expérience de la version Entités modernisée n’apparaissent que pour les utilisateurs ayant accès à au moins l’une des zones de documents suivantes : Documents de travail, magasin de documents, bibliothèques de données et Documents de déclaration électronique supprimés. Si vous n’avez accès à aucune de ces zones, l’élément de menu principal Documents et la page de liste sont masqués. Pour demander l’accès, contactez votre administrateur.

To find out more, go to Documents in modernized Entités.