Créer une carte de conformité

Centralisez la documentation des besoins et leurs contrôles mappé et agrégez automatiquement les résultats du test et les problèmes afin de simplifier l'évaluation de la couverture des exigences de conformité et rapporter le statut de conformité en temps réel.

Flux de travail

Les étapes suivantes décrivent comment créer et gérer les cartographies de la conformité de votre organisation :

1. Configuration du cadreÉtablissez un cadre de conformité avec des contrôles adaptés aux besoins réglementaires et opérationnels de votre organisation.

   1. Intégrer Cadres à ProjetsImportez les contrôles dans des projets individuels afin de normaliser les pratiques de conformité entre les équipes. Assurez-vous que les contrôles sont toujours disponibles pour être liés et mis en œuvre.

   2. Valider la configuration du cadreÉvaluez la conception et l’efficacité de vos contrôles.

• Enregistrez les procédures et les résultats des revues générales.

• Testez les fonctionnalités de contrôle.

• Identifiez et documentez les lacunes ou les faiblesses afin de traiter les risques liés à la conformité.

2. Importez des normes ou des réglementations industrielles à partir de la bibliothèque de conformité ou créez des entrées personnalisées pour répondre à des besoins spécifiques.

3. Créez ou mettez à jour les conditions requises et les détails associés afin de gérer leur applicabilité et de suivre leur couverture dans l’ensemble de votre organisation.

4. Associez les contrôles aux exigences commerciales pertinentes afin de démontrer la couverture de la conformité et de simplifier les processus d’audit.

5. Suivez le statut de chaque condition requise afin d’identifier les lacunes, de mesurer les progrès et de garantir un alignement continu avec les objectifs de conformité.

6. Exportez des rapports au format Excel afin de partager le statut de conformité avec les auditeurs, les parties prenantes et la direction.

Ajouter des normes ou réglementations

Ajoutez une norme ou une réglementation à votre carte de conformité manuellement, ou importez des normes et des réglementations disponibles depuis la Bibliothèque de conformité. Pour afficher les normes et réglementations dans la bibliothèque de conformité, consultez la section Importer les normes et réglementations, sous .

1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.highbond.com), cliquez sur l’application Cartes de conformité pour l’ouvrir.

   Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l’application Cartes de conformité.

2. Effectuez l'une des tâches suivantes :

   Tâche	Étapes
   Importer les normes ou réglementations disponibles	Sélectionnez Importer les normes ou réglementations. La Bibliothèque de conformité s'ouvre. Recherchez et sélectionnez les normes ou réglementations que vous souhaitez importer. Certaines normes et réglementations ne sont disponibles qu'en lecture seule. Pour plus d'informations, consultez la référence Importer les normes et réglementations. Note Certaines normes et réglementations ne sont disponibles que si vous vous abonnez aux Suites de contenu de Diligent. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Contenu & Galerie de renseignements. Sélectionnez Importer. Une fois l’importation terminée, sélectionnez le bouton Ouvrir pour ouvrir la norme ou la réglementation récemment importée. Résultat : vous serez redirigé vers la page d’accueil Cartes de conformité avec le panneau latéral ouvert pour la norme ou la réglementation récemment importée, et les conditions requises de haut niveau de la norme ou la réglementation développée seront affichées dans la vue de la liste. Passez les étapes sous , puis poursuivez avec .
   Accès à des normes et des réglementations supplémentaires	Certaines normes et réglementations affichent un libellé Nous contacter concernant l’accès. Contactez votre responsable de l'équipe Réussite client pour découvrir comment accéder à ces normes et réglementations.
   Ajouter manuellement une norme ou une réglementation	Sélectionnez Créer. Le panneau latéral Ajouter des normes et des réglementations s’ouvre. Saisissez les informations suivantes : TitreNommer la norme ou la réglementation. Sa longueur est limitée à 255 caractères. Le nom doit être unique. Description (facultatif)Indiquez une description de la norme ou de la réglementation. Note Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères. Effectuez l'une des actions suivantes :  Pour ajouter la norme ou la réglementation et fermer le panneau, cliquez sur Enregistrer et fermer. La norme ou la réglementation est ajoutée à la carte de conformité. Pour ajouter une condition requise à une norme ou réglementation, cliquez sur Enregistrer et ajouter une condition requise, puis passez à l’étape 3 de la section Ajouter des conditions requises.

Consulter et gérer les normes ou réglementations

La page des réglementations fournit une vue complète d’une réglementation. Elle vous permet de rechercher des conditions requises spécifiques dans le règlement et de visualiser le statut de ces conditions ainsi que les contrôles associés.

Pour consulter une réglementation, procédez comme suit à partir de la page d’accueil des Cartes de conformité :

Voir les conditions

Vous pouvez consulter les conditions requises sur la page de la réglementation. Pour accéder à la page des Détails de la condition, ouvrez une réglementation, puis sélectionnez Détails.

Ajouter des conditions

Ajoutez des conditions pour renseigner votre carte de conformité.

1. Sur la page de la réglementation, sélectionnez Détails à côté d’une condition requise ou, sur la page d’accueil de Cartes de conformité, sélectionnez une condition requise.

2. Dans la page des détails de la condition, sélectionnez + Ajouter une nouvelle sous-condition dans le menu Plus.

3. Saisissez les informations suivantes :
   • IDSaisissez l’identifiant de la condition requise.
   • Titre (facultatif)Nommez la condition requise.

     Si vous ne saisissez pas de titre, les 255 premiers caractères de la description de la condition requise sont affichés comme titre dans l'arborescence, sans mise en forme HTML ou texte enrichi.

   • DescriptionIndiquez une description de la condition requise.
     Note

     Les champs à texte enrichi ne peuvent pas dépasser 524 288 caractères.

4. Effectuez l'une des actions suivantes :

   • Enregistrer et ajouter un autreSélectionnez cette option pour enregistrer la condition requise et en ajouter une autre au même niveau hiérarchique dans l’arborescence.

   • Enregistrer et fermerSélectionnez cette option pour enregistrer la condition requise et fermer le panneau latéral Ajouter une sous-condition requise.

     La nouvelle condition requise est surlignée dans l'arborescence et classée selon son ID. Dans le cas où deux conditions requises auraient le même ID, une méthode de classement secondaire est automatiquement appliquée selon la date de création de la condition requise.

     Note

     • Toutes les conditions requises sont classées automatiquement. Vous ne pouvez pas configurer l'ordre des conditions requises.

     • Le nombre de conditions requises ajoutées à une norme ou une réglementation s'affiche à côté du nom de cette norme ou de cette réglementation dans la liste.

Indiquer si les conditions s'appliquent et sont couvertes

Ayez un jugement professionnel pour déterminer et rationaliser la couverture optimale qui convient à votre organisation.

1. Depuis la page d’accueil Cartes de conformité, sélectionnez le titre de la condition requise.

   La page des Détails de la condition s’ouvre.

2. Dans la section Statut, sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste déroulante :

   • Sans objet : ne sélectionnez cette option que si la condition ne s’applique pas à votre organisation.

   • Applicable - Non couverte : sélectionnez cette option si la condition est applicable mais pas encore couverte.

   • Applicable - Couverte : sélectionnez cette option si la condition est applicable et déjà couverte pour votre organisation.

   Note

   Par défaut, toutes les conditions requises parentes sont applicables et non couvertes. Lorsque vous créez une nouvelle sous-condition requise, la sous-condition requise hérite des valeurs Applicable et Couvert de la condition requise parente.

3. (Facultatif) Sélectionnez Écrire une raison pour expliquer pourquoi une condition requise est marquée comme applicable, non applicable, couverte ou non couverte.
   Astuce

   Vous pouvez également copier les instructions rationnelles des conditions requises liées. Pour de plus amples informations, consultez la section .

Travailler avec des conditions requises liées

La fonctionnalité Conditions requises liées vous permet d’associer des conditions requises connexes issues de différentes normes et réglementations, ce qui facilite la réutilisation des contrôles précédemment mappés et améliore l’efficacité des flux de travail de mappage de conformité. Cette fonctionnalité est particulièrement utile dans les cas où plusieurs réglementations partagent des obligations similaires, car elle réduit les doublons et exploite les données de conformité existantes. En vous aidant à identifier les tâches existantes, telles que les mappages de contrôle liés aux conditions requises associées, elle permet une réutilisation des contrôles qui fait gagner du temps et prend en charge un mappage de conformité plus intelligent et évolutif.

Il existe deux façons de lier des conditions requises :

Conditions requises liées dans des paquets provenant de la bibliothèque de conformité

Si vous avez importé des normes ou des réglementations spécifiques à partir de la bibliothèque de conformité qui contiennent des liens prédéfinis entre les conditions requises, vous pouvez afficher les conditions requises liées ou ajouter des raisons à partir de celles-ci.

Diligent collecte les conditions requises liées en fonction des mappages validés par le secteur. Le nombre maximum de conditions requises liées que vous pouvez voir s’élève à 300. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Relations entre les contrôles et les exigences.

1. Accédez à la page des détails des conditions requises, développez la section Conditions requises liées. Le nombre indique le nombre total de conditions requises actuellement liées à cette section.
2. Vous pouvez filtrer par normes et réglementations.
   Cela affiche une liste des conditions requises liées ainsi que leur statut. Vous pouvez consulter les réglementations relatives à cette nouvelle condition.

Note

Les conditions liées importées sont classées par force de relation, telle que Équivalent, Fort, Moyen ou Non lié, pour indiquer la nature de leur lien.

3. Sélectionnez une condition requise liée.
   Un panneau latéral s’ouvre et affiche les détails de la condition requise. La section Raison affiche les raisons des conditions liées.
   
4. Sélectionnez Ajouter pour inclure la raison.
   La nouvelle raison apparaît dans la section Raison de la page détaillant les conditions requises. 

   Si la condition requise sur laquelle vous travaillez présente déjà une instruction rationnelle, la nouvelle raison est ajoutée au bas de la raison existante.

   Astuce

   Pour apporter d’autres modifications à la justification, utilisez l’option Modifier la raison.

5. Importer des normes ou des réglementations contenant des conditions requises liéesSi certaines conditions requises liées ne sont pas importées dans votre carte de conformité, procédez comme suit :

   1. Dans la page des détails des conditions requises, à côté de la section Conditions requises liées, sélectionnez Importer les réglementations pertinentes.

   2. Sélectionnez le titre d’un document faisant autorité pour lancer le processus d’importation.

      Cela vous amène à la bibliothèque de conformité.

Liaison manuelle via la recherche

Liez une condition requise à toute autre condition requise provenant d’autres documents dans Cartes de conformité.

Après avoir lié les conditions requises, le système affiche l’historique des mappages de contrôle à partir de la condition requise connectée et propose de les réutiliser. Cela rationalise le processus de mappage, réduit les retouches et améliore l’utilisation des données de conformité historiques.

Pour lier des conditions requises,

1. Dans la page des détails de la condition requise, sélectionnez Lier les conditions requises.
   Un panneau latéral s’ouvre avec la liste complète des conditions requises pouvant être liées.
   

2. Effectuez une recherche par ID de condition requise, titre, description ou utilisez des filtres tels que la réglementation ou le statut. Vous pouvez également saisir un mot-clé spécifique pour obtenir les conditions requises pertinentes.

3. Sélectionnez Lier dans les résultats de recherche ou sélectionnez une condition requise.

   Si vous sélectionnez une condition requise dans la liste, un panneau latéral s’ouvre et affiche tous les détails de la condition requise, y compris les contrôles précédemment mappés et leur statut de couverture. Vous pouvez également lier la condition requise directement à partir du panneau latéral.

   Les conditions requises liées manuellement apparaissent également dans la section Conditions requises liées avec un libellé Liées manuellement pour une identification rapide. Les conditions requises peuvent être dissociées à tout moment si nécessaire en sélectionnant Dissocier.

   Les mêmes fonctionnalités s’appliquent aux conditions requises liées manuellement et à celles provenant de paquets importés. Cela inclut la possibilité de mapper les contrôles et d’ajouter une raison, garantissant ainsi la cohérence entre toutes les conditions requises liées.

Lier les contrôles aux conditions requises

Montrez que votre organisation respecte les spécifications adaptées à l’activité en liant les contrôles aux conditions requises. Des conditions requises liées apparaissent également dans Scan de contrôle et permettent aux auditeurs de se familiariser eux-mêmes avec un contrôle basé sur ces conditions requises.

Vous pouvez lier des contrôles aux conditions requises, soit en suivant les propositions automatiques, soit en parcourant manuellement les contrôles.

Utilisez le service de suggestion d’IA de la plateforme Diligent One pour recevoir des recommandations de contrôles pertinents à partir de l’ensemble de contrôles disponibles en fonction de conditions requises spécifiques. Vous pouvez choisir de suivre ces recommandations basées sur l’IA ou de parcourir et sélectionner manuellement les contrôles appropriés.

Pour lier les contrôles aux conditions requises, procédez comme suit :

1. Depuis la page d’accueil Cartes de conformité, sélectionnez le titre de la condition requise.
2. Dans la page des détails des conditions requises, sélectionnez Lier les contrôles.
   Le panneau Lier les contrôles s’ouvre.
   Note

   Si vous ne voyez pas Lier les contrôles, cela signifie que vous visualisez un ancêtre ou un descendant d’une condition requise ne pouvant pas être mappé. Vous devez supprimer des mappages existants dans le groupe avant de pouvoir mapper des contrôles supplémentaires. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Relations entre les contrôles et les exigences.

3. Dans le panneau Lier un contrôle, vous pouvez effectuer les opérations suivantes :

   1. Recherchez un contrôle en saisissant un mot-clé dans la zone de recherche.

      Vous pouvez rechercher des contrôles par Titre de l'objectif, ID du contrôle, Titre du contrôle ou Description du contrôle. Les termes de recherche apparaissent en surbrillance dans les résultats.

   2. Sélectionnez Filtrer pour filtrer les contrôles par cadre ou objectif.

      La recherche fonctionne en combinaison avec tous les filtres appliqués. Si vous sélectionnez un filtre Cadre ou Objectif et recherchez un contrôle, vous recherchez uniquement au sein du cadre ou de l'objectif spécifié.

      • Sélectionnez la flèche pour développer un cadre et voir une liste des objectifs. Sélectionnez la flèche côté en regard de l’objectif afin de voir une liste des contrôles.
      • Le cas échéant, sélectionnez Voir plus pour afficher tous les cadres dans l’instance Diligent One.

   3. Cliquez sur Suggestions de l’IA pour trouver les contrôles les plus pertinents pour chaque condition requise. Cette fonctionnalité s’appuie sur l’intégration de l’IA pour fournir de meilleures suggestions, et ainsi des correspondances plus pertinentes. Elle recense les contrôles appropriés en comparant les descriptions des conditions requises et des contrôles. Faites défiler la page vers le bas et sélectionnez Charger plus pour afficher d’autres suggestions.

4. Sélectionnez Lier en regard de chaque contrôle que vous voulez lier à la condition requise.
   

Afficher et gérer les conditions requises liées

La section Contrôle lié de la page Détails de la condition requise affiche la liste des contrôles liés. Lorsque vous sélectionnez un contrôle lié, vous pouvez effectuer les actions décrites dans le tableau suivant :

Générer des contrôles pour les conditions requises

Si vous ne parvenez pas à trouver les contrôles pertinents pour les conditions requises par le biais d’une recherche manuelle ou des suggestions de l’IA, souvent en raison d’exigences réglementaires nouvelles ou en constante évolution, utilisez la fonction de génération de contrôles dans Cartes de conformité. Cette fonctionnalité génère rapidement les contrôles appropriés pour vous.

Par exemple, lorsque le règlement général sur la protection des données (RGPD) a été introduit, de nombreuses organisations ne disposaient pas de politiques et de contrôles internes pour gérer les données personnelles. La génération de contrôles vous aide dans des scénarios similaires où il n’existe pas de précédents clairs.

La génération de contrôles fournit les éléments clés d’un contrôle, tels que le titre et la description, qui servent de guide général pour aider à utiliser efficacement les contrôles. Cette fonctionnalité comble les lacunes dans les conditions requises, éliminant ainsi le besoin de créer de nouveaux contrôles à partir de zéro. Elle simplifie le flux de travail et permet de gagner du temps, en particulier lors des premières étapes de la configuration.

Pour générer des contrôles :

1. Sélectionnez Générer des contrôles avec l’IA.
   Le système génère automatiquement une liste des contrôles.

2. Parcourez la liste des contrôles et sélectionnez celui que vous souhaitez utiliser.

3. Vérifiez le contrôle, copiez son titre et sa description, puis collez-les dans votre bibliothèque de contrôles.
   Si nécessaire, vous pouvez modifier le titre ou la description du contrôle directement dans votre bibliothèque de contrôles.

Ajouter des contrôles à Gestionnaire des risques

Vous pouvez désormais ajouter les contrôles générés par le service de génération de contrôles par IA dans Cartes de conformité directement dans Gestionnaire des risques en un seul clic. Cela élimine le besoin de copier-coller manuellement les attributs de contrôle, ce qui rationalise le processus de mappage des contrôles. Tous les contrôles générés et ajoutés par l’IA sont automatiquement enregistrés comme projets dans Gestionnaire des risques, ce qui permet à votre équipe de contrôle interne de les examiner, de les gérer et de les finaliser selon les besoins.

Pour ajouter des contrôles depuis Cartes de conformité vers Gestionnaire des risques :

1. Sélectionnez un contrôle dans la liste des contrôles générés par le service de suggestion d’IA.

2. Sélectionnez Ajouter à Gestionnaire des risques.
   

3. Pour examiner les contrôles ajoutés, sélectionnez Afficher dans Gestionnaire des risques dans le message de réussite.
   Vous accédez alors directement au contrôle concerné dans l’application Gestionnaire des risques.

   Note

   Les contrôles ajoutés à Gestionnaire des risques apparaissent en mode projet.

4. Tous les contrôles ajoutés se trouvent dans l’onglet Contrôles, où vous pouvez les examiner et les gérer conformément aux politiques et procédures de votre organisation.

Suivre l'avancement de la conformité

Vous pouvez filtrer la liste des conditions pour suivre vos progrès en matière de conformité.

Pour suivre les progrès en matière de conformité, accédez à la page Cartes de conformité et effectuez l’une des tâches suivantes :

Générer un rapport de synthèse

Démontrez les progrès en matière de conformité de votre organisation en générant un rapport de synthèse.

1. Sélectionnez Rapport synthétique de conformité.
2. Téléchargez le rapport Excel (.xlsx) sur votre ordinateur.

   Tous les filtres appliqués que vous appliquez sur la page Cartes de conformité sont reflétés dans le rapport. Chaque norme/réglementation est affichée sur une feuille de calcul séparée.

   Astuce

   Les conditions requises créées manuellement qui sont indexées de manière alphanumérique dans votre carte de conformité peuvent être classées différemment dans votre rapport Excel. Pour obtenir le même classement, vous pouvez utiliser la stratégie de dénomination suivante pour vos conditions requises :

   • Condition parent requiseID alphabétique

     ExempleA1

   • Sous-conditions requisesID alphabétique + ID numérique

     ExemplesA1-01, A1-02, A1-03