Utilisation des processus

Un processus désigne une série systématique d'étapes entreprises pour atteindre un objectif spécifique au sein d'une organisation. Les processus sont conçus pour aider à rationaliser les opérations et à obtenir des résultats cohérents.

La gestion des opérations, l'assurance qualité et les rapports financiers sont autant d'exemples de processus. Dans l'application Gestionnaire des risques, vous pouvez créer ces processus et les relier à des risques et contrôles.

Ajouter un processus

Pour ajouter un processus :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Accédez à l’onglet Processus et cliquez sur + Ajouter un processus.

    La boîte de dialogue Ajouter un processus s’ouvre.

  3. Dans le panneau Ajouter un processus, saisissez un nom pour votre processus.
  4. Ajoutez tout détail supplémentaire, puis sélectionnez l’une des options suivantes :
    • Ajouter un processus pour enregistrer le processus et fermer le panneau.
    • Enregistrer et ajouter nouveau pour enregistrer le processus et en ajouter un autre.

    Le processus est désormais créé.

  5. (Facultatif) Pour afficher ou modifier des détails supplémentaires, sélectionnez le nom du processus afin d’ouvrir la page des détails du processus.

Faire passer un processus d'un flux de travail à un autre

Une fois que vous avez créé un processus, vous pouvez le faire passer par différents états du flux de travail en fonction de vos conditions requises. Certains états du flux de travail peuvent nécessiter que des champs spécifiques soient renseignés. Assurez-vous que les informations requises sont renseignées avant de faire passer le processus à l’état suivant.

Pour faire passer un processus de l’état Définir à l’état Planification :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Accédez à l’onglet Processus et sélectionnez le nom du processus avec lequel vous souhaitez travailler.

    La page du processus s’ouvre avec l’onglet Détails.

  3. Saisissez les informations relatives au processus, dont l’ID, la description et le propriétaire.
  4. Sélectionnez Enregistrer les modifications.
  5. Sélectionnez Planifier dans le coin supérieur droit.

    Le statut du flux de travail passe sur Planification.

Note

Vous pouvez suivre les étapes ci-dessus pour faire passer le processus par les autres états du flux de travail, selon les besoins.

Lier un processus à d'autres projets

Un processus peut être lié aux risques et contrôles au sein de votre organisation. La prise en compte de cette relation permet d’établir une évaluation et une atténuation efficaces des risques.

Pour lier un processus à d’autres objets :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Accédez à l’onglet Processus et sélectionnez le nom du processus avec lequel vous souhaitez travailler.

    La page de détails du processus s’ouvre avec l’onglet Détails.

  3. Accédez à l’onglet Relation et procédez comme suit en fonction de ce que vous souhaitez lier :
    • Pour lier un risque :
      1. Sélectionnez Lier le risque.

      2. Dans la boîte de dialogue Lier un objet :

        1. Les champs Type et Relation sont présélectionnés.
        2. Dans le champ Lié à, sélectionnez le risque, puis sélectionnez Lier.
    • Pour lier un contrôle :
      1. Sélectionnez Lier le contrôle.

      2. Dans la boîte de dialogue Lier un objet :

      1. Les champs Type et Relation sont présélectionnés.
      2. Dans le champ Lié à, sélectionnez le contrôle, puis sélectionnez Lier.

      Le processus est désormais lié aux objets sélectionnés et apparaîtra dans l’onglet Relations.

Note

Lorsque vous liez des objets, un lien bidirectionnel est créé. Par exemple, lorsque vous liez un processus à un risque, la relation est visible dans l’onglet Relation du processus et du risque. Si les liens ne s’affichent pas correctement, contactez l’Assistance pour obtenir de l’aide.

Lier un processus à d'autres objets

Vous pouvez supprimer les relations existantes entre un processus et les actifs associés ou d’autres objets de la bibliothèque.

Pour annuler le lien d’une relation de processus :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Accédez à l’onglet Processus et sélectionnez le nom du processus avec lequel vous souhaitez travailler.

    La page du processus s’ouvre avec l’onglet Détails.

  3. Accédez à l’onglet Relation et sélectionnez l’icône d’annulation de la relation sur l’objet que vous souhaitez dissocier.
  4. Dans la boîte de dialogue Annuler la relation, sélectionnez Annuler la relation de l’objet. L’objet est supprimé du processus.

Associer un processus à une unité organisationnelle

Vous pouvez associer un processus dans Gestionnaire des risques à une ou plusieurs unités organisationnelles. Ces unités représentent la base de l’entreprise, reliant diverses entités organisationnelles à travers différents segments. Cette hiérarchie contient également des informations sur les départements et les unités commerciales.

Pour associer un processus à une unité organisationnelle :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Dans l’onglet Processus, sélectionnez le nom du processus que vous souhaitez mettre à jour.

    La page des détails du processus s’ouvre.

  3. Sous l’onglet Détails, dans le champ Unité organisationnelle associée, recherchez et sélectionnez une ou plusieurs unités organisationnelles préconfigurées que vous souhaitez associer au processus.

  4. Sélectionnez Appliquer la sélection.

  5. Sélectionnez Enregistrer les modifications.

    Le processus est mis à jour. Sur la page d’accueil de Gestionnaire des risques, dans l’onglet Processus, vous pouvez afficher l’unité organisationnelle associée dans la colonne Unité organisationnelle.

Note

  • La hiérarchie des unités organisationnelles est préconfigurée par les admins système de votre organisation. Pour plus d’informations sur les hiérarchies au sein de la structure organisationnelle, contactez votre admin système.

  • Si vous êtes administrateur système, accédez à Paramètres de la plateforme et cliquez sur Structure organisationnelle pour afficher et gérer la liste des unités organisationnelles préconfigurées. Pour en savoir plus sur les unités organisationnelles, consultez la section Structure organisationnelle.

Création d’un problème pour un processus

Vous pouvez désormais créer des problèmes directement à partir de l’application Gestionnaire des risques. Lorsque vous sélectionnez Ajouter un problème, vous êtes redirigé vers l’application Gestionnaire des problèmes pour saisir les détails. Une fois le problème créé, il apparaît sur la page Problèmes. Dans le menu de navigation de gauche, sélectionnez Problèmes pour afficher et suivre tous les problèmes créés.

Pour créer un problème :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Sur la page de détails Processus, accédez à l’onglet Problèmes.

  3. Sélectionnez Ajouter un problème.

  4. Sélectionnez le type de problème que vous souhaitez créer : Problème, Incident ou Exception.

  5. Sur la page Ajouter un problème, saisissez les informations requises. Pour obtenir des instructions détaillées, consultez la section Ajouter un problème.

  6. Sélectionnez Ajouter. Le problème apparaît dans l’onglet Problèmes.

Supprimer un processus

Pour supprimer un processus :

  1. Depuis la page d’accueil de la plateforme (www.diligentoneplatform.com), sélectionnez l’application Gestionnaire des risques pour l’ouvrir.

    Si vous êtes déjà dans Diligent One, vous pouvez utiliser le menu de navigation situé à gauche pour basculer vers l'application Gestionnaire des risques.

  2. Accédez à l’onglet Processus et sélectionnez le nom du processus que vous souhaitez supprimer.

    La page du processus s’ouvre avec l’onglet Détails.

  3. En haut à droite, sélectionnez Plus d’options , puis Supprimer.
  4. Dans la boîte de dialogue de confirmation, sélectionnez Supprimer.

    Le processus est supprimé.