Importare in massa le risorse

Importa in massa le risorse se devi evitare l'inserimento manuale e dispendioso dei dati o migrarli da un altro sistema.

È possibile anche aggiornare più risorse contemporaneamente utilizzando le sessioni in Utilità di importazione in massa. Per maggiori informazioni, vedere Aggiornare in massa le risorse esistenti

Come funziona

Apri una nuova sessione Utilità di importazione in massa e scarica il modello Excel dalla pagina Utilità di importazione in massa in Launchpad. Prepara i dati nel modello e successivamente caricalo nella pagina Utilità di importazione in massa.

Dove si trovano le risorse caricate?

Una volta che carichi le risorse, i dati sono disponibili nell'applicazione Inventario delle risorse o in quella Registro del rischio.

Flusso di lavoro

Autorizzazioni

Solo gli Amministratori di sistema possono caricare in massa le risorse Diligent One da Utilità di importazione in massa.

Caricare nuove risorse azioni in massa

Nota

  • I termini dell'interfaccia sono personalizzabili e i campi e le schede configurabili. Nell'istanza di Diligent One, alcuni termini, campi e schede potrebbero essere diversi.
  • Se un campo richiesto è lasciato vuoto, verrà visualizzato un messaggio di avviso: Questo campo è obbligatorio. Alcuni campi personalizzati potrebbero avere valori predefiniti.

Apri una nuova sessione di Utilità di importazione in massa e scarica il modello Excel

  1. Apri Launchpad.

    Nota

    Se l'azienda utilizza più di un'istanza su Launchpad, assicurarsi che quella appropriata sia attiva.

  2. Selezionare Impostazioni piattaforma > Organizzazione.

    Se non visualizzi l'opzione Organizzazione, l'account utilizzato per l'accesso non dispone dei privilegi di amministratore.

  3. In Utilità di importazione in massa, fai clic su Gestisci le risorse in massa.

    Comincia una nuova sessione di Utilità di importazione in massa, con l'ID della sessione aggiunto all'URL.

    Attenzione

    Comincia sempre una nuova sessione per aggiungere nuove risorse, altrimenti potresti perdere i dati caricati in precedenza.

    Per esempio: vuoi importare 200 entità in due lotti (100 + 100). Se carichi i lotti uno dopo l'altro nella stessa sessione poi, dopo l'upload del secondo lotto, i dati caricati nel primo verranno sostituiti da quelli del secondo. Per evitare questa perdita di dati, carica il primo lotto in una sessione e inizia una nuova sessione per il loto successivo. Allo stesso modo, comincia una nuova sessione per aggiungere altre nuove risorse.

    Nota

    Puoi utilizzare le sessioni precedenti per aggiornare i dati caricati in precedenza. Per maggiori informazioni, consulta Aggiornare la funzionalità in Utilità di importazione in massa.

  4. In Seleziona risorsa, nel tipo di risorsa, seleziona Risorse e poi Tipo di risorsa.

    In base al tipo di risorsa selezionato, il modello conterrà solamente quei campi che sono configurati nel tipo di record.

  5. Fai clic su Scarica il modello.xlsx.

    Il modello di Excel si salva in computer locale.

Prepara i dati nel modello

  1. Apri il modello scaricato vai al foglio di lavoro delle risorse.

    I nomi del modello Excel e del foglio di lavoro della risorsa hanno il seguente formato:

    • Modello: <nome del tipo di risorsa> Asset Importer Sheet. Per esempio, Third-party Asset Importer Sheet.
    • Foglio di lavoro: assetType-<ID del tipo di risorsa>. Per esempio, assetType-1311013.
  2. Copia e incolla o inserisci i dati nel modello. Per aiuto con l'inserimento dei dati, consulta Consigli per preparare i contenuti.
    Nota
    • Se utilizzi Add-in per Excel, assicurati che l'opzione ACL Add-In sia disabilitata prima di modificare il modello Excel. Per scoprire come farlo, consultare Configurare Add-In per Excel.
    • Non modificare il nome del foglio di lavoro o dei campi. Questi sono sensibili alle maiuscole e non devono essere modificati.
    • Il numero massimo di righe che possono essere caricate contemporaneamente è 2.000 (inclusi tutti i fogli di lavoro).
    CampoDescrizione

    referenceId

    obbligatorio

    Specifica un ID univoco per la risorsa. Deve essere univoco per ogni riga nel foglio di lavoro.

    Può contenere una combinazione di testo e numeri e la lunghezza massima è di 255 caratteri.

    Questo campo è la chiave primaria per ogni riga nel modello. Ne avrai bisogno se vuoi aggiornare nuovamente questa risorsa.

    Nota

    Quando si aggiungono o aggiornano le risorse utilizzando Utilità di importazione in massa vengono richiesti gli ID di riferimento. Non sono disponibili quando si aggiungono o si aggiornano le risorse dall'interfaccia utenti di Diligent One.

    name

    obbligatorio

    Viene specificato il nome della risorsa.

    Se un nome inizia con una parentesi quadra e contiene una virgola, un punto e virgola o un'interruzione di linea, racchiudere il valore tra virgolette doppie (" ").

  3. Compila gli altri campi in base al tuo requisito.
    Nota
    • In base al tipo di risorsa selezionato, il modello conterrà solamente quei campi che sono configurati nel tipo di record.
    • I campi referenceId e name sono gli unici obbligatori. Gli altri campi segnati in rosso sono obbligatori a determinate condizioni: potrebbero essere richiesti a un certo stato del flusso di lavoro, come quando la risorsa passa per il ciclo del flusso di lavoro.
    • Se un valore del campo inizia con una parentesi quadrata e contiene una virgola, un punto e virgola o un'interruzione di linea, racchiudilo tra virgolette doppie (" ").
    • Se il modello contiene un campo con elenco a discesa, le opzioni in questo elenco appaiono solo per la prima riga. Per ottenere quelle opzioni per più righe, copia la prima e incollala nelle righe richieste.
  4. Salva e chiudi il modello.

Consigli per preparare il contenuto

La preparazione del contenuto implica:

  • copiare e incollare i dati di origine nel modello Excel
  • inserire i dati, dove applicabile, nel modello Excel
  • salvare il modello in preparazione alla carica in massa

La tabella di seguito fornisce una varietà di consigli che è possibile utilizzare per preparare velocemente ed efficacemente i contenuti nei modelli Excel.

Attività Passaggi
Visualizzare sia il modello che il documento d'origine su uno schermo

Utenti Windows:

premere il tasto Windows + la freccia a destra o sinistra.

Utenti Mac:

trascinare la finestra per riempire metà schermo.
Copiare/incollare i dati da più celle nel modello
  1. In Excel, seleziona le celle appropriate.
  2. Premi CTRL + C.
  3. Fai clic sulla cella appropriata dove vorresti incollare i dati.
  4. Premi CTRL + V per copiare.
Trattare un numero o una formula come testo In Excel, inserisci un apostrofo prima del numero nella formula.
Modifica la larghezza della colonna o l'altezza della riga per adattare automaticamente i tuoi dati
In Excel, esegui una qualsiasi delle seguenti operazioni:
  • Seleziona la colonna che vuoi modificare e fai doppio clic sul margine a destra dell'intestazione della colonna selezionata.
  • Seleziona la riga che vuoi modificare e fai doppio clic sul margine in fondo alla riga selezionata.
Inserire dati numerici sequenziali
  1. In Excel, inserisci il primo numero della sequenza nella cella appropriata.
  2. Seleziona la cella.
  3. Muovi il cursore sull'angolo destro in basso della cella e trascina l'area delineata a dove dovrebbe finire la sequenza.
  4. Fai clic su Opzioni di auto riempimento.
  5. Seleziona Riempi serie.
Utilizzare le formule per calcolare i dati
  1. In Excel, fai clic sulla cella appropriata.
  2. Inserisci la formula nel campo fx.

    Sotto ci sono alcune formule comuni:

    • SOMMA: permette di sommare due o più numeri.

      Esempio: =SOMMA(A1:B5)

    • CONTEGGIO: permette di contare il numero delle celle in un intervallo che ha numeri al suo interno.

      Esempio: =CONTEGGIO(A1:A10)

    • TRONCA: permette di togliere qualsiasi spazio in una cella, tranne che per gli spazi singoli tra le parole.

      Esempio: =TRONCA(A1)

    • LUNGHEZZA: permette di contare il numero di caratteri in una cella.

      Esempio: =LUNGHEZZA(A1)
Ordinare o filtrare i dati in una colonna singola
  1. In Excel, esegui una delle seguenti operazioni:
    1. Fare clic su Home > Ordina e filtra.
    2. Fare clic su Dati > Filtro.

      Le intestazioni delle colonne hanno una freccia vicino al nome.

  2. Naviga alla colonna che vuoi filtrare e fai clic sulla freccia vicino all'intestazione.

    Si apre la finestra di ordinamento e filtro.

  3. Ordina o filtra i dati nella colonna, come necessario.

Caricare i dati

Esegui una delle seguenti operazioni:

  • Trascina e rilascia il modello nella finestra del browser.
  • Fai clic su Seleziona i file dal tuo computer e seleziona il modello aggiornato dal tuo computer.

    Può essere caricato un solo modello Excel alla volta (ogni file è convalidato separatamente).

    • Risultato Appare un messaggio di successo o errore a seconda del risultato del processo e l'ultima sessione viene caricata nella tabella Sessioni.

Sessioni in Utilità di importazione in massa

Una sessione nell'Utilità di importazione in massa è una serie di interazioni utente per importare le risorse Diligent One. Ogni sessione utente viene registrata nella tabella Sessioni.

La tabella Sessioni contiene le seguenti informazioni.

Nome del campo

Descrizione

Sessioni web

Mostra l'elenco delle sessioni web.

Una sessione web si riferisce a una completata utilizzando l'interfaccia utente di Utilità di importazione in massa. Una nuova sessione inizia ogni volta che apri la pagina di Utilità di importazione in massa.

Sessioni API

Mostra l'elenco delle sessioni API.

Una sessione API si riferisce a una completata utilizzando una piattaforma API come Postman, ecc.

Aggiorna

 Ricarica la tabella Sessioni.

ID della sessione

Identificativo della sessione.

Nelle sessioni web, puoi fare clic sull'ID della sessione per andare a una in particolare, e l'ID della sessione viene aggiunto all'URL.

Per esempio: https://stark.bulkimporter.highbond.com/import/bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc, dove
bcc1e04e-4cd3-46d2-a8be-0b9083baccdc è l'ID della sessione.

Nota

Gli ID della sessione sia di quelle che web che di quelle API sembrano simili: assicurati di non scambiare gli ID per evitare errori.

Data

Mostra la data e l'orario della sessione. Puoi ordinare la data in ordine crescente o decrescente.

Caricato da

Mostra il nome dell'utente.

Stato

Mostra lo stato dell'upload, se è riuscito o meno.

Puoi fare clic sullo stato per visualizzare i dettagli di importazione completi.

Nome del file

Mostra il nome del modello/del log di errore caricato. Per esempio: HighBond_Template.xlsx, ErrorLog.xlsx.

Template: puoi fare clic su e scaricare il modello per correggere qualsiasi dato caricato precedentemente.

Error log Un log di errore viene generato quando un upload non riesce. Puoi controllare il log di errore per rettificare gli errori e ricaricare il modello.

Nota
  • Il modello e il log di errore sono disponibili per il download per un massimo di 18 mesi dalla data di caricamento.
  • Il collegamento per scaricare il modello è disponibile per le sessioni di Utilità di importazione in massa a partire dal 13 maggio 2022. Non puoi scaricare il modello delle sessioni precedenti a questa data.

Aggiornare in massa le risorse esistenti

È possibile aggiornare più elementi contemporaneamente su Utilità di importazione in massa utilizzando le sessioni.

Nota

Puoi aggiornare solo le risorse che hai caricato utilizzando Utilità di importazione in massa.

Come funziona

Apri una sessione precedente dalla pagina Utilità di importazione in massa. Apri il modello caricato nella sessione precedente e apporta le modifiche richieste. Successivamente, carica il modello nella pagina Utilità di importazione in massa.

Importante

  • Utilizza le sessioni precedenti per apportare modifiche o correggere i dati caricati precedentemente.
  • Inizia una sessione per caricare nuove risorse, anche quando sono correlate a dati caricati precedentemente.

Per esempio: hai caricato un progetto e alcuni obiettivi in una sessione precedente. Apri la stessa sessione per aggiornare quelle risorse. Inizia una nuova sessione se vuoi caricare rischi, controlli o ogni altra risorsa correlata a quel progetto o a quegli obiettivi.

Requisiti prima di aggiornare

Prima di poter aggiornare, devi effettuare le seguenti operazioni:

  1. Decidi quale sessione selezionare. Questo viene richiesto in quanto i dati aggiornati sono collegati a una sessione. Perciò, devi aprire la sessione collegata ai dati che vuoi aggiornare. Per informazioni sulle sessioni, consulta Sessioni in Utilità di importazione in massa.

  2. Assicurati di avere accesso al modello Excel caricato nella sessione che vuoi selezionare. Il modello contiene gli ID di riferimento, che sono identificativi univoci per ogni riga nel modello. Questi sono richiesti per aggiornare i dati. Per maggiori informazioni sugli ID di riferimento, consulta Prepara i dati nel modello.

    Attenzione

    I dati vengono aggiornati sulla base della sessione e degli ID di riferimento corrispondenti. La non corrispondenza tra la sessione e gli ID di riferimento può creare duplicati o causare un errore.

Passaggi per aggiornare

Nota

  • I termini dell'interfaccia sono personalizzabili e i campi e le schede configurabili. Nell'istanza di Diligent One, alcuni termini, campi e schede potrebbero essere diversi.
  • Se un campo richiesto è lasciato vuoto, verrà visualizzato un messaggio di avviso: Questo campo è obbligatorio. Alcuni campi personalizzati potrebbero avere valori predefiniti.

Apri una sessione precedente

Nota

Non sarà disponibile alcuna sessione precedente quando aprirai la pagina Utilità di importazione in massa per la prima volta. Devi caricare almeno una volta per vedere i dettagli della sessione.

Per ulteriori informazioni sulle sessioni, consulta Sessioni in Utilità di importazione in massa.

  1. Apri Launchpad.

    Nota

    Se l'azienda utilizza più di un'istanza su Launchpad, assicurarsi che quella appropriata sia attiva.

  2. Selezionare Impostazioni piattaforma > Organizzazione.

    Se non visualizzi l'opzione Organizzazione, l'account utilizzato per l'accesso non dispone dei privilegi di amministratore.

  3. In Utilità di importazione in massa, fai clic su Gestisci le risorse in massa.

  4. Scorri verso il basso alla sessione Sessioni e fai clic sull'ID della sessione di tua scelta.

    Risultato: la sessione si carica con l'id della sessione selezionata aggiunto all'URL.

    Nota

    Assicurati di selezionare la sessione appropriata, nella quale vuoi aggiornare i dati precedentemente caricati. La non corrispondenza tra la sessione e gli ID di riferimento può creare duplicati o causare un errore. Per maggiori informazioni, consulta Requisiti prima di aggiornare.

Aggiorna i dati nel modello

  1. Apri il modello Excel caricato nella sessione che hai selezionato nel passaggio precedente. Questo file contiene i dati caricati in precedenza, insieme agli ID di riferimento. Per maggiori informazioni, consulta Requisiti prima di aggiornare.

    Nota

    Assicurati che l'opzione di ACL Add-In sia disabilitata prima di modificare il modello Excel, altrimenti l'upload non avrà successo. Per ulteriori informazioni sugli ACL Add-In, consulta Configurare l'Add-In per Excel.

  2. Vai al foglio di lavoro corrispondente e aggiorna i dati in base agli ID di riferimento. Per maggiori informazioni sui campi, consulta Prepara i dati nel modello

    Nota

    Assicurati di aggiornare i valori corrispondenti agli ID di riferimento, sulla base dei quali i dati precedentemente caricati verranno aggiornati. La non corrispondenza può creare duplicati o causare un errore.

  3. Salva e chiudi il file.

Caricare i dati

Esegui una delle seguenti operazioni:

  • Trascina e rilascia il modello nella finestra del browser.
  • Fai clic su Seleziona i file dal tuo computer e seleziona il modello aggiornato dal tuo computer.

    Può essere caricato un solo modello Excel alla volta (ogni file è convalidato separatamente).

    • Risultato Appare un messaggio di successo o errore a seconda del risultato del processo e l'ultima sessione viene caricata nella tabella Sessioni.

Risoluzione dei problemi

Puoi scaricare e controllare il log dell'errore dalla tabella Sessioni. Comprendi gli errori comuni di carica in massa e scopri come correggerli.

La seguente tabella fornisce un elenco di possibili errori che potrebbero verificarsi durante l'upload del modello.

Errore Soluzione/i
Potrebbero esserci più di 2.000 righe nel file caricato (inclusi tutti i fogli di lavoro). Rimuovi le righe extra dal modello e ricaricalo.
I campi obbligatori potrebbero essere vuoti o mancare nel file caricato. Assicurati che tutti i campi obbligatori (segnati con i nomi delle colonne rosse e arancione nel modello) siano completate.
Nota

Se non vengono forniti dati nei campi obbligatori, la riga non è elaborata.
Il formato dei dati potrebbe non essere corretto.

Assicurati che i dati nei campi di testo siano validi e non ne superino la lunghezza massima: 255 caratteri.

I campi di testo RTF non hanno una limitazione di caratteri.
I valori dei dati potrebbero essere non validi o non corrispondere a quelli dell'elenco a discesa.

Per esempio: il valore dei campi received e endRecurrentNotifications nel foglio Requests deve essere True o False.
Campi non validi nel modello.
  • Non aggiungere nuovi campi al modello.
  • Non rimuovere campi dal modello.
Il modello potrebbe non essere nel formato atteso.

Assicurati che il formato del file sia .xlsx.
Nomi del foglio di lavoro non valido.

Non modificare il nome del foglio di lavoro.
La sessione potrebbe essere scaduta.

Aggiorna la pagina e riprova a caricare.
L'ID di sessione potrebbe essere non valido. Assicurati di stare utilizzando un'ID di sessione web.