Configurare un mittente dell'e-mail personalizzato

La piattaforma Diligent One invia e-mail agli utenti e ai non utenti per richiedere azioni e fornire aggiornamenti. Per aiutare gli utenti a fidarsi delle e-mail della piattaforma Diligent One, imposta un mittente e-mail personalizzato in modo che riconoscano la tua azienda come mittente.

Vantaggi principali

Un mittente dell'e-mail personalizzato può avere numerosi benefici.

• Miglioramento della conformità e dell'efficienzaCon il miglioramento della consapevolezza sugli attacchi di phishing, è cresciuta la diffidenza generale verso le e-mail. Le notifiche della piattaforma Diligent One spesso non vengono aperte e i destinatari potrebbero segnalarle come tentativi di phishing. Ciò può avere una serie di effetti negativi, come ad esempio complicare il lavoro del team IT con falsi positivi, ostacolare gli audit e ridurre la conformità e la diffusione delle informazioni. Un nome familiare può aiutare i destinatari a riconoscere e a fidarsi di un'e-mail.
• Comunicazione migliorataPuoi utilizzare il mittente dell'e-mail personalizzato come indirizzo di risposto così che i destinatari delle e-mail possano verificare la legittimità di un'e-mail o richiedere più informazioni.

E-mail con mittente personalizzato

Il tuo indirizzo e-mail personalizzato compare nell'indirizzo Da e può essere utilizzato anche come indirizzo Rispondi a.

Per indicare che l'e-mail è stata inviata da un sistema controllato da Diligent, l'intestazione Mittente è popolata con l'indirizzo predefinito del mittente della piattaforma Diligent One. Questo non influisce sulla consegna delle e-mail.

I servizi di posta elettronica possono visualizzare queste informazioni in modo leggermente diverso ma, nella maggior parte dei casi, il campo Da nelle e-mail della piattaforma Diligent One avrà un aspetto simile ai seguenti esempi:

• Esempio di Microsoft OutlookDa: Notifiche della piattaforma Diligent One <notifications@diligentoneplatform.com> per conto dell'Audit interno
• Esempio di GmailDa: Audit interno <internalaudit@example.com>

Applicazioni non supportate

Le seguenti applicazioni della piattaforma Diligent One non supportano la funzione di mittente personalizzato:

• Community

• Diligent ESG

• Diligent Equity

• Policy Manager

• Relazioni

Configurare un mittente dell'e-mail personalizzato

In qualità di amministratore di sistema, puoi impostare i seguenti tipi di mittenti personalizzati:

• Compatibile con DMARC

• Classico

Configurare un mittente di e-mail conforme a DMARC

La conformità DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) assicura che le e-mail di notifica siano inviate da domini verificati, migliorando l'autenticità e la deliverability delle e-mail.

1. Apri la home page della piattaforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Se la tua azienda utilizza più di un'organizzazione nella piattaforma Diligent One, assicurati che quella appropriata sia attiva.

2. Dalla finestra di navigazione a sinistra, seleziona Impostazioni della piattaforma.

   La finestra di navigazione a sinistra mostra le diverse opzioni di impostazione della piattaforma.

3. In Gestione organizzazione, seleziona Impostazioni di notifica.
4. Nella pagina Impostazioni di notifica, seleziona il pulsante Definisci impostazioni accanto a Mittente e-mail personalizzato.
5. Nella pagina Mittente e-mail personalizzato, seleziona il pulsante Configura accanto a Mittente conforme a DMARC.
6. Nella pagina di configurazione, procedi come segue:
   1. Nel campo Dominio, immetti il nome del dominio. Ad esempio diligent.com.
   2. Seleziona Genera record DNS.

      Viene visualizzato l'elenco dei record DNS necessari per autorizzare la piattaforma Diligent One a inviare e-mail dal dominio.

      Nota

      Se il dominio è verificato da altre organizzazioni, alcuni record vengono visualizzati come verificati. Il record di tipo TXT è univoco per ogni organizzazione e viene utilizzato come meccanismo di verifica dell'organizzazione.

   3. Seleziona il pulsante Scarica CSV per salvare l'elenco.

   4. Carica i record sul provider di dominio.

      Potrebbero essere necessarie fino a 72 ore perché le modifiche siano visibili sui sistemi della piattaforma Diligent One.

   5. Nella pagina di configurazione, dopo aver verificato il dominio e i record, nella sezione Impostazione del profilo e-mail, inserisci i dettagli come descritto nella tabella seguente:

      Campo	Descrizione
      Nome del mittente	Inserisci un nome personalizzato.
      Indirizzo e-mail	Aggiungi l'indirizzo e-mail. Il nome del dominio viene già visualizzato alla fine del campo.
      Utilizza questa e-mail come indirizzo di risposta	Seleziona questa casella di controllo se desideri che il mittente personalizzato sia l'indirizzo di risposta.

   6. Selezionare Abilita.

Configurare il classico mittente di e-mail

1. Apri la home page della piattaforma (www.diligentoneplatform.com).

   Nota

   Se la tua azienda utilizza più di un'istanza nella home page della piattaforma, assicurati che quella appropriata sia attiva.

2. Dalla finestra di navigazione a sinistra, seleziona Impostazioni della piattaforma.

   La finestra di navigazione a sinistra mostra le diverse opzioni di impostazione della piattaforma.

3. In Gestione organizzazione, seleziona Impostazioni di notifica.
4. Nella pagina Impostazioni di notifica, seleziona il pulsante Definisci impostazioni accanto a Mittente e-mail personalizzato.
5. Nella pagina Mittente e-mail personalizzato, seleziona il pulsante Configura accanto a Mittente classico.
6. Nella pagina Mittente e-mail, specifica i dettagli come descritto nella tabella seguente:

   Campo	Descrizione
   Nome dell'indirizzo e-mail	Inserisci il nome del mittente.
   Indirizzo e-mail	Inserisci l'indirizzo e-mail del mittente.
   Utilizza questa e-mail come indirizzo di risposta	Seleziona questa casella di controllo se desideri che il mittente personalizzato sia l'indirizzo di risposta.
   Abilita l'indirizzo e-mail personalizzato	Seleziona questa casella di controllo.
   Anteprima dell'intestazione dell'e-mail	Vedi in anteprima l'esempio dell'intestazione dell'e-mail per assicurarti che sia corretto.

7. Selezionare Salva modifiche.

Disabilitare un mittente dell'e-mail personalizzato

Puoi disabilitare un mittente delle e-mail personalizzato se preferisci utilizzare l'indirizzo e-mail predefinito della piattaforma Diligent One.

Disabilitare la configurazione di un mittente conforme a DMARC

1. Vai alla pagina di configurazione in cui hai abilitato il mittente conforme a DMARC.

2. Seleziona il pulsante Disabilita che appare alla fine del modulo.

   Tutte le e-mail della piattaforma Diligent One ora arrivano da notifications@highbond.com.

Disabilitare la configurazione di un mittente classico

1. Nella pagina Mittente e-mail, deseleziona la casella Abilita l'indirizzo e-mail personalizzato.
2. Selezionare Salva modifiche.

   Tutte le e-mail della piattaforma Diligent One ora arrivano da notifications@highbond.com.

Eliminare una configurazione di mittente conforme a DMARC

Se desideri annullare la registrazione di un dominio conforme a DMARC, puoi eliminare la configurazione.

1. Vai alla pagina di configurazione in cui hai abilitato il mittente conforme a DMARC.

2. Nell'angolo in alto a destra della pagina, seleziona Elimina configurazione.

3. Nella finestra di dialogo di conferma, seleziona Conferma eliminazione.