Configurare un mittente delle e-mail personalizzato

La piattaforma Diligent One invia e-mail agli utenti e ai non utenti per richiedere azioni e fornire aggiornamenti, quando necessari. Per aiutare gli utenti a fidarsi delle e-mail provenienti dalla piattaforma Diligent One, è possibile configurare un mittente e-mail personalizzato di modo che gli utenti riconoscano l'azienda come origine di un'e-mail.

Perché è utile un mittente delle e-mail personalizzato

Un mittente dell'e-mail personalizzato può avere numerosi benefici.

• Conformità ed efficacia migliorate Con il miglioramento della consapevolezza sugli attacchi di phishing, è cresciuta la diffidenza generale verso le e-mail. Le notifiche della piattaforma Diligent One spesso non vengono aperte e i destinatari potrebbero segnalarle come tentativi di phishing. Ciò può avere una serie di effetti negativi, come ad esempio complicare il lavoro del team IT con falsi positivi, ostacolare gli audit e ridurre la conformità e la diffusione delle informazioni. Un nome familiare può aiutare i destinatari a riconoscere e fidarsi di un'e-mail.
• Comunicazione più efficace Si può utilizzare il mittente e-mail personalizzato come indirizzo di risposta, in modo che i destinatari delle e-mail possano verificare la legittimità di un'e-mail o richiedere maggiori informazioni.

Come appaiono le e-mail con un mittente personalizzato

La piattaforma Diligent One rimane come indirizzo del mittente, ma il proprio indirizzo e-mail personalizzato diventa il mittente e può anche essere l'indirizzo di risposta. Diversi servizi di posta elettronica utilizzano formati leggermente diversi. Nella maggior parte dei casi, il campo Da nelle e-mail della piattaforma Diligent One sarà simile a questi esempi:

• Esempio Microsoft Outlook Da: Notifiche piattaforma Diligent One <notifications@highbond.com> per conto di Audit interno <internalaudit@example.com>
• Esempio Gmail Da: Notifiche piattaforma Diligent One <notifications@highbond.com> tramite Audit interno <internalaudit@example.com>

I mittenti del questionario sovrascrivono il mittente personalizzato

Quando qualcuno nella tua azienda invia un questionario su un record, i destinatari vendono il nome del mittente come origine dell'e-mail così possono identificarlo come tale. Questo nome sovrascrive quello dell'indirizzo e-mail personalizzato. In questo caso, il destinatario vedrebbe qualcosa di simile a questi esempi.

• Esempio Microsoft Outlook Da: Notifiche piattaforma Diligent One <notifications@highbond.com> per conto di John Smith <internalaudit@example.com>
• Esempio Gmail Da: Notifiche piattaforma Diligent One <notifications@highbond.com> tramite John Smith <internalaudit@example.com>

Non supportato nell'applicazione Rapporti

Rapporti, al momento, non supporta i mittenti personalizzati. Le trasmissioni dai rapporti continueranno ad arrivare da notifications@highbond.com e quelli condivisi dagli utenti dall'email dell'utente.

Abilitare o modificare un mittente dell'e-mail personalizzato

Gli Amministratori di sistema possono configurare un mittente dell'e-mail personalizzato.

1. Apri Launchpad.
2. Se l'azienda utilizza più di un'istanza su Launchpad, assicurarsi che quella appropriata sia attiva.
3. Selezionare Impostazioni piattaforma > Organizzazione. Se non visualizzi l'opzione Organizzazione, l'account utilizzato per l'accesso non dispone dei privilegi di amministratore.
4. Fai clic su Gestisci il mittente delle e-mail.
5. Inserisci il nome del mittente in Nome dell'indirizzo e-mail.
6. Inserisci l'indirizzo e-mail del mittente in Indirizzo e-mail.
7. Se si desidera che i destinatari riescano a rispondere al mittente personalizzato, selezionare Utilizza questa e-mail come indirizzo di risposta. Questo rende il mittente dell'e-mail personalizzato l'indirizzo predefinito quando i destinatari utilizzano la funzione di risposta del loro client e-mail.
8. Seleziona Abilita l'indirizzo e-mail personalizzato.
9. Vedi in anteprima l'esempio dell'intestazione dell'e-mail per assicurarti che sia corretto.
10. Fai clic su Salva modifiche. Tutte le e-mail della piattaforma Diligent One ora arrivano dal mittente personalizzato definito.

Disabilitare un mittente delle e-mail personalizzato

Gli amministratori di sistema possono disabilitare un mittente delle e-mail personalizzato se si preferisce utilizzare l'indirizzo e-mail predefinito della piattaforma Diligent One.

1. Apri Launchpad.
2. Se l'azienda utilizza più di un'istanza su Launchpad, assicurarsi che quella appropriata sia attiva.
3. Selezionare Impostazioni piattaforma > Organizzazione. Se non visualizzi l'opzione Organizzazione, l'account utilizzato per l'accesso non dispone dei privilegi di amministratore.
4. Fai clic su Gestisci il mittente delle e-mail.
5. Cancella Abilita l'indirizzo e-mail personalizzato.
6. Fai clic su Salva modifiche. Tutte le e-mail della piattaforma Diligent One ora arrivano da notifications@highbond.com.