Analisi P2P per il kit di strumenti SAP ERP

Questa analisi identifica le possibili transazioni duplicate, probabilmente causate da un errore del fornitore o del personale AP.

Una transazione viene definita come una voce di una fattura. Le transazioni duplicate vengono identificate sulla base di 12 diverse combinazioni di campi, chiamate sottotest. Per maggiori informazioni sui sottotest, consultare Analisi P2P per il kit di strumenti SAP ERP.

Le voci duplicate di una singola fattura non vengono riportate per l'analisi e la revisione, in quanto si tratta per lo più di uno scenario dello stesso elemento/servizio destinato a sedi o entità diverse. Molti dei rischi legati alle fatture duplicate, come la codifica dello stesso acquisto per due fornitori diversi o l'inserimento di un numero di fattura fornitore non corretto, non si applicano alla stessa fattura. Queste voci possono essere riportate se sono duplicati di una o più voci di un'altra fattura.

Il concetto di uguale-uguale diverso viene applicato per evitare di riportare più volte lo stesso insieme di transazioni segnalate: ciò si ottiene definendo campi diversi come uno o più campi che sono stati identificati come duplicati in un sottotest precedente.

Esempio

• Il sottotest P2P01AP_01 segnala transazioni con numero fornitore e numero di fattura fornitore duplicati. Possono esserci o meno altri duplicati, come la stessa data della fattura o lo stesso importo della transazione, poiché questo sotto-test non richiede che altri campi siano diversi, tranne il numero del documento.
• Il sottotest P2P01AP_02 segnala transazioni con numero di fornitore, data della fattura e importo della transazione duplicati.
  • Questa transazione sarebbe già stata segnalata dal primo sottotest, se il numero di fattura fornitore fosse stato un duplicato. Pertanto, viene introdotto il requisito che il numero di fattura fornitore sia diverso.
  • Per ridurre la possibilità di falsi positivi e trovare i duplicati più probabili, il test richiede anche un numero di fattura fornitore simile (definito come una sequenza identica di cifre numeriche dopo aver eliminato tutti gli altri caratteri).

Note

• Una transazione non viene esclusa dall'analisi una volta che è stata abbinata a un'altra transazione. È ancora disponibile per essere abbinata ad altre transazioni sull'insieme delle stesse chiavi nei sottotest successivi.
• I sottotest che verificano la presenza di duplicati nei campi bancari o nei numeri di telefono possono legittimamente riportare più volte le stesse transazioni segnalate. Un fornitore può avere più conti bancari e un numero di telefono primario e secondario. Ogni conto bancario viene testato singolarmente e, se due fornitori corrispondono su più conti bancari, i potenziali duplicati vengono riportati per ogni corrispondenza. Lo stesso vale per i numeri di telefono.
• La valuta della fattura non deve essere identica per i sottotest che ricercano lo stesso importo della transazione (BSIK/BSAK_WRBTR). Le transazioni segnalate con importi identici ma valute diverse possono evidenziare un errore di inserimento da parte del personale AP.
• Il codice aziendale dei fornitori nei duplicati segnalati non deve essere identico.
• Le transazioni con dati mancanti in uno qualsiasi degli stessi campi saranno eliminate dall'analisi. I dati mancanti nei campi diversi continueranno a essere analizzati.
• La differenza nella gestione delle maiuscole e delle minuscole per campi uguali e diversi:
  • I campi uguali non sono sensibili alle maiuscole e alle minuscole. Ad esempio, nei sottotest che ricercano duplicati nel nome del fornitore, ABC CORP e Abc Corp non vengono trattati come duplicati
  • I campi originali diversi sono sensibili alle maiuscole e alle minuscole. Per esempio, nei sottotest che richiedono numeri di fattura fornitore diversi affinché le transazioni siano segnalate come duplicati sui campi uguali, i numeri di fattura fornitore JAN-2021-07 e Jan-2021-07 vengono trattati come diversi, mentre saranno segnalate le transazioni con corrispondenza sugli stessi campi.
  • I campi standardizzati diversi, come c_Vendor_Name_Sorted, vengono utilizzati come definiti, il che può includere la conversione in maiuscolo.

Parametri predefiniti Due parametri predefiniti, v_P2P01AP_min_threshold e v_delete_P2P01AP, sono disponibili per questa analisi rispettivamente nei fogli di lavoro Default_Config_Params eScript P2P01AP_Duplicate_Transactions del file di configurazione dell'analisi predefinito.. Se i parametri predefiniti non sono applicabili o non sono completi, è possibile dichiarare i valori obbligatori nel file di configurazione dell'analisi utente. Assicurarsi di seguire le stesse convenzioni relative al formato e alla denominazione come indicato nel file di configurazione dell'analisi predefinito.

La tabella dei risultati per questa analisi è R_P2P01AP_Duplicate_Transactions.

Questa analisi identifica le transazioni e i dettagli dei fornitori contenenti parole chiave ad alto rischio che possono indicare errori, sprechi o abusi.

Vengono esaminati i seguenti campi:

• Descrizione della fattura a livello di intestazione: BKPF_BKTXT.
• Descrizione della voce: BSIK / BSAK_SGTXT.
• Campo del nome del fornitore: c_Full_Vendor_Name. Il campo c_Full_Vendor_Name concatena i campi LFA1_NAME1 fino a LFA1_NAME4 nello script di preparazione dei dati P_LFB1_LFA1_BUKRS. Se la tabella dei fornitori non contiene record, vengono testati solo i campi della descrizione della fattura e della descrizione della voce.

Diverse parole chiave comuni ad alto rischio vengono memorizzate in una tabella di parametri nel file di configurazione dell'analisi predefinito.

• Le parole chiave predefinite possono essere sostituite con un insieme alternativo popolando la tabella dei parametri nel file di configurazione dell'analisi utente. Si noti che se si vuole applicare una qualsiasi delle parole chiave predefinite, è necessario menzionarla nel file di configurazione dell'analisi utente. Se l'utente fornisce una tabella di parametri, la tabella di parametri predefinita viene rimossa completamente.
• La ricerca per parola chiave non è sensibile alle maiuscole e alle minuscole.
• La ricerca per parola chiave identifica le corrispondenze parziali, laddove la parola chiave è una sottostringa di una parola nei campi di ricerca, come ad esempio la parola chiave Gift che viene trovata nella descrizione contenente la parola Gifts.
• La ricerca per parola chiave non identifica le corrispondenze parziali quando una o più parole nei campi di ricerca sono una sottostringa della parola chiave. Per esempio: La parola chiave payment nella descrizione contenente pay vendors or pay mentioned vendors.

Se c'è una corrispondenza di più di una parola chiave nei tre campi di test, l'analisi le concatena in un elenco separato da una barra verticale, che viene visualizzato nel campo c_Matched_Keyword_List. Inoltre, l'analisi riporta il campo Primary_Matched_Keyword, che contiene la prima parola chiave corrispondente elencata nella tabella dei parametri. Questa funzionalità presuppone che la tabella dei parametri sia popolata con parole chiave in ordine decrescente di criticità.

• Le corrispondenze multiple della stessa parola chiave in uno o più campi vengono riportate una sola volta.
• Le corrispondenze di più parole chiave vengono riportate nell'ordine in cui appaiono nella tabella dei parametri.

Non è disponibile un filtro dei risultati predefinito. È possibile dichiarare i filtri dei risultati nel file di configurazione dell'analisi utente per affinare ulteriormente i risultati.

Parametri predefiniti Un parametro predefinito, v_P2P02AP_min_threshold, è disponibile per questa analisi nel foglio di lavoro Default_Config_Params del file di configurazione dell'analisi predefinito. Se il parametro predefinito non è applicabile o non è completo, è possibile dichiarare i valori obbligatori nel file di configurazione dell'analisi utente. Assicurarsi di seguire le stesse convenzioni relative al formato e alla denominazione come indicato nel file di configurazione dell'analisi predefinito.

La tabella dei risultati per questa analisi è R_P2P02AP_High_Risk_Keywords.

Questa analisi identifica gli importi insoliti delle transazioni per un determinato fornitore che sono pari o superiori a un determinato numero di deviazioni standard rispetto all'importo mediano delle transazioni del fornitore. Queste transazioni possono indicare un errore da parte del fornitore o del personale AP.

Il seguente pseudocodice descrive il processo nel dettaglio. Ogni voce della fattura viene trattata come una transazione.

• Viene calcolato il conteggio totale delle transazioni per un determinato fornitore, indipendentemente dal codice aziendale. Questo campo è necessario solo ai fini della creazione di report.
• Il comando VALORE ANOMALO viene utilizzato per riportare gli importi in valuta locale (DMBTR) che si discostano di almeno n deviazioni standard dall'importo mediano della transazione per un determinato fornitore, laddove n è un parametro configurabile. Si ipotizza una moneta unica per fornitore. Non sono supportate valute diverse per codice aziendale per lo stesso fornitore.

• I fornitori segnalati vengono associati alla tabella principale dei fornitori (P_LFB1_LFA1_BUKRS) per ricercare ulteriori campi di reporting.

Non è disponibile un filtro dei risultati predefinito. È possibile dichiarare i filtri dei risultati nel file di configurazione dell'analisi utente per affinare ulteriormente i risultati, come per esempio l'importo minimo del valore anomalo da riportare.

Parametri predefiniti Un parametro predefinito,v_P2P03AP_num_std_dev, è disponibile per questa analisi nel foglio di lavoro Default_Config_Params del file di configurazione dell'analisi predefinito. Se il parametro predefinito non è applicabile o non è completo, è possibile dichiarare i valori obbligatori nel file di configurazione dell'analisi utente. Assicurarsi di seguire le stesse convenzioni relative al formato e alla denominazione come indicato nel file di configurazione dell'analisi predefinito.

La tabella dei risultati per questa analisi è R_P2P03AP_Outliers_Std_Dev.

Questa analisi identifica gli importi insoliti delle transazioni sulla base dell'analisi di Benford delle prime n cifre. Queste transazioni possono indicare un errore da parte del fornitore o del personale AP.

Inizialmente, vengono esaminate tutte le transazioni (voci) per valutare la distribuzione dell'intero insieme di dati e identificare i valori anomali statistici. I valori anomali sono definiti come combinazioni delle prime cifre la cui frequenza non corrisponde a quella prevista secondo la formula di Benford. Questo sottoinsieme di transazioni viene ulteriormente filtrato fino a comprendere solo le combinazioni delle prime cifre con un rapporto Z-Stat uguale o superiore alla soglia specificata dall'utente (l'impostazione predefinita è 7).

Per ciascuna delle risultanti combinazioni delle prime cifre segnalate, i fornitori con i conteggi delle transazioni più elevati vengono riportati nei risultati, poiché questi fornitori contribuiscono maggiormente ai valori anomali statistici. I fornitori con conteggi di transazioni inferiori non vengono riportati nei risultati né conteggiati nella matrice di hit dei fornitori.

Il seguente pseudocodice descrive il processo nel dettaglio:

1. Definisce il campo computato c_Leading_Digits, che cattura le prime n cifre di ogni importo nella valuta della fattura (BSIK/BSAK_WRBTR).
2. Applica il comando BENFORD per:
   • Contare le occorrenze effettive di ogni possibile combinazione delle prime cifre nei dati della transazione.
   • Confrontare il conteggio effettivo con quello previsto (calcolato con la formula di Benford).
   • Visualizzare il rapporto Z-Stat per ogni combinazione delle prime cifre, che è una misura in deviazioni standard della distanza tra il conteggio effettivo e quello previsto.
3. Estrae ogni combinazione delle prime cifre dalla tabella di output BENFORD con un rapporto Z-Stat superiore a n, laddove n è un valore definito dall'utente (l'impostazione predefinita è 7).
4. Unisce le combinazioni delle prime cifre segnalate alla tabella delle transazioni, campo c_Leading_Digits, per riportare solo le transazioni con almeno il rapporto Z-Stat specificato.
   • Le transazioni di un determinato fornitore possono essere associate a una o più delle combinazioni segnalate oppure
   • possono non essere associate a nessuna delle combinazioni segnalate e il fornitore viene escluso da ulteriori analisi.
5. Riassume le transazioni risultanti sulla combinazione di fornitori e prime cifre, per ottenere un conteggio delle transazioni per combinazione. Il conteggio delle transazioni può riflettere le voci di una o più fatture.
6. Ordina la tabella riassuntiva in base alla combinazione delle prime cifre e al conteggio delle transazioni (ordine decrescente), in modo che il conteggio delle transazioni più alto appaia per primo per ogni combinazione delle prime cifre.
7. Riassume nuovamente la tabella risultante, solo sulla combinazione delle prime cifre, in modo da riportare solo il conteggio della transazione più alta per ogni combinazione delle prime cifre.
8. Unisce la tabella completa delle transazioni AP alla tabella riassuntiva contenente i fornitori con il conteggio delle transazioni più elevato per combinazione delle prime cifre in modo da riportare solo questi fornitori. La motivazione di questa fase è la seguente:
   • Questi fornitori contribuiscono maggiormente ai valori anomali statistici e sono il fulcro di questa analisi.
   • I fornitori con un numero di transazioni inferiore non sono oggetto di questa analisi e vengono esclusi da un'ulteriore elaborazione.
9. Unisce i fornitori rimanenti alla tabella principale dei fornitori (P_LFB1_LFA1_BUKRS) per ricercare ulteriori campi di reporting.

Non è disponibile un filtro dei risultati predefinito. È possibile dichiarare i filtri dei risultati nel file di configurazione dell'analisi utente per affinare ulteriormente i risultati, come per esempio l'importo minimo della transazione da riportare.

Parametri predefiniti Due parametri predefiniti, v_P2P04AP_leading_digits e v_P2P04AP_zstat_threshold sono disponibili per questa analisi nel foglio di lavoro Default_Config_Params del file di configurazione dell'analisi predefinito. Se i parametri predefiniti non sono applicabili o non sono completi, è possibile dichiarare i valori obbligatori nel file di configurazione dell'analisi utente. Assicurarsi di seguire le stesse convenzioni relative al formato e alla denominazione come indicato nel file di configurazione dell'analisi predefinito.

La tabella dei risultati per questa analisi è R_P2P04AP_Outliers_Benford.

Questa analisi identifica i modelli di pubblicazione che possono indicare un errore del fornitore o del personale AP. In particolare, riporta le transazioni pubblicate da utenti che hanno anche creato il record principale del fornitore in LFA1, LFB1 o entrambi, con una conseguente segregazione delle mansioni potenzialmente inadeguata.

Confronta il campo della transazione BKPF_USNAM ai campi del fornitore LFA1_ERNAM e LFB1_ERNAM. In LFA1, viene esaminata solo la voce corrispondente al codice aziendale della transazione.

Inizialmente, la tabella completa delle transazioni viene esaminata a livello di voce per identificare tutte le occorrenze. Le transazioni segnalate vengono poi raggruppate in un rapporto di riepilogo per combinazione utente/fornitore, che mostra il conteggio totale delle transazioni e l'importo totale delle transazioni in valuta locale.

Il rapporto di riepilogo riporta i dati della transazione (voce) con l'importo più alto in valuta locale trovato per ogni combinazione utente/fornitore segnalata.

Il seguente pseudocodice descrive il processo nel dettaglio. Ogni voce della fattura viene trattata come una transazione.

1. Unisce la tabella delle transazioni con quella principale del fornitore per ricercare gli utentiLFA1 e LFB1 che hanno creato la voce del fornitore.
2. Ordina la tabella associata per fornitore, nome utente e importo in valuta locale (in ordine decrescente), in modo che l'importo più alto della transazione appaia per primo per ogni combinazione.
3. Filtra la tabella ordinata per transazioni in cui:
   • L'utente che ha creato la transazione è lo stesso che ha creato la voce del fornitore in LFA1 oppure
   • L'utente che ha creato la transazione è lo stesso che ha creato la voce del codice del fornitore e dell'azienda in LFB1.
4. Riassume le transazioni segnalate per combinazione di utente e fornitore per produrre un conteggio totale delle transazioni e l'importo in valuta locale, riportando i campi delle voci della transazione con l'importo più alto in valuta locale.
   • I fornitori vengono raggruppati in un unico record, indipendentemente dai codici aziendali.
   • Nel calcolo dell'importo totale, si presume che la valuta locale di un fornitore sia identica per tutti i codici aziendali.
5. La tabella riassuntiva è ordinata in modo da riportare le combinazioni utente/fornitore segnalate in ordine decrescente in base all'importo locale (indipendentemente dalla valuta).

Non è disponibile un filtro dei risultati predefinito. È possibile dichiarare i filtri dei risultati nel file di configurazione dell'analisi utente per affinare ulteriormente i risultati, come per esempio l'importo minimo della transazione da riportare.

La tabella dei risultati per questa analisi è R_P2P05AP_SOD_Vendor_AP.

Questa analisi identifica i modelli di pubblicazione che possono indicare un errore del fornitore o del personale AP. In particolare, questa analisi riporta i fornitori in cui tutte le transazioni nel periodo d'indagine sono state pubblicate dallo stesso utente in tutti i codici aziendali del fornitore.

Inizialmente, la tabella completa delle transazioni viene esaminata a livello di voce per identificare tutte le occorrenze dello stesso utente che pubblica tutte le transazioni del fornitore. Le transazioni segnalate vengono poi raggruppate in un rapporto di riepilogo per fornitore, che mostra il conteggio totale delle transazioni e l'importo in valuta locale.

Il rapporto di riepilogo riporta i dati della transazione (voce) con l'importo più alto in valuta locale trovato per ogni fornitore segnalato.

Il seguente pseudocodice descrive il processo nel dettaglio. Ogni voce della fattura viene trattata come una transazione.

1. Ordina la tabella delle transazioni in base a fornitore, utente e importo in valuta locale, in ordine decrescente.
2. Riassume la tabella delle transazioni in base al numero del fornitore e al nome dell'utente, per produrre una tabella con un elenco di tutti gli utenti che pubblicano transazioni per un determinato fornitore.
   • Consente di creare un importo totale in valuta locale per ogni combinazione, rinominato c_Total_Trans_Amount_LC_VenUsr. Si presume la stessa valuta per tutti i codici aziendali del fornitore.
   • Consente di rinominare il campo del conteggio c_Trans_Count_VenUsr.
   • Consente di riportare i dati della transazione (voce) con l'importo più alto in valuta locale trovato per ogni combinazione fornitore/utente.
3. Riassume nuovamente la tabella risultante, solo per il fornitore, producendo i subtotali per il fornitore come segue:
   • Totale di c_Total_Trans_Amount_LC_VenUsr, rinominato c_Total_Trans_Amount_LC.
   • Totale di c_Trans_Count_VenUsr, rinominato c_Trans_Count.
   • Consente di riportare i dati della prima transazione (voce) trovata per ogni fornitore. Nel caso di un singolo utente, si tratterà della transazione con l'importo più alto in valuta locale a causa dell'ordine precedente.
   • Consente di rinominare il campo del conteggio c_Unique_User_Count.
4. Estrae tutti i campi per i fornitori il cui conteggio utenti univoco è 1 e il cui conteggio transazioni è uguale o superiore alla soglia specificata (il valore predefinito è 10).
5. Unisce i fornitori segnalati con la tabella principale dei fornitori (P_LFB1_LFA1_BUKRS) per ricercare ulteriori campi di reporting.

Non è disponibile un filtro dei risultati predefinito. È possibile dichiarare i filtri dei risultati nel file di configurazione dell'analisi utente per affinare ulteriormente i risultati, come per esempio l'importo minimo della transazione da riportare.

Parametri predefiniti Un parametro predefinito, v_P2P06AP_min_count, è disponibile per questa analisi nel foglio di lavoro Default_Config_Params del file di configurazione dell'analisi predefinito. Se il parametro predefinito non è applicabile o non è completo, è possibile dichiarare i valori obbligatori nel file di configurazione dell'analisi utente. Assicurarsi di seguire le stesse convenzioni relative al formato e alla denominazione come indicato nel file di configurazione dell'analisi predefinito.

La tabella dei risultati per questa analisi è R_P2P06AP_Posting_Patterns_Single_User.