Inviare promemoria ricorrenti sulle azioni
Inviare promemoria ricorrenti alle persone che devono rispondere alle azioni.
Come funziona
Qualora fosse necessario inviare promemoria ricorrenti sulle azioni, è possibile configurare la frequenza di invio delle notifiche e-mail ai proprietari e alle persone messe in copia. È inoltre possibile inviare più azioni in un'unica e-mail ai proprietari e alle persone messe in copia.
Esempio
Configurare i promemoria ricorrenti
Scenario
Si crea un'azione e si specifica come data di scadenza il 3 maggio 2019. È inoltre possibile le impostazioni di notifica come segue:
- Invia promemoria ricorrenti: settimanalmente
- Invia promemoria prima della data di scadenza: 5, 3, 1, vuoto, vuoto
Risultato
Prima del 3 maggio 2019 Diligent One invia e-mail di promemoria con 5 giorni, 3 giorni e 1 giorno di anticipo rispetto alla data di scadenza
Dopo il 3 maggio 2019 Le e-mail di promemoria continuano a essere inviate settimanalmente finché l'azione non viene chiusa, eliminata o assegnata a un'altra persona. Se la persona assegnata all'azione viene rimossa dal progetto o il progetto viene archiviato, anche l'invio delle e-mail di promemoria viene interrotto.
Autorizzazioni
Gli Amministratori del progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono configurare la frequenza di invio dei promemoria.
Gestori professionali, Utenti professionali, Gestori collaboratore, Tester collaboratore e Utenti collaboratore possono inviare più azioni in un'unica e-mail.
Configurare la frequenza di invio dei promemoria
È possibile inviare promemoria ricorrenti:
- su base giornaliera, settimanale o mensile
- secondo una programmazione personalizzata basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza
-
Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
Si apre l'home page Progetti.
- Fare clic sulla scheda Notifiche.
- Configurare i seguenti campi, quindi selezionare Salva:
Campo Predefinito Osservazioni Invia promemoria ricorrenti Settimanale Selezionare Giornalmente, Settimanalmente o Mensilmente dall'elenco a discesa per indicare la frequenza con cui verranno inviate le e-mail di promemoria per gli elementi in sospeso (azioni/richieste aperte o scadute).
Le e-mail di promemoria cominciano a essere inviate alle 00:00 UTC. I promemoria settimanali vengono inviati di lunedì, mentre quelli mensili il primo giorno del mese.
Le e-mail di promemoria riguardo alle azioni e alle richieste vengono inviate prima di e dopo la data di scadenza fino a quando gli elementi sono chiusi, eliminati o assegnati a un'altra persona. Se la persona assegnata all'elemento è rimossa dal progetto, o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.
Invia promemoria prima della data di scadenza Selezionare questa opzione per impostare una pianificazione personalizzata per le notifiche di promemoria basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza dell'azione/richiesta. Puoi specificare fino a cinque frequenze di notifica personalizzate.
Se la data di scadenza di un'azione/richiesta è passata, o se non ve n'è alcuna impostata, le e-mail di promemoria vengono inviate alla frequenza predefinita (Settimanalmente) o alla frequenza di promemoria ricorrente specificata (Giornalmente o Mensilmente).
Nota
Se si abilitano solamente le e-mail di promemoria ricorrenti regolarmente, senza promemoria aggiuntivi pianificati "x" giorni prima della data di scadenza, Diligent One invia i promemoria ricorrenti regolarmente sia prima che dopo la data di scadenza.
Tuttavia, se abiliti entrambi i tipi di notifica, Diligent One invia solo i promemoria secondo la pianificazione personalizzata prima della data di scadenza e quelli aggiuntivi ricorrenti regolarmente dopo che la data di scadenza è passata.
Consolidare più azioni in un'unica e-mail per persona
È possibile aggregare più azioni assegnate a un proprietario o a una persona messa in copia in un'unica e-mail per persona.
- Aggiungere tutte le azioni e mantenere l'opzione Invia notifica adesso deselezionata per ogni azione.
- Facoltativo. Accedere alla scheda Notifiche nella pagina Configura tipo di progetto per indicare la frequenza di invio dei promemoria.
- Accedere ad ogni azione, selezionare Invia promemoria ogni [frequenza]e fare clic su Salva.
Risultato Tutte le azioni sono consolidate in un'unica email per ogni persona.
Chi riceve i promemoria?
Sia i proprietari che le persone che sono state messe in copia ricevono notifiche di promemoria.
- I proprietari ricevono un'e-mail che li avvisa che sono stati designati come proprietari di una issue o di un'azione.
- Le persone che sono state messe in copia su un'azione ricevono un'e-mail diversa che le avvisa che sono state aggiunte come collaboratore sull'azione.
Quando termina l'invio dei promemoria?
I promemoria vengono inviati solo per le azioni aperte.
Ad esempio, se si aggiorna un'azione impostando lo Stato azione su Chiusa, il proprietario dell'azione e tutte le persone messe in copia sull'azione non riceveranno più promemoria relativi all'azione.
