Inviare promemoria di richieste ricorrenti
È possibile inviare promemoria ricorrenti alle persone responsabili di soddisfare le richieste.
Come funziona
Qualora sia necessario inviare promemoria ricorrenti relativi a richieste, è possibile configurare la frequenza di invio delle notifiche tramite e-mail ai proprietari delle richieste e alle persone in CC. È inoltre possibile inviare più elementi di richiesta in un'unica email ai proprietari e alle persone in CC.
Nota
- I termini dell'interfaccia sono personalizzabili e i campi e le schede configurabili. Nell'istanza di Diligent One, alcuni termini, campi e schede potrebbero essere diversi.
- Se un campo richiesto è lasciato vuoto, verrà visualizzato un messaggio di avviso: Questo campo è obbligatorio. Alcuni campi personalizzati potrebbero avere valori predefiniti.
Esempio
Configurare i promemoria ricorrenti
Scenario
Crei una richiesta e specifichi la data di scadenza al 3 maggio 2019. È inoltre possibile le impostazioni di notifica come segue:
- Invia promemoria ricorrenti: settimanalmente
- Invia promemoria prima della data di scadenza: 5, 3, 1, vuoto, vuoto
Risultato
Le e-mail di promemoria per la richiesta vengono inviate settimanalmente (ogni lunedì) prima del 3 maggio 2019. Ulteriori e-mail di promemoria per la richiesta vengono inviate anche 5 giorni, 3 giorni e 1 giorno prima del 3 maggio 2019.
Dopo il 3 maggio 2019, le e-mail di promemoria continuano a essere inviate settimanalmente fino a quando la richiesta viene chiusa, eliminata o assegnata a un'altra persona. Se la persona assegnata alla richiesta è rimossa dal progetto, o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.
Autorizzazioni
Gli Amministratori del progetto e gli Amministratori del tipo di progetto possono configurare la frequenza di invio dei promemoria.
I Gestori professionali e gli Utenti professionali possono inviare più elementi di richiesta in un'unica e-mail.
Configurare la frequenza di invio dei promemoria
È possibile inviare promemoria ricorrenti secondo una pianificazione giornaliera, settimanale o mensile; o secondo una pianificazione personalizzata basata sul numero "x" di giorni precedenti la data di scadenza.
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Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Progetti per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Progetti.
Si apre l'home page Progetti.
- Fare clic sulla scheda Notifiche.
- Configurare i seguenti campi, quindi selezionare Salva:
Campo Predefinito Osservazioni Invia promemoria ricorrenti Settimanale Selezionare Giornalmente, Settimanalmente o Mensilmente dall'elenco a discesa per indicare la frequenza con cui verranno inviate le e-mail di promemoria per gli elementi in sospeso (azioni/richieste aperte o scadute).
Le e-mail di promemoria cominciano a essere inviate alle 00:00 UTC. I promemoria settimanali vengono inviati di lunedì, mentre quelli mensili il primo giorno del mese.
Le e-mail di promemoria riguardo alle azioni e alle richieste vengono inviate prima di e dopo la data di scadenza fino a quando gli elementi sono chiusi, eliminati o assegnati a un'altra persona. Se la persona assegnata all'elemento è rimossa dal progetto, o il progetto è archiviato, anche le e-mail di promemoria non vengono più inviate.
Invia promemoria prima della data di scadenza Selezionare questa opzione per impostare una pianificazione personalizzata per le notifiche di promemoria basata su un numero "x" di giorni prima della data di scadenza dell'azione/richiesta. Puoi specificare fino a cinque frequenze di notifica personalizzate.
Se la data di scadenza di un'azione/richiesta è passata, o se non ve n'è alcuna impostata, le e-mail di promemoria vengono inviate alla frequenza predefinita (Settimanalmente) o alla frequenza di promemoria ricorrente specificata (Giornalmente o Mensilmente).
Nota
Se si abilitano solamente le e-mail di promemoria ricorrenti regolarmente, senza promemoria aggiuntivi pianificati "x" giorni prima della data di scadenza, Diligent One invia i promemoria ricorrenti regolarmente sia prima che dopo la data di scadenza.
Tuttavia, se abiliti entrambi i tipi di notifica, Diligent One invia solo i promemoria secondo la pianificazione personalizzata prima della data di scadenza e quelli aggiuntivi ricorrenti regolarmente dopo che la data di scadenza è passata.
Consolidare più richieste in un'unica e-mail per persona
Se si inviano richieste in massa, più richieste vengono consolidate in un'unica email invece di inviare un'email per richiesta.
- Aggiungere tutte le richieste e mantenere l'opzione Invia adesso deselezionata per ciascuna richiesta.
- Facoltativo. Accedere alla scheda Notifiche nella pagina Configura tipo di progetto per indicare la frequenza di invio dei promemoria.
- Fare clic sulla scheda di gestione del progetto Richieste per passare alla pagina Monitoraggio dell'elenco delle richieste.
- Selezionare le richieste che si desidera consolidare in un'unica e-mail.
- Fare clic su Invia notifica.
Risultato: tutte le richieste sono consolidate in un'unica e-mail per ogni persona.
Chi riceve i promemoria?
Sia il proprietario della richiesta che le persone in CC ricevono le notifiche tramite e-mail.
- Il proprietario della richiesta riceve un'e-mail in cui viene descritto che gli è stata assegnata la richiesta.
- Le persone aggiunte in CC nella richiesta ricevono un'e-mail diversa che descrive che sono state aggiunte come collaboratori alla richiesta.
Quando termina l'invio dei promemoria?
I promemoria vengono inviati per le richieste aperte e per eventuali stati di richiesta aggiuntivi definiti per il tipo di progetto come aventi notifiche abilitate.
Se si aggiorna una richiesta impostando lo Stato su Ricevuta, il proprietario della richiesta e tutte le persone in CC nella richiesta non riceveranno più promemoria a riguardo. Inoltre, i promemoria non verranno inviati mentre la richiesta è impostata su qualsiasi stato con le notifiche disabilitate.
