Inviare dashboard tramite e-mail

È possibile inviare una dashboard tramite e-mail per condividere dati con altri utenti di Rapporti. Si possono inviare tramite e-mail esclusivamente dashboard che sono state salvate e attivate.

Come funziona

Quando si salva un rapporto o una dashboard, è possibile definire le impostazioni di distribuzione e di sicurezza associate al rapporto o alla dashboard. Queste impostazioni consentono di specificare se la dashboard o il rapporto possono essere inviati tramite e-mail e il livello di accesso richiesto per riceverli tramite e-mail.

Inviare dashboard tramite e-mail a parti interessate esterne

Per inviare tramite e-mail una dashboard a una persona che non ha accesso all'applicazione Rapporti, è necessario definire le seguenti impostazioni:

Per tutti i rapporti sulla dashboard	La dashboard
Quando viene salvato il rapporto: dalla scheda Dettagli, impostare Accesso ai rapporti su Pubblico dalla scheda Distribuzione, impostare Sicurezza e-mail e trasmissione su Non sicuro	Quando viene salvata la dashboard: impostare Accesso alla dashboard su Pubblico

Una volta configurate le impostazioni di distribuzione e di sicurezza, è possibile inviare la dashboard tramite e-mail.

Autorizzazioni

Solo gli amministratori e gli autori di un rapporto possono inviare una dashboard tramite e-mail.

Verificare le impostazioni di distribuzione e sicurezza

1. Aprire l'applicazione Rapporti.

   Si apre la pagina Sfoglia.

2. Aprire una dashboard esistente e fare clic su Condividi.

   Si apre la finestra di dialogo Condividi.

3. Fare clic su Condividi impostazioni.
4. Assicurarsi che l'impostazione E-mail sia abilitata e che l'impostazione Sicurezza e-mail e trasmissione sia corretta.

   Impostazione	Descrizione
   E-mail	permette di distribuire il rapporto per e-mail
   Sicurezza e-mail e trasmissione	consente di specificare il livello di accesso necessario per ricevere il rapporto via e-mail: Tutti gli utenti: tutti gli utenti di Rapporti possono ricevere il rapporto per e-mail Non sicuro: il rapporto può essere inviato alle parti interessate esterne che non hanno accesso all'applicazione Rapporti Utenti convalidati: tutti gli utenti con accesso cartella al rapporto possono ricevere il rapporto tramite e-mail

5. Fare clic su Torna a Condividi.

Inviare la dashboard tramite e-mail

1. Fare clic nel campo Aggiungi destinatari e specificare i destinatari dell'e-mail:
   • Per inviare la dashboard a un utente o gruppo specifico, immettere il nome dell'utente o del gruppo e selezionare l'utente o il gruppo appropriato.
   • Per visualizzare un elenco di tutti gli utenti e gruppi, fare clic su Tutti e selezionare l'utente o il gruppo appropriato.
   • Per selezionare un destinatario da un elenco di utenti, fare clic su Solo persone e selezionare l'utente appropriato.
   • Per selezionare un gruppo da un elenco di gruppi, fare clic su Solo gruppi e selezionare il gruppo appropriato.
2. Nel campo Nome, inserire l'oggetto dell'e-mail.

   Per impostazione predefinita, il nome della dashboard viene visualizzato come oggetto dell'e-mail.

3. Facoltativo. Inserire un messaggio aggiuntivo che accompagni la dashboard.
4. Specificare il formato del rapporto nell'e-mail selezionando una delle seguenti opzioni:

   

   Nota

   Considerazioni:

   • Se non si seleziona un'opzione, la dashboard viene allegata all'e-mail come PDF.
   • Se si seleziona l'opzione Link a Rapporto, i destinatari ricevono tramite e-mail un link alla dashboard che li reindirizza a quest'ultima nell'applicazione Rapporti. I destinatari che non hanno accesso a Rapporti non possono accedere al link.
5. Fai clic su Invia.

   Risultato: la dashboard viene inviata tramite e-mail ai destinatari specificati.