Pianificazione dei record in Gestore del rischio

È possibile creare, gestire e automatizzare le consegne pianificate di record per gli oggetti di Gestore del rischio, come rischi, controlli, processi e obiettivi. Queste pianificazioni possono essere eseguite su base ricorrente, con la possibilità di aggiornare, sospendere, riprendere o eliminare le pianificazioni secondo le necessità. La pianificazione dei record può essere utilizzata per attivare pianificazioni per record specifici, applicare filtri e assegnare attività di pianificazione a più utenti. Una pianificazione viene attivata sulla base del fuso orario configurato nella propria organizzazione. Quando si imposta una pianificazione, questa inizia immediatamente se è pianificata per il giorno corrente oppure alle 00:00 del giorno specificato. Una pianificazione può trovarsi in una delle seguenti fasi:

Attiva: la pianificazione è attualmente in esecuzione.
In pausa: la pianificazione è temporaneamente in pausa.
Pianificata: la pianificazione è impostata per essere eseguita in futuro.
Interrotta: la pianificazione è completata.
Annullata: la pianificazione viene annullata e non può più essere ripresa, aggiornata o eliminata.
Bloccata: la pianificazione è configurata in modo errato o si è verificato un errore durante l'esecuzione.

Aggiungere una pianificazione

Ecco come aggiungere una pianificazione:

Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Gestore del rischio per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Gestione del rischio. Si apre la home page di Gestore del rischio.
Nel pannello di sinistra, selezionare Impostazioni e quindi Pianifica.
Nella pagina elenco Pianifica , selezionare Aggiungi pianificazione.
Nel riquadro Aggiungi pianificazione, fornire un nome per la pianificazione.
Selezionare il Tipo di obiettivo. I tipi di oggetto disponibili sono rischio, controllo, processo e obiettivo.
Selezionare il Tipo di record. Vengono visualizzati i record associati al tipo di oggetto selezionato. Per esempio, se il tipo di oggetto è stato selezionato come rischio, i tipi di record visualizzati sono valutazione del rischio e mitigazione del rischio.
(Facoltativo) Nella sezione Filtra per, specificare il campo, il valore del campo e l'unità organizzativa correlata con cui filtrare i record. È possibile selezionare più campi, valori di campo e unità organizzative. Selezionare Applica.
Specificare una frequenza di pianificazione:
1. Selezionare la frequenza di ripetizione della pianificazione. Le opzioni disponibili sono:
  - Mensile
  - Trimestrale
  - Semestrale
  - Annuale
  - È inoltre possibile personalizzare la frequenza di ripetizione a partire da 1 mese. Utilizzare i pulsanti più (+) o meno (-) per regolare il numero di mesi.
2. Utilizzare il selettore data per specificare una data di inizio.
3. Specificare quando la richiesta deve essere terminata. Le opzioni disponibili sono:
  - Non finisce mai
  - Usare il selettore data per impostare una data di fine
  - Fermarsi dopo un numero specifico di occorrenze
Utilizzare il campo Assegnatario per cercare e assegnare la pianificazione a più persone. In alternativa, è possibile selezionare la casella di controllo Assegna ai proprietari degli oggetti per assegnare automaticamente la pianificazione ai proprietari degli oggetti. Gli assegnatari ricevono una notifica via e-mail con un elenco completo di tutti i record assegnati, quando viene attivata una pianificazione. Le notifiche vengono attivate per ogni valutazione in base alla configurazione di programmazione.
Selezionare Aggiungi pianificazione. È possibile visualizzare la pianificazione nella pagina dell'elenco delle pianificazioni. Dopo aver creato e salvato una pianificazione, le valutazioni vengono attivate immediatamente nella stessa data.

Visualizzare una pianificazione

Ecco come visualizzare una pianificazione:

Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Gestione del rischio per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Gestione del rischio. Si apre la home page di Gestore del rischio.
Nel pannello di sinistra, selezionare Impostazioni e quindi Pianifica.

Nella pagina elenco Pianifica, è possibile visualizzare le pianificazioni e i dettagli, tra cui il nome della pianificazione, lo stato, il record, la frequenza di ripetizione, la data di inizio della pianificazione, la data di fine e i filtri selezionati.

Aggiornare una pianificazione

Ecco come aggiornare una pianificazione:

Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Gestore del rischio per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Gestione del rischio. Si apre la home page di Gestore del rischio.
Nel pannello di sinistra, selezionare Impostazioni e quindi Pianifica.
Nella pagina elenco Pianifica , trovare la pianificazione che si desidera aggiornare, selezionare l'icona Altre opzioni (tre punti verticali), quindi Aggiorna pianificazione.
Nel riquadro Aggiorna pianificazione , è possibile aggiornare i seguenti campi:
- Nome della pianificazione
- Filtra per
- Ripeti ogni, Data di inizio e Fine della ripetizione, per modificare la frequenza della pianificazione. Se l'inizio di una programmazione è impostato in una data futura, non è possibile aggiornare la data di inizio al giorno corrente. La prima data di inizio può essere aggiornata al giorno lavorativo successivo.
- Campo Assegnatario , per assegnare la pianificazione a un altro proprietario o aggiungere proprietari.
Selezionare Aggiorna pianificazione. I dettagli sono aggiornati.

Qualsiasi aggiornamento della pianificazione dopo la prima attivazione imposta i campi del record e dell'oggetto in sola lettura. È ancora possibile modificare gli altri campi. Tuttavia, le modifiche avranno effetto nell'esecuzione successiva.

Mettere in pausa una pianificazione

Ecco come mettere in pausa una pianificazione in fase attiva o pianificata:

Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Gestore del rischio per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Gestione del rischio. Si apre la home page di Gestore del rischio.
Nel pannello di sinistra, selezionare Impostazioni e quindi Pianifica.
Nella pagina elenco Pianifica , trovare la pianificazione che si desidera mettere in pausa, selezionare Pausa.

La pianificazione si ferma e lo stato cambia in In pausa.

Riprendere una pianificazione

È possibile riprendere tutte le pianificazioni, ad eccezione di quelle nello stato interrotta.

Ecco come riprendere una pianificazione:

Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Gestore del rischio per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Gestione del rischio. Si apre la home page di Gestore del rischio.
Nel pannello di sinistra, selezionare Impostazioni e quindi Pianifica.
Nella pagina elenco Pianifica , trovare la pianificazione che si desidera riprendere e selezionare Riprendi.

La pianificazione riprende e lo stato cambia in Attivo.

Annullare una pianificazione

È possibile annullare le pianificazioni nello stato Attivo o In pausa.

Ecco come annullare una pianificazione:

Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Gestore del rischio per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Gestione del rischio. Si apre la home page di Gestore del rischio.
Nel pannello di sinistra, selezionare Impostazioni e quindi Pianifica.
Nella pagina elenco Pianifica , trovare la pianificazione che si desidera annullare, selezionare l'icona Altre opzioni (tre puntini verticali), quindi Annulla pianificazione.
Nella finestra di dialogo Annulla pianificazione selezionare Annulla pianificazione per confermare l'annullamento. La pianificazione viene annullata e viene visualizzata nella sezione Annullata. Non è possibile aggiornare, riprendere o eliminare una pianificazione annullata.

Eliminare una pianificazione

È possibile eliminare le pianificazioni solo nello stato Pianificato. Ecco come eliminare una pianificazione:

Dalla home page di Launchpad (www.highbond.com), selezionare l'applicazione Gestore del rischio per aprirla.
Se si è già in Diligent One, è possibile utilizzare il menu di navigazione a sinistra per passare all'applicazione Gestione del rischio. Si apre la home page di Gestore del rischio.
Nel pannello di sinistra, selezionare Impostazioni e quindi Pianifica.
Nella pagina elenco Pianifica , trovare la pianificazione che si desidera eliminare, selezionare l'icona Altre opzioni (tre punti verticali), quindi Elimina pianificazione.
Nella finestra di dialogo Elimina pianificazione, selezionare Elimina pianificazione per confermare l'eliminazione. La pianificazione viene cancellata e non può essere recuperata.