レポートのスケジュール
スケジュールされたレポートを使用すると、自動的に、電子メールでダッシュボードレポートを受信者に定期送信できる。組織内のライセンスされたユーザーとアクティビティー センターへのアクセス権を持たない外部のステークホルダーの両方と、レポートを共有できます。
この機能を使用できるユーザー
スケジュールされたレポートを作成および管理するには、次のいずれかのロールが必要です。
- レポート管理者
- レポート作成者
さらに、スケジュールするダッシュボードへのフル アクセス権も必要です。
メモ
テンプレートとスナップショットをスケジュールすることはできません。スケジュール管理のサポートを行うのはカスタム ダッシュボードのみです。
既知の制限と制約
- スケジュールの上限ダッシュボードごとに最大 5 つのスケジュール済みレポートを作成できます。
- スケジュールごとに 1 シート各スケジュール済みレポートに含めることができるダッシュボードのシートは 1 枚のみです。
- CSV のテーブルの制限CSV 形式を使用する場合、または CSV 添付ファイルを含める場合は、最大 5 つのデータ テーブルを選択できます。
- CSV のビジュアルの種類CSV形式でエクスポートできるのは、表形式とピボット形式のビジュアルのみです。
- ファイル サイズレポートの添付ファイルの上限は 35MB です。
- PDF の切り捨てPDF 形式の大きなテーブルは切り捨てられる場合があります。完全なテーブルデータには CSV 添付のオプションを使用します。
- スケジュールの重複システムが同一の構成（同じシート、テーブル、形式）の重複したスケジュールの作成を防ぎます。
- 配信のタイミングスケジュールされたレポートの電子メールはキューに入り、システムが受信する要求量によっては遅延することがあります。
- 電子メールの検証受信者の電子メールアドレスには「@」および「.」が含まれている必要があります。
スケジュール済みレポートの作成
プラットフォームホーム ページ (www.diligentoneplatform.com) から、アクティビティー センター アプリを選択して開きます。
すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用して アクティビティー センター アプリに切り替えることができます。
- スケジュールするダッシュボードを開きます。
- ツールバーで［スケジュール済みレポート］を選択します。
- ［+ 新規レポートをスケジュールする］を選択します。
次のレポートの設定を構成します。
フィールド 説明 レポート名 このスケジュール済みレポートを識別する名前を入力します。 説明 （オプション）レポートの目的に関する詳細を追加します。 レポートに使用するシート 含めるダッシュボードのシートを選択します。各スケジュールに含めることができるシートは 1 枚のみです。 書式 ［PDF］または［CSV］を選択します。
メモ
PDF 形式を選択すると、PDF シート内の大きなテーブルが切り捨てられることがあります。この問題を解決するには、［すべてのテーブルデータを含む CSV ファイルを含める］有効にして、完全なテーブルデータ（最大 5つ）を PDF に添付します。
CSV 形式を選択すると、表形式とピボット形式のビジュアルの CSV エクスポートを実行できます。
CSV 添付ファイルとして含めるデータテーブルを 5 つまで選択できます。
- ［受信者］フィールドに、カンマ、セミコロン、スペース、または改行で区切って電子メールアドレスを入力します。内部のライセンスされたユーザーと外部の電子メールアドレスの両方を追加できます。
配信スケジュールを次のように設定します。
- 定期配信を有効にするには、［電子メールをスケジュールする］に切り替えます。
［繰り返し］のパターンを選択します。
有効にする その他のオプション 毎日 時刻、タイムゾーン、開始日、終了日を選択します。終了日の設定範囲は今日から最長 2 年です。 毎週 曜日、時刻、タイムゾーン、開始日、終了日を選択します。終了日の設定範囲は今日から最長 2 年です。 毎月 送信する時刻、タイムゾーン、開始日、終了日を選択します（初日、最終日、または特定の日付）。終了日の設定範囲は今日から最長 2 年です。 毎年 月、日付（オプション）、時刻、タイムゾーン、開始日、終了日を選択します。終了日の設定範囲は今日から最長 3 年です。
（オプション）電子メールをカスタマイズするには、［電子メールをカスタマイズする］に切り替えます。
- 電子メールの件名デフォルトの電子メールの件名行を上書きします。
- 受信者へのカスタム メッセージ電子メール本文に表示されるメッセージを追加します。
- ［テストを送信する］を選択して、スケジュール設定前に電子メールをプレビューします。
- ［レポートのスケジュールする］を選択して、スケジュールを有効にします。
スケジュール済みレポートの管理
スケジュール済みレポートの表示および管理は以下のように行います。
- ダッシュボードを開きます。
- ツールバーで［スケジュール済みレポート］を選択します。
パネルに、次のようなダッシュボードのスケジュール済みレポートがすべて表示されます。
- レポート名と進捗状況（有効、失敗、または一時停止）
- 形式と繰り返しのパターン
- 受信者数
- 作成者名
スケジュール済みレポートの編集
スケジュールを作成したユーザーのみが編集できます。レポート作成者またはレポート管理者のロールおよびフルアクセス権を持つ他のユーザーは、スケジュールを表示できますが、変更はできません。スケジュール済みレポートの編集には、次の手順を実行します。
- レポートタイルの［その他のオプション］メニュー（⋯）を開きます。
- ［編集］を選択します。
- 必要に応じて設定を変更します。
- ［保存］を選択します。
スケジュールの一時停止または再開
レポートを一時停止または再開できるのはスケジュール済みレポートの所有者のみです。スケジュール済みレポートの一時停止または再開には、次の手順を実行します。
- レポートタイルの［その他のオプション］メニュー（⋯）を開きます。
- ［一時停止］または［再開］選択します。
一時停止されたスケジュールは設定を保持しますが、再開されるまでレポートの送信を停止します。
スケジュール済みレポートの削除
スケジュール済みレポートを削除できるのは所有者のみです。ただし、エラーが原因でスケジュールが一時停止された場合、レポート作成者またはレポート管理者のロールとフルアクセス権を持つ他のユーザーもスケジュールを削除できます。スケジュール済みレポートを削除するには、次の手順を実行します。
- レポートタイルの［その他のオプション］メニュー（⋯）を開きます。
- ［削除］を選択します。
レポートの詳細を示す確認ダイアログを確認します。確認点は次のとおりです。
- 名前
- 書式
- 有効にする
- 受信者数
- クリエイター
- ［レポートの削除］を選択して確定します。
自動スケジュールの一時停止
スケジュール済みレポートは、次の状況で自動的に一時停止されます。
- 配信の失敗スケジュール済みレポートの送信に失敗すると、スケジュールが一時停止し、所有者が通知を受け取ります。
- アクセスが取り消されましたダッシュボードへのフルアクセス権を失うと、そのダッシュボードのスケジュールが一時停止され、通知されます。
有効期限終了日が過ぎると、スケジュールは一時停止します。所有者は、終了日が近づいた時点および終了日後に通知を受け取ります。
