カスタム電子メール送信者の設定

Diligent One プラットフォームは、ユーザーおよび非ユーザーに電子メールを送信し、アクションを要求したり、最新情報を提供したりします。ユーザーが Diligent One プラットフォームからの電子メールを信頼できるようにするには、カスタム電子メール送信者を設定して、会社を送信者として認識できるようにします。

主なメリット

カスタム電子メール送信者にはさまざまな利点があります。

  • コンプライアンスと効率の改善フィッシング攻撃に対する意識が高まるにつれ、一般的な電子メールへの不信が大きくなっています。Diligent One プラットフォームの通知は開かれず、受信者はフィッシング攻撃として報告する場合があります。これは、IT チームで誤検出の作業が増える、監査の阻害、コンプライアンスと洞察の低下といった、さまざまな負の影響を及ぼす可能性があります。見慣れた名前であれば、受信者は電子メールを認識し、信頼することができます。
  • コミュニケーションの改善カスタム電子メール送信者を返信先アドレスとして使用すると、電子メール受信者は電子メールの合法性を検証したり、詳細を要求したりすることができます。

カスタム電子メール送信者が指定された電子メール

カスタム電子メール送信者は、From アドレスに表示され、返信先アドレスとしても使用できます。

電子メールが Diligent によって制御されたシステムから送信されたことを示すために、［送信者］ヘッダーには Diligent One Platform のデフォルトの送信者アドレスが入力されます。これは電子メールの配信能力には影響しません。

電子メール サービスでは、この情報が若干異なる場合がありますが、ほとんどの場合、Diligent One プラットフォームの電子メールの From フィールドは次の例のように表示されます。

  • Microsoft Outlook の例送信者: Diligent One Platform Notifications <notifications@diligentoneplatform.com> on behalf of Internal Audit
  • Gmail の例送信者: Internal Audit <internalaudit@example.com>

サポートされていないアプリ

次の Diligent One Platform アプリは、カスタム送信者機能をサポートしていません。

  • コミュニティー

  • Diligent ESG

  • Diligent Equity

  • Policy Manager

  • レポート

カスタム電子メール送信者の設定

メモ

Diligent One プラットフォームでは、アクセント記号またはアルファベット以外の文字が含まれる電子メールアドレスはサポートされません。

システム管理者は、次の種類のカスタム電子メール送信者を設定できます。

  • DMARC 準拠

  • クラシック

メモ

  • 各構成は異なるアプリのセットをサポートします。各送信者の種類でサポートされているアプリケーションのリストを表示できます。

  • 両方のリストのアプリケーションを使用する場合は、両方の構成を完了する必要があります。

DMARC 準拠の電子メール送信者の構成

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance) 準拠により、通知メールが検証済みドメインから送信されたことが保証され、メールの信頼性と配信能力が向上します。

  1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) を開きます。

    メモ

    会社が Diligent One プラットフォームで複数の組織を使用している場合は、該当する組織がアクティブであることを確認します。

  2. 左側のナビゲーションで［プラットフォーム設定］を選択します。

    左側のナビゲーションに、さまざまなプラットフォーム設定オプションが表示されます。

  3. ［組織の管理］で、［通知の設定］を選択します。
  4. ［通知の設定］ページで、［カスタム電子メール送信者］の横にある［設定の定義］ボタンを選択します。
  5. ［カスタム電子メール送信者］ページで、［DMARC 準拠の送信者］の横にある［構成］ボタンを選択します。
  6. ［構成］ページで、以下を実行します。
    1. ［ドメイン］フィールドにドメイン名を入力します。たとえば、diligent.com と入力します。
    2. ［DNS レコードの生成］を選択します。

      Diligent One プラットフォームがドメインからメールを送信することを許可するために必要な DNS レコードのリストが表示されます。

      メモ

      ドメインが他の組織によって検証されている場合、一部のレコードは検証済みとして表示されます。TXT タイプのレコードは各組織に固有であり、組織の検証メカニズムとして使用されます。

    3. ［CSV をダウンロード］ボタンを選択して、リストを保存します。

    4. ドメイン プロバイダーにレコードをアップロードします。

      Diligent One プラットフォーム システムに変更が表示されるまでに最大 72 時間かかる場合があります。

    5. 構成ページで、ドメインとレコードが検証された後に、［電子メール プロファイルの設定］セクションで、次の表の説明に従って詳細を入力します。

      フィールド説明
      送信者名カスタム名を入力します。
      メールアドレスメール アドレスを追加します。ドメイン名はフィールドの末尾にすでに表示されています。
      この電子メールを返信先アドレスとして使用しますカスタム送信者を返信先アドレスとして使用する場合は、このチェックボックスをオンにします。
    6. ［有効化］を選択します。

クラシック電子メール送信者の構成

  1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) を開きます。

    メモ

    所属会社がプラットフォーム ホームページで複数のインスタンスを使用している場合は、該当するインスタンスがアクティブであることを確認します。

  2. 左側のナビゲーションで［プラットフォーム設定］を選択します。

    左側のナビゲーションに、さまざまなプラットフォーム設定オプションが表示されます。

  3. ［組織の管理］で、［通知の設定］を選択します。
  4. ［通知の設定］ページで、［カスタム電子メール送信者］の横にある［設定の定義］ボタンを選択します。
  5. ［カスタム電子メール送信者］ページで、［クラシック送信者］の横にある［構成］ボタンを選択します。
  6. ［電子メール送信者］ページで、次の表に示すように、詳細を指定します。
    フィールド説明
    電子メール アドレス名送信者の名前を入力します。
    メールアドレス送信者の電子メールアドレスを入力します。
    この電子メールを返信先アドレスとして使用しますカスタム送信者を返信先アドレスとして使用する場合は、このチェックボックスをオンにします。
    カスタム電子メール アドレスを有効化しますこのチェックボックスをオンにします。
    電子メール ヘッダーのプレビュー電子メール ヘッダーのサンプルをプレビューし、正しく表示されていることを確認します。
  7. ［変更を保存］を選択します。

カスタム電子メール送信者を無効化する

Diligent One プラットフォームのデフォルト電子メール アドレスを使用する場合は、カスタム電子メール送信者を無効にできます。

DMARC 準拠の送信者の設定を無効にする

  1. DMARC 準拠の送信者を有効にした設定ページに移動します。

  2. フォームの最後に表示される［無効にする］ボタンを選択します。

    すべての Diligent One プラットフォームの電子メールは notifications@highbond.com から送信されるようになりました。

クラシック送信者の構成を無効にする

  1. ［電子メール送信者］ページで、［カスタム電子メール アドレスを有効化］チェックボックスをオフにします。
  2. ［変更を保存］を選択します。

    すべての Diligent One プラットフォームの電子メールは notifications@highbond.com から送信されるようになりました。

DMARC 準拠の送信者の構成を削除する

DMARC 準拠ドメインの登録を解除する場合は、設定を削除できます。

  1. DMARC 準拠の送信者を有効にした設定ページに移動します。

  2. ページの右上隅で、［設定を削除］を選択します。

  3. 確認ダイアログ ボックスで［削除］を選択します。