要求の追加

ビジネスの所有者または他の関係者に対してドキュメントを要求します。

要求は、手動で作成することもできますが、［AI で生成］機能を使用して、プロジェクトのコンテキストに基づいて要求のドラフトを自動的に作成することもできます。AI を使用して要求を生成できるのは、システム管理者が［AI 機能］トグルを有効にした場合のみです。詳細については、「AI 機能を有効にする」を参照してから、「 」を参照してください。

機能の仕組み

監査人は、ビジネス所有者および他の関係者からドキュメントを要求し、さらなる情報を収集する必要があることが多くあります。

ドキュメントを要求するには、要求を追加し、これを該当する担当者に割り当てます。割り当てられると、担当者は、要求にアクセスするためのリンクを伴った電子メールの通知を受信するほか、添付ファイルを追加したり、コメントを投稿したりするオプションがあります。

例

権限

Professional 部門長、Professional ユーザー、および Contributor テスト担当者のみが要求を追加できます。

Contributor テスト担当者は、要求タブ、および所有する統制と手続きから、要求を追加できます。自身が作成した、または要求所有者として割り当てられている要求のみを表示、更新でき、また作成した要求のみを削除できます。

新しい要求を追加する手順

1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、プロジェクト アプリを選択して開きます。

   すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。

   プロジェクトのホームページが開きます。

2. プロジェクトを開きます。

   プロジェクトダッシュボードが開きます。

3. ［計画］、［実地調査］、または［結果］タブから、右上にあるユーティリティツールバーの［ 要求］をクリックします。
4. ［要求］サイド パネルが開いたら、［+ 新しい要求］ボタンをクリックします。
5. ［要求］ダイアログに次の情報を入力し、［上書き保存］をクリックします。

   フィールド	説明
   要求元	ドキュメントを要求した担当者の名前を指定します
   説明	ドキュメント名、バージョン番号、部門など、要求された情報を説明します。ここで情報が見つかる可能性があります メモ リッチ テキスト フィールドは 524,288 文字を超えることはできません。 ヒント リッチ テキスト フィールドでスペル チェックを有効にするには、次のいずれかを実行します。 Chrome、Firefox、または SafariWindows のフィールド内で CTRL + 右クリックまたは Mac でコマンド + 右クリックを実行します。 Internet Explorer または Microsoft Edgeブラウザーの設定を開き、［スペル チェック/スペルの誤った単語の強調表示］をオンにします。
   所有者	要求を満たす責任のある担当者名を指定します 検索フィールドでは、人物の名および/または姓を対象に検索されます。 ［ユーザーを指定...］を選択し、次のいずれかを実行します: ユーザーを指定その人が Diligent One インスタンス内のライセンスを受けたユーザーである場合は、［ユーザー］一覧にある人物を選択します。 連絡先の指定組織がリザルトアプリを使用し、"参照のコレクション" を設定している場合は、連絡先一覧にある人物を選択し、要求の所有者として組織の連絡先の1つを指定します。 人物の名前を手動で入力し、Enter キーを押します。このオプションは、人物が Diligent One インスタンスのユーザーまたは連絡先ではない場合に使用します。人物名のほかに、その人物の電子メールアドレスを［電子メールアドレス］フィールドに手入力できます。 その人物がユーザーと連絡先の両方である場合に重複の電子メールが存在する場合は、連絡先の電子メールが検索結果からフィルター処理され、そのユーザーの電子メールのみが表示されます。 メモ ユーザーが、アクセスできない、またはプロジェクトの Oversight レビュー担当者ロールに割り当てられていない場合は、そのユーザーに電子メール経由で要求への未認証リンクが送信され、要求に応答するアクセスが与えられます。
   CC 任意	要求に貢献できる 1 人または複数の人を指定します 電子メールの CC 送信先は、Diligent One インスタンスにユーザーとして追加されている必要はありません。 Professional 部門長、Professional ユーザー、または Contributor ロールが割り当てられたユーザーのみがこのフィールドを更新できます。 メモ ユーザーが、アクセスできない、またはプロジェクトの Oversight レビュー担当者ロールに割り当てられていない場合は、そのユーザーに電子メール経由で要求への未認証リンクが送信され、要求に応答するアクセスが与えられます。 ヒント 入力、スペースバー、カンマ、タブ、またはセミコロンを押すと、CC リストに電子メール アドレスを追加することができます。電子メール アドレスは、保存する前に検証されます。
   期日 任意	要求の履行期日を指定します
   電子メールの件名 任意	電子メールの件名をカスタマイズする機能を提供します メモ 入力したパーソナライゼーションは、元の件名に追加されます。
   電子メール メッセージ 任意	電子メールの本文をカスタマイズする機能を提供します メモ 入力したパーソナライゼーションは、元の本文に追加されます。
   通知	メモ 既存の要求項目を更新する場合にのみこのフィールドを利用できます。 今すぐ送信要求の所有者と CC で送られる担当者に電子メールを即時送信します 送信［[frequency]］リマインダー要求の所有者と CC 送信先に、指定された定期的なスケジュールでメールを送信します。 定期的なリマインダーの詳細については、「定期的な要求アラームの送信」を参照してください。

AI で要求を生成する

［AI で生成］機能を使用して、プロジェクトのコンテキストに基づいてドラフトの要求を自動的に作成することができます。これは、監査に必要なドキュメントをすばやく特定して準備するために役立ちます。

AI を使用して要求を生成するときには、システムがプロジェクトですでに利用可能な次の情報を確認します。

• 計画の詳細

• 関連付けられた統制

• 統制テスト計画

• 既存の手動の要求

• 以前に生成された AI 要求

AI は、この情報を利用して、潜在的なドキュメントのニーズを特定し、ドラフトの要求を生成します。ドラフトを確認して承認するまで通知は送信されません。

利用可否

AI で要求を生成する機能は、組織で AI 機能がアクティブ化されている場合にのみ利用できます。

［AI で生成］ボタンが表示されない場合は、システム管理者に問い合わせてください。

AI で生成された要求の仕組み

［要求］ページの上部には、［AI で提案された要求］という新しいセクションが表示されます。このセクションには［AI で生成］ボタンが表示されます。

• AI で生成された要求は、［AI で提案された要求］リストにドラフトとして表示されます。

• ドラフトには、説明、所有者、期日などの提案された要求の情報が含まれています。

• ドラフトが承認されるまで、通知は送信されません。

• ドラフトの要求は、個別に編集、承認、または削除できます。

AI による要求追加

AI による要求を追加するには、次の手順を実行します。

1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、プロジェクト アプリを選択して開きます。

   すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。

   プロジェクトのホームページが開きます。

2. プロジェクトを開きます。

   プロジェクトダッシュボードが開きます。

3. ［AI で提案された要求］セクションで、［AI で生成］をクリックします。

   • 進捗インジケーター（たとえば「要求を生成中...」）が表示されます。

   • ［AI による生成を停止］を選択すれば、いつでもプロセスを停止できます。

4. ［AI で提案された要求］セクションで、［AI で生成］を選択します。
   システムに進捗インジケーター（たとえば要求を生成中...）が表示されます。
5. 生成が完了したら、AI で作成されたドラフト要求のリストを確認します。
6. ドラフトの項目を選択して開きます。
   手動の要求に使用される要求ダイアログで要求が開きます。
7. 要求の詳細を確認または変更します。
8. ［承認］をクリックして要求を確定し、要求の所有者に通知を送信します。
   承認された項目はメインの要求リストに移動します。
9. 不要なドラフトを削除するには、要求ダイアログで［削除］をクリックします。

複数の要求を追加

複数の要求を一度に追加することの詳細については、「要求の一括インポート」を参照してください。