ToDo の割り当て

アラームの設定、レビュー ノートの作成、および他者との協働を行うために、ToDo を割り当てます。

機能の仕組み

ToDo は、チームメイトとレビュー担当者間のコラボレーション ツールです。1 つの ToDo 項目は、プロジェクトまたはフレームワークの 1 名の Diligent One ユーザーに割り当てることができます。

ToDo を割り当てると、その ToDo は、あなたの ToDo リストにだけではなく、割り当てられたユーザーの ToDo リストにも追加されます。ToDo が割り当てられた人は、電子メールで通知を受け、ToDo を更新し、コメントを投稿することができます。ToDo を自分に割り当てる場合は、電子メールを受信しません。

ToDo でコメントを投稿すると、割り当てられたユーザーは電子メールで通知を受けます。同様に、割り当てられたユーザーがコメントを投稿すると、あなたが電子メールで通知を受けます。

メモ

監査証跡の整合性を維持するため、コメントは削除できないようになっています。

アイコン

ToDo は次のアイコンを伴います。

アイコン説明アイコンが表示される場所
ステータスが未処理の ToDo - アイコンは、未処理の ToDo 数も表示します。

右側のユーティリティツールバーの ToDo をクリックすると、ToDo サイド パネルが表示されます。

  • 実地調査ページ
  • ［計画］タブ
  • ［結果］タブ
新しいまたは未読の ToDo
  • プロジェクト ホームページ (優先度)
  • タスクの追跡ツール
期限超過 ToDo

進捗状況

To-Do は次の進捗状況になり得ます。

ステータス説明プロジェクトではどうなるか?
開封済みToDo を作成し、割り当てると表示される

ToDo が割り当てられた人は、電子メールで通知を受信します。

割り当てられたユーザーは、電子メールに記載されたリンクをクリックして、ToDo を更新したり、コメントを投稿したりできます。

クリアToDo が完了し、クローズする準備ができていることを確認すると、表示される

ToDo の進捗状況は、オープンからクリア済みへと更新されます。

ToDo を所有する人は、ToDo がクリアになり、ToDo がクローズされる準備ができていることを確認する電子メールを受信します。

終了ToDo をクローズすると表示される

ToDo の進捗状況は、クリア済みからクローズ済みへと更新されます。

割り当てられた人には、ToDo がクローズ済みであることを確認する電子メールが送信されます。ToDo は、ToDo パネルから削除されますが、プロジェクト ToDo リスト（プロジェクト管理用の［ToDo］タブからアクセス可能）とタスクの追跡ツール内に保持されます。

引用モードを伴ったインラインの ToDo の作成

監査レポートは、さまざまな対象者からの多くの精査に頻繁に直面します。最終レポートの下書きを書くときには、通常、他のチーム メンバーと協働して、最終メッセージが適切な口調、詳細、事実、および配置で書かれるように徹底する必要があります。

レビュー プロセスを奨励するには、引用モードでインラインの ToDo を作成することで、レポートのオリジナルの作成者にコーチング メモを提供できます。

詳細については、「証拠の引用」を参照してください。

例

レビュー メモの作成

シナリオ

同僚が、あなたに監査手続きの結果をレビューするよう割り当てました。レビューしていると、あなたは結果ドキュメントがしかるべき包括的な内容ではないことがわかりました。同僚がフォローアップして、追加情報を提供できるように、同僚のためにレビュー メモを作成したいと思います。

処理

手続きの実行ページで、ToDo サイド パネルの追加をクリックします。レビュー メモで次の情報を提供します。

  • 説明この監査手続きに関連付けられたアナリティクスのデータを提供してください。
  • 割り当て先あなたの同僚
  • 期日予定されている完了日

結果

ToDo が作成され、オープンの進捗状況が自動的に割り当てられます。ToDo が割り当てられた人は、電子メールで通知を受け、ToDo を更新し、コメントを投稿することができます。

権限

Professional 部門長、Professional ユーザー、および Oversight 管理職は、Diligent One インスタンス内のすべてのプロジェクトとフレームワークにわたり、ToDo の割り当ておよび管理ができます。

Contributor 部門長、Contributor テスト担当者、および Contributor ユーザーは、Contributor ダッシュボードを使ってアクセスできるいずれかの場所で ToDo を作成、更新、または表示することができます。たとえば、ユーザーが統制の所有者である場合は、［統制］ページに ToDo を作成することができます。

ToDo の作成と割り当て

新しい ToDo を作成し、適切な人をそのアクションに割り当てます。

  1. 次のいずれかを実行します。

    プロジェクトの場合

    1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、プロジェクト アプリを選択して開きます。

      すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。

    2. プロジェクトを開きます。

    フレームワークの場合

    1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、フレームワーク アプリを選択して開きます。

      すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーションメニューを使用してフレームワーク アプリに切り替えることができます。

    2. フレームワークを開きます。
  2. 次のいずれかを実行します。
    • プロジェクトで ToDo を作成するコンテキスト固有の［実地調査］ページから、または［計画］または［結果］タブから。
      1. 右側のユーティリティツールバーで、ToDo をクリックします。
      2. ToDo サイド パネルで、+ ToDo を追加をクリックします。
    • フレームワークで ToDo を作成するコンテキスト固有の［実地調査］ページから、または［計画］タブから。 
      1. 右側のユーティリティツールバーで、ToDo をクリックします。
      2. ToDo サイド パネルで、+ ToDo を追加をクリックします。
  3. ［ToDo を作成］フォームで詳細を入力します。 
  4. ［保存］をクリックします。

    結果ToDo は、［ToDo］パネルの下に表示されます。

ToDo リストを維持する

単一のプロジェクトまたはフレームワーク内で ToDo を管理します。

  1. 次のいずれかを実行します。

    プロジェクトの場合

    1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、プロジェクト アプリを選択して開きます。

      すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーション メニューを使用してプロジェクト アプリに切り替えることができます。

    2. プロジェクトを開きます。

    フレームワークの場合

    1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、フレームワーク アプリを選択して開きます。

      すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーションメニューを使用してフレームワーク アプリに切り替えることができます。

    2. フレームワークを開きます。
  2. プロジェクト管理用の［ToDo］タブをクリックします。

    ToDo の一覧が表示されます。

  3. 次のいずれかを実行して ToDo を探します。
    • 検索するか、フィルターを適用して ToDo の一覧を制限する。
    • 列タイトルをクリックして ToDo を並べ替える。
  4. 次のいずれかを実行して ToDo を管理します。
    • ToDo が作成されたページを表示する［開く］をクリックします。
    • ToDo の進捗状況を更新するか、コメントを投稿します。ToDo の横の［後進］をクリックします。
    • ToDo を削除する［削除］をクリックし、［OK］をクリックします。

      結果ToDo 一覧が更新されます。

すべての ToDo を管理する

複数のプロジェクトとフレームワークにわたり、あなたに割り当てられた、あなたが割り当てた ToDo を管理します。

  1. プラットフォーム ホームページ (www.diligentoneplatform.com) から、タスクの追跡ツール アプリを選択して開きます。

    すでに Diligent One を使用している場合は、左側のナビゲーションメニューを使用してタスクの追跡ツール アプリに切り替えることができます。

    ［タスクの追跡ツール］ページが、ユーザーに割り当てられている、未処理の ToDo 一覧が最も最近の期日で並べ替えられた状態で表示されます。

    黄色のクロック は期日を超過した項目を表します。赤色のドット は未読の項目を表します。

  2. 次のいずれかを実行して ToDo を探します。
    • 検索するか、フィルターを適用して ToDo の一覧を制限する。
    • 列タイトルの横にある をクリックして ToDo を並べ替える。
  3. ToDo の進捗状況を調整する、テーブルで情報を表示する、あるいは ToDo の説明をクリックしてその ToDo を更新します。
    ヒント

    ［プロジェクト］または［ソース］列の下のリンクをそれぞれクリックすることで、ToDo が作成されたプロジェクト、または ToDo が作成されたソースページに移動できます。

    メモ

    ToDo 項目は、ToDo を含むプロジェクトにアクセスできる Diligent One ユーザーにのみ再割り当てできます。

    結果ToDo が更新されます。