Een aangepaste e-mailafzender instellen

Het Diligent One-platform stuurt gebruikers en niet-gebruikers e-mails om acties te vragen en updates te bieden. Om gebruikers te helpen e-mails van het Diligent One-platform te vertrouwen, stelt u een aangepaste afzender in zodat zij uw bedrijf als afzender herkennen.

Belangrijkste voordelen

Een aangepaste e-mailafzender kan verschillende voordelen hebben.

• Verbeterde naleving en efficiëntieHet bewustzijn op het gebied van phishingaanvallen is verbeterd en daarom is het algehele wantrouwen op het gebied van e-mails gegroeid. Meldingen van het Diligent One-platform worden soms niet geopend en ontvangers kunnen ze rapporteren als phishing-pogingen. Dit kan verschillende negatieve effecten hebben, zoals het belasten van uw IT-team met fout-positieven, het verhinderen van audit en verminderen van naleving en inzicht. Een bekende naam kan ervoor zorgen dat ontvangers een e-mail herkennen en vertrouwen.
• Verbeterde communicatieU kunt uw aangepaste e-mailafzender gebruiken als een antwoordadres zodat e-mailontvangers de legitimiteit van een e-mail kunnen verifiëren of om meer informatie kunnen vragen.

E-mails met een aangepaste afzender

Uw aangepaste e-mailadres wordt weergegeven in het Van-adres en kan ook worden gebruikt als Antwoord-adres.

Om aan te geven dat de e-mail is verzonden vanaf een door Diligent beheerd systeem, wordt in de koptekst Afzender het standaardadres van het Diligent One-platform ingevuld. Dit heeft geen invloed op de bezorgbaarheid van de e-mail.

In e-mailservices kan deze informatie enigszins anders worden weergegeven, maar in de meeste gevallen ziet het veld Van in e-mails van het Diligent One-platform er ongeveer zo uit als de volgende voorbeelden:

• Microsoft Outlook-voorbeeldVan: Kennisgevingen Diligent One-platform <notifications@diligentoneplatform.com> namens Interne audit
• Gmail-voorbeeldVan: Interne audit <internalaudit@example.com>

Niet-ondersteunde apps

De volgende apps van het Diligent One-platform bieden geen ondersteuning voor de aangepaste afzenderfunctie:

• Community

• Diligent ESG

• Diligent Equity

• Policy Manager

• Rapporten

Een aangepaste e-mailafzender instellen

Als systeembeheerder kunt u de volgende typen aangepaste afzenders van e-mailberichten instellen:

• Voldoet aan DMARC

• Klassiek

Afzenders van e-mailberichten configureren die voldoen aan DMARC

Met DMARC-naleving (Message Authentication, Reporting and Conformance) op domeinbasis worden meldingen verzonden vanuit geverifieerde domeinen, waardoor de authenticiteit en de leverbaarheid van e-mailberichten worden verbeterd.

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com).

   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één instantie gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat de juiste instantie actief is.

2. Selecteer Platforminstellingen in het linkernavigatievenster.

   In de linkernavigatie worden de verschillende opties voor platforminstellingen weergegeven.

3. Selecteer onder Organisatiebeheer de optie Meldingsinstellingen.
4. Selecteer op de pagina Meldingsinstellingen de knop Instellingen definiëren naast Aangepaste e-mailafzender.
5. Selecteer op de pagina Aangepaste e-mailafzender de knop Configureren naast DMARC-compatibele afzender.
6. Doe het volgende op de configuratiepagina:
   1. In het veld Domein voert u een nieuwe naam in. Bijvoorbeeld diligent.com.
   2. Selecteer DNS-records genereren.

      De lijst met DNS-records die vereist zijn om het Diligent One-platform te autoriseren voor het verzenden van e-mails vanuit het domein wordt weergegeven.

      Opmerking

      Als het domein wordt geverifieerd door andere organisaties, worden sommige records weergegeven als geverifieerd. De record van het TXT-type is uniek voor elke organisatie en wordt gebruikt als verificatiemechanisme voor de organisatie.

   3. Selecteer de knop CSV downloaden om de lijst op te slaan.

   4. Upload de records naar uw domeinprovider.

      Het kan tot 72 uur duren voordat de wijzigingen zichtbaar zijn op de Diligent One-platformsystemen.

   5. Voer nadat het domein en de records zijn geverifieerd op de configuratiepagina in het gedeelte E-mailprofiel instellen de gegevens in zoals beschreven in de volgende tabel:

      Veld	Beschrijving
      Naam van afzender	Voer een aangepaste naam in.
      E-mailadres	Voeg het e-mailadres toe. De domeinnaam wordt al weergegeven aan het einde van het veld.
      Gebruik dit e-mailadres als antwoordadres	Schakel dit selectievakje in als u de aangepaste afzender als antwoordadres wilt gebruiken.

   6. Selecteer Inschakelen.

Klassieke afzender van e-mail configureren

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com).

   Opmerking

   Als uw bedrijf meer dan één instantie gebruikt in Diligent One, zorg er dan voor dat de juiste instantie actief is.

2. Selecteer Platforminstellingen in het linkernavigatievenster.

   In de linkernavigatie worden de verschillende opties voor platforminstellingen weergegeven.

3. Selecteer onder Organisatiebeheer de optie Meldingsinstellingen.
4. Selecteer op de pagina Meldingsinstellingen de knop Instellingen definiëren naast Aangepaste e-mailafzender.
5. Selecteer op de pagina Aangepaste e-mailafzender de knop Configureren naast Klassieke afzender.
6. Voer op de pagina E-mailafzender de gegevens in zoals beschreven in de volgende tabel:

   Veld	Beschrijving
   E-mailadresnaam	Voer de naam van de afzender in.
   E-mailadres	Voer het e-mailadres van de afzender in.
   Gebruik dit e-mailadres als antwoordadres	Schakel dit selectievakje in als u de aangepaste afzender als antwoordadres wilt gebruiken.
   Een aangepast e-mailadres inschakelen	Schakel dit selectievakje in.
   Voorbeeld van e-mailkoptekst	Bekijk een voorbeeld van de e-mailkoptekst om te controleren of het er goed uitziet.

7. Selecteer Wijzigingen opslaan.

Een aangepaste e-mailafzender uitschakelen

U kunt een aangepaste e-mailafzender uitschakelen als u liever het standaard e-mailadres van het Diligent One-platform gebruikt.

Configuratie van een DMARC-compatibele afzender uitschakelen

1. Navigeer naar de configuratiepagina waar u de DMARC-compatibele afzender hebt ingeschakeld.

2. Selecteer de knop Uitschakelen die aan het einde van het formulier wordt weergegeven.

   Alle e-mails van het Diligent One-platform komen nu van notifications@highbond.com.

Configuratie van een klassieke afzender uitschakelen

1. Schakel op de pagina E-mailafzender het selectievakje Aangepast e-mailadres inschakelen uit.
2. Selecteer Wijzigingen opslaan.

   Alle e-mails van het Diligent One-platform komen nu van notifications@highbond.com.

Configuratie van een DMARC-compatibele afzender verwijderen

Als u de registratie van een DMARC-compatibel domein ongedaan wilt maken, kunt u de configuratie verwijderen.

1. Navigeer naar de configuratiepagina waar u de DMARC-compatibele afzender hebt ingeschakeld.

2. Selecteer Configuratie verwijderen in de rechterbovenhoek van de pagina.

3. Selecteer Verwijderen bevestigen in het bevestigingsvenster.