Een vergadermap maken

Maak een vergadermap waarin u op één centrale, veilige locatie alle benodigde materialen voor een bestuursvergadering kunt verzamelen.

Wat is een vergadermap?

Een vergadermap bestaat uit een verzameling samengestelde documenten, rapporten en andere informatie die aan bestuursleden wordt verstrekt. Een vergadermap bevat alle benodigde ondersteunende documenten voor het aanpakken en bespreken van de belangrijkste problemen van de organisatie.

Opmerking

Alleen beheerders beschikken over de machtiging om een vergadermap te maken. Nadat een beheerder een vergadermap heeft gepubliceerd, is deze toegankelijk voor andere gebruikers, waaronder bestuurders.

Hoe maak ik een vergadermap?

Er zijn twee opties voor het maken van een vergadermap:

Optie	Deze is handig voor:
Een nieuwe vergadermap maken	Een volledig nieuwe vergadermap maken
Een vergadermap kopiëren	Een vergadermap maken door een bestaande actieve of gearchiveerde vergadermap te kopiëren om de bijbehorende agenda of documenten opnieuw te gebruiken

Een nieuwe vergadermap maken

In deze sectie wordt uitgelegd hoe u een volledig nieuwe vergadermap maakt.

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Robots-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Boards-app te switchen.
U wordt naar het Vergadermappenmenu gebracht.
Selecteer de optie Vergadermap maken.

Voer op de pagina Eigenschappen de volgende gegevens in:

Veld	Beschrijving
Titel vergadermap	De titel van de vergadermap
Begindatum van vergadering	De begindatum van de vergadering
Einddatum van vergadering	De einddatum van de vergadering
Afdrukken van vergadermap toestaan	Sta toe dat bestuurders de vergadermap afdrukken
Details van de videovergadering toevoegen	Schakel in dat de details van de videovergadering kunnen worden weergegeven

Selecteer de optie Doorgaan.
Schakel op de pagina Commissietoegang voor minstens één commissie de machtiging Beheerders kunnen bewerken in.
Voor alle extra commissies die toegang tot de vergadermap nodig hebben, kunt u de machtiging Gebruikers kunnen bekijken inschakelen.
Selecteer de optie Doorgaan.
Controleer de gegevens op de pagina Gebruikerstoegang om te zien welke beheerders de vergadermap kunnen bewerken en welke bestuurders de vergadermap kunnen bekijken.
Mogelijk moet u omlaag scrollen om de volledige lijst met bestuurders te bekijken.
Standaard kunnen alle bestuurders in de commissie de vergadermap bekijken.
Als u de toegang van een bestuurder wilt verwijderen, schakelt u het selectievakje naast de naam van de betreffende bestuurder uit.
Selecteer de optie Vergadermap maken.
De nieuwe vergadermap is beschikbaar in het Vergadermappenmenu.

Een actuele vergadermap kopiëren

Kopieer een bestaande vergadermap om materialen van soortgelijke vergaderingen opnieuw te gebruiken.

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Robots-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Boards-app te switchen.
U wordt naar het Vergadermappenmenu gebracht.
Selecteer het pictogram Meer opties onderaan een vergadermaprij.
Er wordt een lijst met opties weergegeven.
Selecteer de optie Vergadermap kopiëren.
De pagina Vergadermap kopiëren wordt weergegeven. De titel, vergaderdatums en andere gegevens worden uit de oorspronkelijke vergadermap gekopieerd.
U kunt deze velden naar wens bewerken.
Selecteer het keuzerondje naast Inhoudsopgave opnemen om de volledige vergadermap te kopiëren, inclusief de tabbladstructuur en alle documenten.
Standaard wordt alleen de tabbladstructuur van de vergadermap gekopieerd.
Selecteer de optie Doorgaan.
De pagina Machtigingen voor vergadermap wordt weergegeven met de commissie- en gebruikersmachtigingen die uit de oorspronkelijke vergadermap zijn gekopieerd.
U kunt deze machtigingen, indien nodig, bijwerken.
Selecteer de optie Vergadermap kopiëren.
De vergadermap is beschikbaar in het Vergadermappenmenu.

Een gearchiveerde vergadermap kopiëren

Kopieer een gearchiveerde vergadermap om materialen opnieuw te gebruiken.

Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Robots-app om deze te openen.
Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Boards-app te switchen.
U wordt naar het Vergadermappenmenu gebracht.
Selecteer het tabblad Gearchiveerde vergadermappen.
Selecteer de optie Herstellen onderaan de vergadermaprij.
De vergadermap wordt hersteld naar het tabblad Actuele vergadermappen in het Vergadermappenmenu als een vergadermap waarvan de publicatie ongedaan is gemaakt.
Selecteer het tabblad Actuele vergadermappen.
Voor het vinden van een vergadermap, kunt gebruikmaken van de functie Zoeken of van de opties Sorteren op en Filteren.
Selecteer het pictogram Meer opties onderaan de vergadermaprij.
Selecteer de optie Vergadermap kopiëren.
De pagina Vergadermap kopiëren wordt weergegeven. De titel, vergaderdatums en andere gegevens worden uit de oorspronkelijke vergadermap gekopieerd.
U kunt deze velden naar wens bewerken.
Selecteer het keuzerondje naast Inhoudsopgave opnemen om de volledige vergadermap te kopiëren, inclusief de tabbladstructuur en alle documenten.
Standaard wordt alleen de tabbladstructuur van de vergadermap gekopieerd.
Selecteer de optie Doorgaan.
De pagina Machtigingen voor vergadermap wordt weergegeven met de commissie- en gebruikersmachtigingen die uit de oorspronkelijke vergadermap zijn gekopieerd.
U kunt deze machtigingen, indien nodig, bijwerken.
Selecteer de optie Vergadermap kopiëren.
De nieuwe vergadermap is beschikbaar in het Vergadermappenmenu.