P2P-analyse voor SAP ERP-toolkit

Deze analyse identificeert mogelijke dubbele transacties die waarschijnlijk veroorzaakt zijn door een fout van de verkoper of van het AP-personeel.

Een transactie wordt gedefinieerd als een regelitem van een factuur. Dubbele transacties worden geïdentificeerd op basis van 12 verschillende combinaties van velden, deze worden subtests genoemd. Voor meer informatie over de subtests, zie P2P-analyse voor SAP ERP-toolkit.

Dubbele regelitems op een enkele factuur worden niet gerapporteerd voor analyse en beoordeling, omdat dergelijke posten meestal een scenario zijn van hetzelfde artikel / dezelfde diensten bedoeld voor verschillende locaties of entiteiten. Veel van de risico's van dubbele facturen, zoals het coderen van dezelfde aankoop bij twee verschillende leveranciers of het invoeren van een onjuist verkopersfactuurnummer, zijn niet van toepassing op dezelfde factuur. Deze regelitems kunnen gerapporteerd worden als ze duplicaten zijn van één of meer regelitems in een andere factuur.

Het concept "same-same different" wordt toegepast om te voorkomen dat dezelfde set gemarkeerde transacties meerdere keren wordt gerapporteerd. Dit wordt bereikt door verschillende velden te definiëren als één of meer velden die in een eerdere subtest als duplicaten werden geïdentificeerd.

Voorbeeld

• De subtest P2P01AP_01 markeert transacties met een dubbel verkopersnummer en factuurnummer van de verkoper. Er kunnen al dan niet andere duplicaten zijn, zoals dezelfde factuurdatum of hetzelfde transactiebedrag, aangezien deze subtest niet vereist dat andere velden verschillend zijn, behalve het documentnummer.
• De subtest P2P01AP_02 markeert transacties met een dubbel verkopersnummer, factuurnummer en transactiebedrag van de verkoper.
  • Deze transactie zou al door de eerste subtest gemarkeerd zijn als het factuurnummer van de verkoper een duplicaat was. Daarom wordt de vereiste ingevoerd dat het factuurnummer van de verkoper verschillend moet zijn.
  • Om de kans op fout-positieven te verkleinen en de meest waarschijnlijke duplicaten te vinden, vereist de test ook een vergelijkbaar factuurnummer van de verkoper (gedefinieerd als een identieke reeks numerieke cijfers na het weglaten van alle andere tekens).

Notities

• Een transactie wordt niet uitgesloten van analyse zodra deze gematcht is met een andere transactie. De transactie is nog steeds beschikbaar om in volgende subtests met andere transacties op dezelfde sleutels gematcht te worden.
• De subtests die op duplicaten in bankvelden of telefoonnummers testen, kunnen op legitieme wijze dezelfde gemarkeerde transacties meerdere keren rapporteren. Een verkoper kan meerdere bankrekeningen hebben, evenals een primair en secundair telefoonnummer. Elke bankrekening wordt afzonderlijk getest, en als twee verkopers op meerdere bankrekeningen overeenkomen, worden de mogelijke duplicaten voor elke overeenkomst gerapporteerd. Hetzelfde geldt voor telefoonnummers.
• De valuta van de factuur hoeft niet identiek te zijn voor subtests die naar hetzelfde transactiebedrag zoeken (BSIK / BSAK_WRBTR). Gemarkeerde transacties met identieke bedragen maar verschillende valuta's kunnen wijzen op een invoerfout van AP-medewerkers.
• De bedrijfscode van de leveranciers in de gemarkeerde duplicaten hoeft niet identiek te zijn.
• De transacties met ontbrekende gegevens in dezelfde velden worden uit de analyse verwijderd. Ontbrekende gegevens in de verschillende velden zullen verder worden geanalyseerd.
• Het verschil in behandeling van hoofdletters en kleine letters voor dezelfde en verschillende velden:
  • Dezelfde velden zijn niet hoofdlettergevoelig. Bijvoorbeeld, in subtests die zoeken naar duplicaten in verkopersnaam, worden ABC CORP en Abc Corp behandeld als duplicaten
  • De originele verschillende velden zijn hoofdlettergevoelig. Bijvoorbeeld, in subtests die verschillende factuurnummers van verkopers vereisen om transacties als duplicaten op dezelfde velden te markeren, worden factuurnummers JAN-2021-07 en Jan-2021-07 als verschillende behandeld en worden transacties die op dezelfde velden overeenkomen gemarkeerd.
  • De gestandaardiseerde verschillende velden zoals c_Vendor_Name_Sorted worden gebruikt zoals gedefinieerd, wat conversie naar hoofdletters kan inhouden.

Standaardparameters Er zijn twee standaardparameters, v_P2P01AP_min_threshold en v_delete_P2P01AP, beschikbaar voor deze analytische analyse in respectievelijk de werkbladen Default_Config_Params en Script P2P01AP_Duplicate_Transactions van het ties van het Standaard analytisch configuratiebestand . Als de standaardparameters niet van toepassing zijn, of onvolledig zijn, kunt u de vereiste waarden opgeven in het Standaard analytisch configuratiebestand. Zorg ervoor dat u hetzelfde formaat en naamgevingsconventies van het Standaard analytisch configuratiebestand volgt.

Resultaattabel voor deze analyse R_P2P01AP_Duplicate_Transactions.

Deze analyse identificeert transacties en details van verkopers die trefwoorden met een hoog risico bevatten die kunnen wijzen op fouten, verspilling of misbruik.

De volgende velden worden onderzocht:

• Factuurbeschrijving op headerniveau: BKPF_BKTXT.
• Beschrijving van regelitem: BSIK / BSAK_SGTXT.
• Verkopernaam-veld: c_Full_Vendor_Name. De c_Full_Vendor_Name voegt de velden LFA1_NAME1 tot en met LFA1_NAME4 in het script voor gegevensvoorbereiding P_LFB1_LFA1_BUKRSsamen. Als de leverancierstabel zonder records gevuld is, worden alleen de velden factuurbeschrijving en regelitembeschrijving getest.

Verscheidene veel voorkomende trefwoorden met een hoog risico worden in een parametertabel in het Standaard analytisch configuratiebestandopgeslagen.

• De standaard trefwoorden kunnen vervangen worden door een alternatieve set door de parametertabel in het Standaard analytisch configuratiebestandte vullen. Merk op dat als u een van de standaard trefwoorden wilt toepassen, u deze moet vermelden in het Standaard analytisch configuratiebestand. Als de gebruiker een parametertabel opgeeft, wordt de standaard parametertabel volledig genegeerd.
• Het zoeken naar trefwoorden is niet hoofdlettergevoelig.
• Het zoeken op trefwoord identificeert gedeeltelijke overeenkomsten, waarbij het trefwoord een substring is van een woord in de zoekvelden, zoals trefwoord Cadeau dat wordt gevonden in de beschrijving die het woord Cadeaus bevat.
• Het zoeken op trefwoord identificeert geen gedeeltelijke overeenkomsten wanneer een woord of woorden in de zoekvelden een substring van het trefwoord zijn. Bijvoorbeeld: trefwoord betaling in beschrijving dat verkopers betalen of vermelde verkopers betalenbevat.

Als er een overeenkomst is van meer dan één trefwoord in de drie testvelden, dan voegt de analyse ze samen in een door pijpen gescheiden lijst, die wordt weergegeven in het veld c_Matched_Keyword_List. Bovendien rapporteert de analyse het veld Primary_Matched_Keyword, dat het eerste gematchte trefwoord bevat dat in de parametertabel staat. Deze functionaliteit gaat ervan uit dat de parametertabel is gevuld met trefwoorden in aflopende volgorde van belangrijkheid.

• Meerdere overeenkomsten van hetzelfde trefwoord in een of meer velden worden slechts eenmaal gerapporteerd.
• Meerdere trefwoordovereenkomsten worden gerapporteerd in de volgorde waarin ze in de parametertabel staan.

Er is geen standaard resultaatfilter beschikbaar. U kunt de resultaatfilters declareren in het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker om de resultaten verder te verfijnen.

Standaardparameters Er is een standaard parameter v_P2P02AP_min_threshold, beschikbaar voor deze analyse in het werkblad Default_Config_Params van het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker. Als de standaardparameter niet van toepassing is, of onvolledig is, kunt u de vereiste waarden opgeven in het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker. Zorg ervoor dat u hetzelfde formaat en naamgevingsconventies van het Standaard analytisch configuratiebestand volgt.

Resultaattabel voor deze analyse R_P2P02AP_High_Risk_Keywords.

Deze analyse identificeert ongebruikelijke transactiebedragen voor een bepaalde verkoper die gelijk zijn aan of groter zijn dan een bepaald aantal standaardafwijkingen van het mediane transactiebedrag van de verkoper. Deze transacties kunnen duiden op een fout van de verkoper of van het AP-personeel.

De volgende pseudocode beschrijft het proces in detail. Elk factuurregelitem wordt als een transactie behandeld.

• Het totale aantal transacties voor een bepaalde leverancier wordt berekend, ongeacht de bedrijfscode. Dit veld is alleen nodig voor rapportagedoeleinden.
• De opdracht UITSCHIETER wordt gebruikt om alle bedragen in lokale valuta (DMBTR) te rapporteren die ten minste n standaardafwijkingen van het mediane transactiebedrag voor een bepaalde verkoper zijn, waarbij n een configureerbare parameter is. Er wordt uitgegaan van één valuta per verkoper. Verschillende valuta's per bedrijfscode voor dezelfde verkoper worden niet ondersteund.

• De gemarkeerde verkopers worden met de leverancierstabel (P_LFB1_LFA1_BUKRS) verbonden om bijkomende rapporteringsvelden op te zoeken.

Er is geen standaard resultaatfilter beschikbaar. U kunt de resultaatfilters declareren in het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker om de resultaten verder te verfijnen, zoals de minimale hoeveelheid uitschieters die gerapporteerd moet worden.

Standaardparameters Er is een standaard parameter v_P2P03AP_num_std_dev, beschikbaar voor deze analyse in het werkblad Default_Config_Params van het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker. Als de standaardparameter niet van toepassing is, of onvolledig is, kunt u de vereiste waarden opgeven in het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker. Zorg ervoor dat u hetzelfde formaat en naamgevingsconventies van het Standaard analytisch configuratiebestand volgt.

Resultaattabel vor deze analyse R_P2P03AP_Outliers_Std_Dev.

Deze analyse identificeert ongebruikelijke transactiebedragen op basis van de Benford-analyse van de voorste n -cijfers. Deze transacties kunnen duiden op een fout van de verkoper of van het AP-personeel.

In eerste instantie worden alle transacties (regelitems) onderzocht om de verdeling van de volledige gegevensreeks te evalueren en de statistische uitschieters te identificeren. Uitschieters worden gedefinieerd als cijfercombinaties waarvan de frequentie niet overeenkomt met de verwachte frequentie volgens de formule van Benford. Deze subset van transacties wordt verder gefilterd tot alleen de leidende cijfercombinaties met een Z-Stat ratio gelijk aan of groter dan de door de gebruiker ingestelde drempel (standaard is 7).

Voor elk van de resulterende gemarkeerde leidende cijfercombinaties worden de verkopers met het hoogste aantal transacties meegenomen naar de resultaten, aangezien deze verkopers het meest bijdragen aan de statistische uitschieters. Verkopers met lagere transactietellingen worden niet in de resultaten weergegeven en tellen niet mee in de verkopershitmatrix.

De volgende pseudocode beschrijft het proces in detail:

1. Definieert het berekende veld c_Leading_Digits, dat de voorste n cijfers van elk bedrag in factuurvaluta (BSIK / BSAK_WRBTR) vastlegt.
2. Past het BENFORD commando toe op:
   • Tel de feitelijke voorkomens van elke mogelijke voorcijfercombinatie in de transactiegegevens.
   • Vergelijk de werkelijke telling met de verwachte telling (berekend met de Benford-formule).
   • Geef de Z-Stat ratio weer voor elke combinatie van voorloopcijfers, wat een meting in standaarddeviaties is van de afstand tussen de werkelijke telling en de verwachte telling.
3. Extraheert elke voorcijfercombinatie uit de BENFORD -uitvoertabel met een Z-Stat ratio hoger dan n, waarbij n een door de gebruiker gedefinieerde waarde is (standaard is 7).
4. Voegt de gemarkeerde leidende cijfercombinaties samen met de transactietabel, veld c_Leading_Digits om alleen die transacties over te dragen die ten minste de gespecificeerde Z-Stat ratio hebben.
   • Transacties van een bepaalde verkoper kunnen overeenkomen met één of meer van de gemarkeerde combinaties, of
   • Transacties van een bepaalde verkoper kunnen in geen enkele van de gemarkeerde combinaties voorkomen en de verkoper wordt uit de verdere analyse verwijderd.
5. Vat de resulterende transacties per combinatie van verkoper en voorloopcijfer samen om een transactietelling voor de combinatie te verkrijgen. De transactietelling kan regelitems van één of meer facturen weergeven.
6. Sorteert de samengevatte tabel op de leidende cijfercombinatie en het aantal transacties (aflopende volgorde), zodat het hoogste aantal transacties eerst verschijnt voor elke leidende cijfercombinatie.
7. Vat de resulterende tabel opnieuw samen, alleen op de combinatie met het eerste cijfer, zodat alleen het hoogste aantal transacties voor elke combinatie met het eerste cijfer wordt meegenomen.
8. Voegt de volledige AP-transactietabel samen met de samengevatte tabel die de verkopers met het hoogste aantal transacties per voorcijfercombinatie bevat, zodat alleen deze verkopers worden meegenomen. De reden voor deze stap is als volgt:
   • Deze verkopers dragen het meest bij aan de statistische uitschieters en staan centraal in deze analyse.
   • Verkopers met een lager aantal transacties staan niet centraal in deze analyse en worden niet verder verwerkt.
9. De overblijvende verkopers worden met de leverancierstabel (P_LFB1_LFA1_BUKRS) verbonden om bijkomende rapporteringsvelden op te zoeken.

Er is geen standaard resultaatfilter beschikbaar. U kunt de resultaatfilters declareren in het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker om de resultaten verder te verfijnen, zoals het minimale transactiebedrag dat gerapporteerd moet worden.

Standaardparameters Er zijn twee standaard parameters v_P2P04AP_leading_digits en v_P2P04AP_zstat_thresholdbeschikbaar voor deze analyse in het werkblad van het Default_Config_Params van het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker. Als de standaardparameters niet van toepassing zijn, of onvolledig zijn, kunt u de vereiste waarden opgeven in het Standaard analytisch configuratiebestand. Zorg ervoor dat u hetzelfde formaat en naamgevingsconventies van het Standaard analytisch configuratiebestand volgt.

Resultaattabel voor deze analyse R_P2P04AP_Outliers_Benford.

Deze analyse identificeert boekingspatronen die kunnen wijzen op een fout van de verkoper of van het AP-personeel. Deze analyse rapporteert met name transacties die geboekt zijn door gebruikers die ook de leveranciersbasisrecord in LFA1, LFB1, of beide hebben aangemaakt, wat kan leiden tot onvoldoende scheiding van taken.

Het vergelijkt het transactieveld BKPF_USNAM met de leveranciersvelden LFA1_ERNAM en LFB1_ERNAM. In LFA1wordtalleen de invoer die overeenkomt met de bedrijfscode van de transactie onderzocht.

In eerste instantie wordt de volledige transactietabel op regelitemniveau onderzocht om alle voorkomens te identificeren. De gemarkeerde transacties worden vervolgens samengevoegd in een samenvattingsrapport per gebruiker/verkoper-combinatie, met een totaal aantal transacties en een totaal transactiebedrag in lokale valuta.

Het samenvattingsrapport geeft de gegevens weer van de transactie (regelitem) met het hoogste bedrag in lokale valuta voor elke gemarkeerde combinatie van gebruiker en verkoper.

De volgende pseudocode beschrijft het proces in detail. Elk factuurregelitem wordt als een transactie behandeld.

1. Voegt de transactietabel samen met de leveranciersmaster om de LFA1- en LFB1-gebruikers op te zoeken die de leveranciersvermelding hebben aangemaakt.
2. Sorteert de samengevoegde tabel op verkoper, gebruikersnaam en bedrag in lokale valuta (in aflopende volgorde), zodat het hoogste transactiebedrag voor elke combinatie als eerste verschijnt.
3. Filtert de gesorteerde tabel op transacties waar:
   • De gebruiker die de transactie aangemaakt heeft, dezelfde gebruiker is die de leveranciersvermelding in LFA1 aangemaakt heeft, of
   • De gebruiker die de transactie aangemaakt heeft, dezelfde gebruiker is die de leveranciers- en bedrijfscodevermelding in LFB1 aangemaakt heeft.
4. Vat de gemarkeerde transacties samen per gebruiker- en leverancierscombinatie om een totaal aantal transacties en een bedrag in lokale valuta te verkrijgen, waarbij de regelitemvelden van de transactie met het hoogste bedrag in lokale valuta worden overgedragen.
   • Verkopers worden samengevoegd in één record, ongeacht de bedrijfscodes.
   • De lokale valuta voor een leverancier wordt verondersteld identiek te zijn voor alle bedrijfscodes bij het berekenen van het totaalbedrag.
5. De samengevatte tabel wordt gesorteerd om de gemarkeerde combinaties gebruiker/verkoper in aflopende volgorde op lokaal bedrag (ongeacht valuta) te rapporteren.

Er is geen standaard resultaatfilter beschikbaar. U kunt de resultaatfilters declareren in het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker om de resultaten verder te verfijnen, zoals het minimale transactiebedrag dat gerapporteerd moet worden.

Resultaattabel voor deze analyse R_P2P05AP_SOD_Vendor_AP.

Deze analyse identificeert boekingspatronen die kunnen wijzen op een fout van de verkoper of van het AP-personeel. Deze analyse rapporteert leveranciers waarbij alle transacties in de onderzoeksperiode door dezelfde gebruiker in alle bedrijfscodes van de leverancier werden geboekt.

In eerste instantie wordt de volledige transactietabel op regelitemniveau onderzocht om alle gevallen te identificeren waarbij dezelfde gebruiker alle transacties van de verkoper boekte. De gemarkeerde transacties worden vervolgens samengevoegd in een samenvattingsrapport per verkoper, met een totaal aantal transacties en een totaal transactiebedrag in lokale valuta.

Het samenvattingsrapport geeft de gegevens weer van de transactie (regelitem) met het hoogste bedrag in lokale valuta voor elke gemarkeerde verkoper.

De volgende pseudocode beschrijft het proces in detail. Elk factuurregelitem wordt als een transactie behandeld.

1. Sorteert de tabel met transacties op leverancier, gebruiker en bedrag in lokale valuta, in aflopende volgorde.
2. Vat de transactietabel samen op verkopersnummer en gebruikersnaam om een tabel te produceren met een lijst van alle gebruikers die transacties voor een bepaalde verkoper hebben geboekt.
   • Creëert een totaalbedrag in lokale valuta voor elke combinatie, hernoemd als c_Total_Trans_Amount_LC_VenUsr. Er wordt uitgegaan van dezelfde valuta voor alle bedrijfscodes voor de leverancier.
   • Hernoemt het tellingveld als c_Trans_Count_VenUsr
   • Voert de gegevens door van de transactie (regelitem) met het hoogste bedrag in lokale valuta voor elke combinatie van leverancier en gebruiker.
3. Vat de resulterende tabel opnieuw samen, alleen op verkoper, en produceert als volgt subtotalen voor de verkoper:
   • Totaal van c_Total_Trans_Amount_LC_VenUsr, hernoemd als c_Total_Trans_Amount_LC.
   • Totaal van c_Trans_Count_VenUsr, hernoemd als c_Trans_Count.
   • Voert voor elke leverancier de gegevens van de eerste gevonden transactie (regelitem) door. In het geval van een enkele gebruiker zal dit de transactie zijn met het hoogste bedrag in lokale valuta als gevolg van de vorige sorteervolgorde.
   • Hernoemt het telveld als c_Unique_User_Count.
4. Extraheert alle velden voor die verkopers waarvan het unieke aantal gebruikers 1 is en waarvan het aantal transacties gelijk is aan of groter is dan de opgegeven drempelwaarde (standaard is 10).
5. De gemarkeerde verkopers worden met de leverancierstabel (P_LFB1_LFA1_BUKRS) verbonden om bijkomende rapporteringsvelden op te zoeken.

Er is geen standaard resultaatfilter beschikbaar. U kunt de resultaatfilters declareren in het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker om de resultaten verder te verfijnen, zoals het minimale transactiebedrag dat gerapporteerd moet worden.

Standaardparameters Er is een standaard parameter v_P2P06AP_min_count, beschikbaar voor deze analyse in het werkblad Default_Config_Params van het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker. Als de standaardparameter niet van toepassing is, of onvolledig is, kunt u de vereiste waarden opgeven in het Analytisch configuratiebestand voor de gebruiker. Zorg ervoor dat u hetzelfde formaat en naamgevingsconventies van het Standaard analytisch configuratiebestand volgt.

Resultaattabel voor deze analyse R_P2P06AP_Posting_Patterns_Single_User.