Managing target audiences
You can identify criteria to select which users have access to a published document. For example, all internal users may have access to your organization's data security policy but only a select group have access to IT security processes. Or, you may have target audiences based on geographic regions.
The General Info tab for a document is where you select the Target Audience or identify that the document is Publicly Accessible.
A user can be part of more than one target audience. However, a document can only be associated with a single target audience.
Add a target audience
-
From the left menu, select Administration then Target Audiences.
-
Select Target Audience
to add a target audience. -
Name the target audience and add a Description.
-
Select Is Active to make the target audience available as a selection when creating or revising documents.
-
Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.
- Voorwaarde bepaalt de verhouding tussen het veld en de waarde. De beschikbare selecties zijn gebaseerd op het werk dat je uitvoert.
Gelijk aan (=) is een exacte match.
Niet gelijk aan (!=).
Bevat om een veld te matchen op gedeeltelijke tekst. U kunt bijvoorbeeld Bedrijf toevoegen en velden ophalen met Bedrijfsprocessen, Bedrijfsbeleid en Bedrijfseenheid.
-
Waarde zijn selecties om op te filteren. Waarden kunnen een datum, vrije tekst of gedreven door Referentiecodes zijn. Raadpleeg Configuring categories, values, and attributes.
-
Logica bepaalt hoe velden samenwerken. De beschikbare selecties zijn gebaseerd op het werk dat je uitvoert.
-
"En" logica betekent dat aan alle velden/voorwaarden/waarden moet worden voldaan (bijvoorbeeld veld 1 EN veld 2)
-
"Of" logica betekent dat aan minstens één veld/voorwaarde/waarde moet worden voldaan (bijvoorbeeld veld 1 OF veld 2).
-
"Niet" logica is het tegenovergestelde van "En" (bijvoorbeeld alleen veld 1. Indien field 1 en field 2, negeer.
-
Bevat een waarde.
-
-
Select Save.
Manage a target audience
-
From the left menu, select Administration then Target Audiences.
-
Select any of the following for the target audience:
to edit the target audience.
to clone a target audience and edit it to create a new target audience.
to delete to remove the target audience if no documents have the target audience assigned. If a document is assigned to a target audience, the is grayed out and the target audience cannot be deleted.
