Back-ups maken van projecten en ze exporteren

Een kopie van een project op uw lokale computer of netwerkopslaan buiten de Projecten-app.

Hoe het werkt

U kunt een back-up maken van een project en het exporteren om uw projectresultaten te delen met andere teamleden, externe auditors en toezichthouders. De inhoud van het project wordt geëxporteerd als een reeks afzonderlijke bestanden, gecomprimeerd in een archiefbestand (.zip). De maximale totale bestandsgrootte voor het exporteren is 90 GB.

Let op

Afzonderlijke itemverwijderingen in Diligent One kunt u niet ongedaan maken. Alle verwijderacties vereisen een bevestiging, en zodra het verwijderen is bevestigd, is het item niet meer beschikbaar. De eenvoudigste manier om een verwijderd item te herstellen is om het opnieuw te maken.

Machtigingen

Alleen professionele beheerders kunnen back-ups maken van projecten en deze exporteren.

Een back-up maken van projectbestanden en het exporteren.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.highbond.com) de Projecten-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    De startpagina Projecten wordt geopend.

  2. Open een project.

    Het projectdashboard wordt geopend.

  3. Klik op het tabblad Instellingen van het projectbeheer.

    Het subtabblad Instellingen wordt geopend.

  4. Klik op de subtab Backup/Export .
  5. Een nieuwe back-up maken van het project:
    1. Klik op Exporteren.
    2. Klik op OK in het bevestigingsdialoogvenster.

      Er wordt een statusbericht weergegeven op de pagina Back-up/Exporteren en er wordt een item toegevoegd aan de lijst Project exporteren om aan te geven dat het back-upproces is gestart. Er wordt een e-mailbericht verstuurd wanneer de back-up is voltooid.

Projectbestanden downloaden

  1. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Klik op de link in de e-mail met de projectback-up om naar de pagina Back-up /Exporteren te gaan.
    • Klik binnen het project op het tabblad Projectbeheer Instellingen en klik op de subtab Back-up /Exporteren.
  2. Voltooi een van de volgende taken:
    • Om een bestaande projectback-up lokaal op uw computer of netwerk op te slaan, klikt u op Downloaden naast de back-upvermelding.
    • Om projectrapporten te downloaden, navigeert u naar het juiste document onder Projectrapporten exporteren, klikt u op Ga naar en selecteert u het rapport of de rapporten die u wilt downloaden.

Een back-up van projectbestanden verwijderen

  1. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Klik op de link in de e-mail met de projectback-up om naar de pagina Back-up /Exporteren te gaan.
    • Klik binnen het project op het tabblad Projectbeheer Instellingen en klik op de subtab Back-up /Exporteren.
  2. Klik op Verwijderen naast de back-upvermelding.

  3. Klik op OK om het verwijderen van de back-up van projectbestanden te bevestigen.

    Let op

    De back-up van projectbestanden wordt permanent verwijderd. Als de projectbestanden zijn verwijderd, kunt u deze niet meer openen of herstellen.

Submapstructuur van zip -bestanden

Wanneer u een back-up maakt van een project, wordt de volgende inhoud van het project meegenomen:

  • Activiteitenlogboekinformatie onder Recente activiteit op het dashboard
  • Laatste versies van geüploade bijlagen
  • Word-, PowerPoint-, PDF- en Excel-rapporten
    Opmerking

    Als er een probleem optreedt tijdens het back-upproces van een project, wordt er een bestand errors.txt in het zip-bestand opgenomen met informatie over het probleem. De persoon die de projectback-up heeft uitgevoerd, ontvangt ook een e-mailmelding met verdere instructies.

Bijlagen

De bijlagen in het zip-bestand worden automatisch gegroepeerd in submappen met een naam. De submappen categoriseren bijlagen op basis van waar ze werden aangekoppeld in de Projecten-app. Submappen mogen maximaal 60 tekens bevatten.

Submappen

Opmerking

  • Interfacetermen zijn aanpasbaar, en velden en tabbladen zijn configureerbaar. In uw exemplaar van Diligent One zijn sommige termen, velden en tabbladen mogelijk anders.
  • Als een verplicht veld leeg wordt gelaten, verschijnt er een waarschuwingsbericht: dit veld is verplicht. Sommige aangepaste velden kunnen standaardwaarden hebben.

Submappen in het .zip-bestand zijn als volgt gecategoriseerd en genest:

[Projectnaam]

  • Planning
    • Titel van planningsbestand
  • Beschrijvingen
    • Beschrijvingstitel
  • Controletests
    • [Controle-ID] (Doelreferentie + Controlenummer)
      Voorbeeld: C-01
      • [Testronde]
        Voorbeelden: Interim/definitief, Q1, Q2, Q3, Q4
        Opmerking

        Als er maar één testronde is, wordt er geen submap aangemaakt.

  • Stapsgewijze beschrijvingen
    • [Controle-ID] (Doelreferentie + Controlenummer)
      Voorbeeld: C-01
  • Acties
    • [Actietitel]
  • Bevindingen
    • [Bevindingstitel]
  • Aanvragen
    • [Aanvraagtitel]