Verzoeken beheren

Beheer verzoeken vanuit een enkel project of bij meerdere projecten.

Hoe het werkt

In de Projecten-app kunt u verzoeken beheren vanuit twee gebieden:

Meldingen meerdere verzoeken

Vanuit de pagina Volgen van verzoeklijst kunt u meerdere verzoeken versturen. Meldingen van meerdere verzoeken worden samengevoegd in één enkele e-mail per persoon. Indien er door een andere persoon een nieuwe opmerking of bijlage aan het verzoek wordt toegevoegd, wordt er een e-mailmelding verstuurd aan de eigenaar van het verzoek en aan de verzoeker.

Ongelezen items

Ongelezen bijlagen en opmerkingen die aan verzoeken verbonden zijn, worden weergegeven met een rode stip . Als u de bijlage of de opmerking bekeken heeft, verdwijnt de rode stip.

Machtigingen

Professionele beheerders en Professionele gebruikers kunnen alle velden binnen een verzoek updaten.

Toezichthoudende executives, Bijdrager-beheerders, Bijdrager-testers en Bijdrager-gebruikers kunnen de eigenaar van het verzoek, de e-mail en de CC-velden updaten en opmerkingen of bijlagen toevoegen.

De details van een verzoek beheren

Iedereen die toegang heeft tot een verzoek kan de details ervan updaten en naar aanleiding daarvan e-mailmeldingen versturen.

1. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Open de Projecten-app, open een project en klik op het projectbeheertabblad Verzoeken.
   • Open de Taakvolger-app en selecteer het tabblad Verzoeken.
2. Ga naar het verzoek dat u wilt updaten.
3. Onder Details klikt u op Updaten.
4. In het venster Verzoek bewerken voert u de gewenste veranderingen door.
5. Optioneel. Indien u een e-mailmelding aan alle andere gebruikers wilt sturen (de verzoeker, de eigenaar en alle mensen in CC, behalve uzelf), kies dan een optie onder Melding. Anders stelt Diligent One de onderstaande e-mailmeldingen als standaard in.
6. Klik op Opslaan. Diligent One voert uw wijzigingen door in uw verzoek.

E-mailmeldingen

Als iemand de details van een verzoek updatet, kan die persoon er ook voor kiezen een e-mailmelding te versturen om anderen op de hoogte te stellen. In de tabel hieronder staat weergegeven wie er standaard een e-mailmelding ontvangt. Dit hangt af van de persoon die het verzoek updatet of er een opmerking aan toevoegt.

Wanneer iemand anders dan de verzoeker een verzoek updatet, dan ontvangt de verzoeker automatisch een melding per e-mail. Indien de persoon in kwestie ertoe besluit een melding te versturen terwijl hij/zij het verzoek updatet, dan ontvangt iedereen een e-mailmelding behalve die persoon zelf.

Verzoek geüpdatet door	E-mailmelding ontvangen door
	Aanvrager	Verzoekeigenaar	Persoon in CC
Aanvrager
Verzoekeigenaar
Persoon in CC

Meerdere verzoeken binnen één project beheren

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Projecten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

   De startpagina Projecten wordt geopend.

2. Open een project.

   Het projectdashboard wordt geopend.

3. Klik op het tabblad Verzoeken van het tabblad projectbeheer.

   De pagina Volgen van verzoeklijst geeft een lijst verzoeken weer.

4. Zoek naar een verzoek door een van de volgende acties uit te voeren:
   • Zoek naar filters of pas ze toe om de lijst met verzoeken in te perken.
   • Sorteer verzoeken door te klikken op de kolomtitel.
5. Beheer verzoeken door een van de volgende acties uit te voeren:
   • Een nieuw verzoek makenklik op + Nieuw verzoek.
   • Een verzoek bijwerken of verwijderenklik op de koppeling van de beschrijving onder de kolom Beschrijving.
   • Meerdere verzoeken bijwerkenselecteer de verzoek(en) en klik op Bijwerken.
     Opmerking

     U kunt uitsluitend verzoeken bijwerken waarvan de status nog niet op Ontvangen is gezet. Wanneer u meerdere verzoeken tegelijkertijd updatet, verstuurt Diligent One geen e-mailmeldingen.

   • E-mailmelding verzendenselecteer het/de verzoek(en) en klik op Melding verzenden.
   • Bestanden weergeven of downloaden die aan een verzoek zijn gekoppeldklik op het nummer onder de kolom Bijlagen en klik op de naam van de bijlage.
   • Discussies weergeven die aan een verzoek zijn gekoppeldklik op het opmerkingenpictogram .
   • Weergeven wanneer het verzoek is gemaakt en wanneer de laatste herinnering is verzondenplaats de muisaanwijzer op de tijdstempel in de kolom Vervaldatum.

     Als het verzoek verlopen is, verschijnt de vervaldatum in het rood en wordt er een rode, verticale streep links van het verzoek weergegeven.

   • Ga naar de pagina waar het verzoek is gemaaktklik op de koppeling onder de kolom Bron.

     Als er zich geen koppeling onder de Bron-kolom bevindt, wil dat zeggen dat het verzoek op de Volgen van verzoeklijst-pagina is aangemaakt.

Verzoeken beheren bij meerdere projecten

1. Selecteer vanaf de startpagina van Launchpad (www.diligentoneplatform.com) de Taakvolger-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Taakvolger-app te switchen.

2. Selecteer het subtabblad Verzoeken.

   De pagina wordt weergegeven met een lijst van openstaande verzoeken, aangevraagd door u en gesorteerd op de meest recente vervaldatum.

   De gele klok staat voor vervallen items. De rode stip staat voor ongelezen items. Het slot geeft aan dat de sectie met het verzoek is uitgecheckt door een andere gebruiker met behulp van Offline projecten of Diligent One voor iPad, en het verzoek is alleen lezen.

3. Zoek naar een verzoek door een van de volgende acties uit te voeren:
   • Zoek naar filters of pas ze toe om de lijst met verzoeken in te perken.
   • Sorteer verzoeken door te klikken op naast de kolomtitel.
4. Pas de status van een verzoek aan, bekijk informatie in de tabel of klik op de verzoekbeschrijving om het verzoek bij te werken.
   Tip

   U kunt naar het project navigeren waarin het verzoek is gemaakt, of de bronpagina waarop het verzoek is gemaakt door op de koppeling onder de kolom Project of Bron te klikken.

   ResultaatVerzoekinformatie wordt bijgewerkt.