Taken toewijzen

Wijs taken toe om herinneringen en beoordelingsnotities aan te maken en met anderen samen te werken.

Hoe het werkt

Taken zijn een samenwerkingsmiddel tussen teamleden en beoordelaars. U kunt een taakitem toewijzen aan een Diligent One-gebruiker binnen een project of een raamwerk.

Als u een taak toewijst, wordt die taak aan uw takenlijst en aan de takenlijst van de toegewezene toegevoegd. De persoon aan wie de taal is toegewezen, wordt via de e-mail op de hoogte gesteld. Hij/zij kan de taak updaten en een opmerking posten. Indien u de taak aan uzelf toewijst, ontvangt u geen e-mail.

Indien u een opmerking post bij een taak, ontvangt de toegewezene een melding per e-mail. U ontvangt op vergelijkbare wijze een e-mail als de toegewezene een opmerking post.

Opmerking

Om de integriteit van de audittrail te behouden, kunt u geen opmerkingen verwijderen.

Pictogrammen

Taken komen met de volgende pictogrammen:

PictogramBeschrijvingWaar het pictogram wordt weergegeven
bij taken die de status 'open' hebben, geeft het pictogram het aantal open taken weer

Het zijvenster Taken, dat u kunt bereiken door op Taken te klikken in de Hulpprogrammawerkbalk rechts op:

  • veldwerkpagina's
  • het tabblad Planning
  • het tabblad Resultaten
nieuwe of ongelezen taken
  • Projecten-homepage (Prioriteiten)
  • Taakvolger
verlopen taken

Statussen

Taken kunnen de volgende statussen hebben:

StatusBeschrijvingWat gebeurt er in Projecten?
Openenwordt weergegeven wanneer u een taak aanmaakt en toewijst

De persoon aan wie de taak is toegewezen wordt via de e-mail op de hoogte gesteld.

De toegewezene kan op de koppeling in de e-mail klikken om de taak te updaten of een opmerking te posten.

Wissenwordt weergegeven wanneer u bevestigt dat een taak is voltooid en klaar is om gesloten te worden

De taakstatus wordt bijgewerkt van Open naar Wissen.

De persoon die eigenaar is van de taak ontvangt een e-mail waarin bevestigd wordt dat de taak gewist is en dat de taak klaar is om gesloten te worden.

Geslotenwordt weergegeven wanneer u een taak sluit

De taakstatus wordt bijgewerkt van Wissen naar Gesloten.

De toegewezene ontvangt een e-mail ter bevestiging dat de taak gesloten is. De taak wordt uit het paneel Taken verwijderd, maar blijft staan in de Takenlijsten project (dat u kunt bereiken via het projectbeheertabblad Taken) en in de Taakvolger.

Taken in de kantlijn aanmaken in de Verwijzingsmodus

Vaak worden auditrapporten door diverse lezers zeer kritisch bekeken. Terwijl u de eindversie van een rapport opstelt, zult u doorgaans met andere teamleden moeten samenwerken om ervoor te zorgen dat de uiteindelijke boodschap in de juiste toon en met de juiste details, feiten en positionering wordt overgebracht.

Om het beoordelingsproces te faciliteren, kunt u de oorspronkelijke auteur van het rapport ondersteuningsnotities aanbieden door in de kantlijn taken aan te maken in de Verwijzingsmodus.

Zie Bewijs aanvoeren voor meer informatie .

Voorbeeld

Een beoordelingsnotitie aanmaken

Scenario

Uw collega heeft u aangewezen om de resultaten van een auditprocedure te beoordelen. Tijdens uw beoordeling ziet u dat de documentatie van de resultaten niet zo uitgebreid als mogelijk is. U wilt een beoordelingsnotitie voor uw collega aanmaken, zodat hij/zij e.e.a. kan opvolgen en aanvullende informatie kan bieden.

Verwerken

Vanuit de pagina Uitvoeringsprocedure klikt u op Toevoegen in het zijvenster Taken . In de beoordelingsnotitie geeft u de volgende informatie op:

  • BeschrijvingGeef s.v.p. de analyses op die aan deze auditprocedure verbonden zijn.
  • Toegewezen aanuw collega
  • Vervaldatumverwachte voltooiingsdatum

Resultaat

De taak wordt aangemaakt; er wordt automatisch de status Open aan verbonden. De aan de taak toegewezen persoon wordt via de e-mail op de hoogte gesteld. Hij/zij kan de taak updaten en een opmerking posten.

Machtigingen

Professionele beheerders, Professionele gebruikers en Toezichthoudende executives kunnen taken toewijzen en beheren binnen alle projecten en raamwerken binnen de Diligent One-instantie.

Bijdrager-managers, Bijdrager-testers en Bijdrager-gebruikers kunnen taken aanmaken, updaten of bekijken op alle locaties waar zij toegang toe hebben met behulp van het Bijdragerdashboard. Als de eigenaar bijvoorbeeld een Controle-eigenaar is, kan hij/zij een taak aanmaken op de controlepagina.

Een taak aanmaken en toewijzen

Een nieuwe taak aanmaken en de desbetreffende persoon toewijzen om daar een actie op uit te voeren.

  1. Voer een van de volgende handelingen uit:

    In een project

    1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Projecten-app om deze te openen.

      Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    2. Open een project.

    In een raamwerk

    1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Raamwerken-app om deze te openen.

      Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Raamwerken-app te switchen.

    2. Open een raamwerk.
  2. Voer een van de volgende handelingen uit:
    • Maak een taak in een projectVanuit een contextspecifieke Veldwerk-pagina, of vanuit het tabblad Planning of Resultaten:
      1. In de Hulpprogrammawerkbalk rechts klikt u op Taken.
      2. In het Taken-zijvenster klikt u op + Taak toevoegen.
    • Maak een taak in een raamwerkVanuit een contextspecifieke Veldwerk-pagina, of vanuit het tabblad Planning: 
      1. In de Hulpprogrammawerkbalk rechts klikt u op Taken.
      2. In het Taken-zijvenster klikt u op + Taak toevoegen.
  3. Voer de gegevens in in het formulier Taak aanmaken. 
  4. Klik op Opslaan.

    ResultaatDe taak wordt onder het paneel Taken weergegeven.

Een takenlijst onderhouden

Beheer taken binnen een enkel project of raamwerk.

  1. Voer een van de volgende handelingen uit:

    In een project

    1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Projecten-app om deze te openen.

      Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Projecten-app te switchen.

    2. Open een project.

    In een raamwerk

    1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Raamwerken-app om deze te openen.

      Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Raamwerken-app te switchen.

    2. Open een raamwerk.
  2. Klik op het tabblad Taken van het projectbeheer.

    Er verschijnt een takenlijst.

  3. Zoek een taak door een van de volgende acties uit te voeren:
    • Zoek naar filters of pas ze toe om de lijst met taken in te perken.
    • Sorteer taken door op de kolomtitel te klikken.
  4. Beheer taken door een van de volgende acties uit te voeren:
    • De pagina bekijken waarop de taak was aangemaaktklik op Ga naar.
    • De status van een taak bijwerken of opmerkingen plaatsenklik op Bijwerken naast de taak.
    • Een taak verwijderenklik op Verwijderen en OK.

      ResultaatDe takenlijst is bijgewerkt.

Alle taken beheren

Taken beheren die binnen meerdere projecten en raamwerken aan en door u zijn toegewezen.

  1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Taakvolger-app om deze te openen.

    Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Taakvolger-app te switchen.

    De pagina Taakvolger wordt geopend met een lijst van openstaande taken, aan u toegewezen en gesorteerd op de meest recente vervaldatum.

    De gele klok staat voor vervallen items. De rode stip staat voor ongelezen items.

  2. Zoek een taak door een van de volgende acties uit te voeren:
    • Zoek naar filters of pas ze toe om de lijst met taken in te perken.
    • Sorteer taken door te klikken op naast de kolomtitel.
  3. Pas de status van een taak aan, bekijk informatie in de tabel of klik op de taakbeschrijving om de taak bij te werken.
    Tip

    U kunt naar het project navigeren waarin de taak is gemaakt of de bronpagina waarop de taak is gemaakt door op de koppeling onder de kolom Project of Bron te klikken.

    Opmerking

    Taakitems kunnen alleen opnieuw worden toegewezen aan Diligent One-gebruikers die toegang hebben tot het project dat de taak bevat.

    ResultaatDe taken worden bijgewerkt.