Een trigger maken

Maak triggers om de workflow van uw bedrijf te automatiseren door een reeks acties te definiëren die automatisch worden uitgevoerd wanneer er een specifieke wijziging plaatsvindt. Triggers worden gekoppeld aan afzonderlijke tabellen en kunnen worden geconfigureerd voor recordwijzigingen of statistiekdrempels.

Een trigger voor records maken

Definieer een reeks acties die automatisch worden uitgevoerd wanneer er wijzigingen in records plaatsvinden. U moet de tabel die de records bevat aanmaken voordat u de trigger definieert.

Navigeer naar het configuratievenster voor triggers

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Ga naar de verzameling en analyse die de tabel bevatten die u wilt verwijderen.
3. Klik voor de tabel die u wilt automatiseren op het getal in de kolom Triggers.
4. Optioneel. Om de uitvoeringsvolgorde van meerdere bestaande triggers te bewerken, sleept u elke trigger naar de juiste plaats in de lijst. Triggers worden van boven naar beneden uitgevoerd in de opgegeven volgorde.
5. Klik op Nieuw in het dialoogvenster Automatiseren. Het configuratievenster voor triggers wordt geopend.
   Opmerking

   Om een trigger die u eerder hebt gemaakt te bewerken, klikt u op de naam van de trigger.

De trigger definiëren

1. Voer de naam voor de trigger in het tekstvak in. De tekenlimiet is 255.
2. In het gebied Voorwaarden selecteert u Record.
3. Definieer de opties die ervoor zorgen dat de trigger wordt uitgevoerd:

   Optie	Beschrijving
   Voorwaarde	Voert de trigger uit wanneer aan een gedefinieerde voorwaarde of reeks voorwaarden wordt voldaan. U kunt een trigger instellen voor inactieve records door het veld Bijgewerkt te selecteren en een relatieve datum te gebruiken, zoals 1 dag geleden. Inactieve records zijn records die gedurende ten minste de gespecificeerde periode niet in het systeem zijn gewijzigd. Opmerking Triggervoorwaarden gebaseerd op datumtijdvelden worden geëvalueerd met behulp van de tijdzone die u heeft ingesteld in uw gebruikersprofiel. Specificeer geen tijdzoneverschil.
   Status	Voert de trigger uit wanneer aan een record een bepaalde status wordt toegewezen. U kunt meerdere statussen specificeren. U kunt statuscondities niet combineren met realtime frequenties van nieuwe records. Opmerking Resultatenbeheerders kunnen uit elke beschikbare status kiezen. Alle andere gebruikers kunnen kiezen uit elke status die beschikbaar is in de verzameling, wat wordt bepaald door de workflow die aan de verzameling is toegewezen.
   Prioriteit	Voert de trigger uit wanneer aan een record een bepaalde prioriteit wordt toegewezen. U kunt meerdere prioriteiten specificeren. U kunt prioriteitscondities niet combineren met realtime frequenties van nieuwe records.

4. Optioneel. Om meerdere voorwaarden binnen een groep te definiëren, klikt u op + Toevoegen en selecteert u de juiste voorwaarde(n) om te definiëren. Om een voorwaarde te verwijderen, klikt u op de prullenbak.
5. Optioneel. Als u meerdere voorwaarden hebt gedefinieerd, selecteert uALLvoer de trigger alleen uit als alle voorwaarden in de groep worden geëvalueerd als waar of selecteerANYom de trigger uit te voeren als ten minste één van de voorwaarden in de groep als waar wordt geëvalueerd. Eén logische operatorALL(AND) ofANY(OR) geldt voor alle voorwaardelijke expressies binnen de groep. ALL is de standaardinstelling.
6. Optioneel. Om voorwaardelijke expressies te definiëren met behulp van meerdere groepen, klikt u op + Groep toevoegen, specificeert u de logische operator (AND of OR), en selecteert u de juiste voorwaarde(n) om te definiëren. Alle logische operatoren buiten de groep moeten hetzelfde zijn (hetzij allemaalENhetzij allemaalOF). AND is de standaardinstelling. Om een groep te verwijderen, klikt u op Groep verwijderen.
7. Definieer in het gebied Acties de acties die worden uitgevoerd wanneer de trigger wordt uitgevoerd:

   Instelling	Beschrijving	Notities
   Toewijzen > Gebruikers > Workflowgroep	Bepaalt de zichtbaarheid van het record	Alleen leden van de toegewezen workflowgroep kunnen het record beoordelen. Als er geen workflowgroep is toegewezen, kunnen alle verzamelingsleden met voldoende rechten het record zien.
   Toewijzen > Gebruikers > Toegewezen gebruiker	Identificeert de persoon die verantwoordelijk is voor de record	Alleen gebruikers die als leden van de verzameling zijn geïdentificeerd, kunnen in de vervolgkeuzelijst worden geselecteerd. Als een workflowgroep is toegewezen, dan moet de toegewezen persoon lid zijn van de workflowgroep. Opmerking Met de schakelaar Melding inschakelen kunt u bepalen of de toegewezen persoon een e-mail moet ontvangen wanneer deze trigger een record aan hem of haar toewijst.
   Toewijzen > E-mail uit veld	Wijst de records toe aan een e-mail vanuit een veld in de tabel als het e-mailadres toebehoort aan een Diligent One-gebruiker	De records worden niet toegewezen als het e-mailadres uit het veld: behoort tot een Resultaten-app-gebruiker die geen rol heeft in de Verzameling die het bewerken van records toestaat is ongeldig Opmerking Diligent One-platform ondersteunt geen e-mailadressen met accenten of niet-Latijnse tekens. Opmerking Met de schakelaar Melding inschakelen kunt u bepalen of de toegewezen persoon een e-mail moet ontvangen wanneer deze trigger een record aan hem of haar toewijst.   Om records toe te wijzen, moet het e-mailadres toebehoren aan een Diligent One-gebruiker.
   Toewijzen > Workflowgroep van veld	Hiermee wordt in het geselecteerde tabelveld gezocht naar de naam van een workflowgroep. Als er een geldige workflowgroepnaam wordt gevonden, wordt de record toegewezen aan die specifieke workflowgroep. Alleen geïmporteerde gegevensvelden en vragenlijstvelden met karaktergegevenstype zijn beschikbaar voor selectie. Andere velden met een ander gegevenstype zijn niet beschikbaar.	Alleen leden van de toegewezen workflowgroep kunnen het record beoordelen. Als er geen workflowgroep is toegewezen, kunnen alle verzamelingsleden met voldoende rechten het record zien. Opmerking Gebruik de schakelaar Melding inschakelen om te bepalen of de toegewezen workflowgroepsleden een e-mail moeten ontvangen wanneer deze trigger een record aan hen toewijst.
   Meldingen	Stuurt een e-mailmelding naar een of meer gebruikers	Wanneer u een gebruiker op de hoogte stelt, ontvangt de gebruiker een e-mail met een koppeling naar een tabel waarin alle records worden weergegeven (niet uitsluitend de records waarover de gebruiker op de hoogte is gesteld).
   Vragenlijst	Wijst een vragenlijst toe aan een van de volgende: een individuele gebruiker een opgegeven e-mailadres Opmerking Gebruiker met de vereiste toegang kan gebruikers van het contactboek kiezen in de vervolgkeuzelijst of handmatig de e-mail-ID invoeren. een e-mailadres uit een kolom in de tabel Opmerking Diligent One-platform ondersteunt geen e-mailadressen met accenten of niet-Latijnse tekens.	Er zijn twee lijsten met vragenlijsten waaruit u kunt kiezen: Gekoppeldvragenlijsten die al aan de tabel zijn gekoppeld (antwoordkolommen zijn aanwezig) Niet gekoppeldvragenlijsten die niet aan de tabel zijn gekoppeld (antwoordkolommen toegevoegd wanneer het eerste antwoord is ingediend) SelecterenEén vragenlijst gebruiken om op alle records te reagerenom eén vragenlijst naar de ontvanger te verzenden en antwoorden toe te passen op alle records die deel uitmaken van de triggeractie. Selecteer deze optie niet om een afzonderlijk antwoord per record vast te leggen in afzonderlijke e-mails. E-mails worden opeenvolgend verzonden, waarbij elke e-mail maximaal 50 records bevat, totdat alle geselecteerde records zijn gedekt. Opmerking Respondenten met een bijbehorend Diligent One-account die lid zijn van de organisatie, moeten zich authenticeren wanneer ze op de koppeling klikken om de enquête in te vullen. Opmerking Als u Vragenlijstacties combineert met de triggerfrequentie Bijgewerkt, ontvangen respondenten meerdere uitnodigingen om de vragenlijst in te vullen, omdat het eerste antwoord een update veroorzaakt. U kunt deze situatie vermijden door een voorwaarde in de trigger op te nemen die test of een verplichte vraag uit de vragenlijst al dan niet leeg is.
   Status	Hiermee wordt de status van opgegeven records gewijzigd	Resultatenbeheerders kunnen kiezen uit alle statussen die beschikbaar zijn in de verzameling. Professionele managers en professionele gebruikers kunnen alleen kiezen uit statussen waartoe zij toegang hebben. Toegang tot statussen wordt bepaald door workflows. Zie Workflows aanmaken in de Resultaten-app voor meer informatie.
   Prioriteit	Hiermee wordt de prioriteit van opgegeven records gewijzigd

8. Geef in de kolomFrequentieFrequentie wanneer de trigger wordt uitgevoerd:

   Instelling	Beschrijving	Notities
   Realtime > Record	Evalueert triggervoorwaarden wanneer een record wordt gemaakt of bijgewerkt. Selecteer Alleen voor nieuwe records om de trigger alleen op nieuwe records uit te voeren. Als u deze instelling niet selecteert, wordt de trigger uitgevoerd op nieuwe en bijgewerkte records die voldoen aan de triggervoorwaarden. Wanneer wordt een record als nieuw beschouwd? De trigger wordt uitgevoerd wanneer er een nieuw record wordt gepubliceerd in een gegevensanalyse, gebeurtenisrapport of enquête in de Resultaten-app. Wanneer wordt een record als bijgewerkt beschouwd? De trigger wordt uitgevoerd wanneer er wijzigingen plaatsvinden in de informatie- of gegevenskolommen van de tabel. Bijvoorbeeld: een recordstatus wordt gewijzigd of een vragenlijstantwoord wordt ingediend.	Standaard zijn de nieuwe en bijgewerkte records geselecteerd. U kunt er echter voor kiezen om triggers uitsluitend op nieuwe records uit te voeren. U kunt status-, prioriteits-, toewijzings- of workflowgroepvoorwaarden niet combineren met realtime frequenties van nieuwe records.
   Realtime > Vragenlijst	Evalueert triggervoorwaarden telkens wanneer Diligent One een antwoord ontvangt op de geselecteerde vragenlijst voor de tabel van deze trigger.	U kunt geen realtime record- en vragenlijstfrequenties combineren.
   Planning	Evalueert de triggervoorwaarden op een opgegeven frequentie (dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of volgens een aangepaste planning). U kunt ook de tijd opgeven waarop de trigger moet worden uitgevoerd. Bij het plannen van een nieuwe trigger, is de standaardtijdzone de tijdzone die is ingesteld in uw gebruikersprofiel van de startpagina van Platform. Voor meer informatie raadpleegt u Uw profiel bijwerken.	Als de tijd wordt gewijzigd vanwege het ingaan van de zomertijd, worden nachtelijke triggers mogelijk uitgevoerd op onverwachte manieren. Zie voor meer informatie Hoe zomertijd invloed heeft op geplande triggers.

   Opmerking

   Wees voorzichtig dat u voorwaarden niet zodanig aan frequenties koppelt dat een trigger nooit kan worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld: als uw voorwaarden vereisen dat records meer dan één dag geleden zijn bijgewerkt, maar u stelt de frequentie in op realtime > records, zal de trigger nooit worden uitgevoerd. Dit is omdat een record minder dan één dag geleden is bijgewerkt wanneer het wordt gemaakt of gewijzigd.

Sla de trigger op of voer deze uit

1. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Om de triggerconfiguratie op te slaan, selecteert u Opslaan.

     De trigger wordt opgeslagen en weergegeven in het dialoogvenster Automatiseren.

   • Om de triggerconfiguratie op te slaan en te bekijken, en de optie te hebben om de trigger onmiddellijk uit te voeren, selecteert u Opslaan en bekijken.

     Er wordt een dialoogvenster weergegeven met een voorbeeld van de records waarop de trigger zal worden uitgevoerd en de gedefinieerde acties zal uitvoeren. Er worden maximaal 200 records in het voorbeeld getoond, maar de trigger wordt uitgevoerd op het totale aantal beïnvloede records. Klik op Uitvoeren om de trigger uit te voeren.

     Opmerking

     De tijd tussen een uitgevoerde actie en het activeren van een trigger hangt af van de omvang van de tabel. Kleine tabellen (ongeveer 1000 records groot) duren normaal gesproken een paar seconden. Grotere tabellen kunnen tot enkele minuten duren.

2. Klik op Afsluiten om het venster voor triggerconfiguratie te sluiten.

Een trigger voor een metriek maken

Stel automatisch een Resultaten-app-gebruiker op de hoogte wanneer een metriek een drempelwaarde bereikt. U moet de metriek maken voordat u de trigger definieert.

Navigeer naar het configuratievenster voor triggers

1. Selecteer vanaf de startpagina van Platform (www.diligentoneplatform.com) de Resultaten-app om deze te openen.

   Als u zich reeds in Diligent One bevindt, kunt u het navigatiemenu aan de linkerkant gebruiken om naar de Resultaten-app te switchen.

2. Voer een van de volgende handelingen uit:
   • Op de homepage van Resultaten:
     1. Ga naar de verzameling en analyse die de tabel bevatten die u wilt verwijderen.
     2. Klik voor de tabel die u wilt automatiseren op het getal in de kolom Triggers.
   • Klik vanuit het deelvenster Statistiek configureren op Triggers beheren.
3. Optioneel. Om de uitvoeringsvolgorde van meerdere bestaande triggers te bewerken, sleept u elke trigger naar de juiste plaats in de lijst. Triggers worden van boven naar beneden uitgevoerd in de opgegeven volgorde.
4. Klik op Nieuw in het dialoogvenster. Het configuratievenster voor triggers wordt geopend.
   Opmerking

   Om een trigger die u eerder hebt gemaakt te bewerken, klikt u op de naam van de trigger.

De trigger definiëren

1. Voer de naam voor de trigger in het tekstvak in.

   De tekenlimiet is 255.

2. In het gebied Voorwaarden selecteert u Statistiek.

   Als u naar het configuratievenster voor de trigger hebt genavigeerd vanuit het deelvenster Statistiek configureren, wordt deze optie automatisch vooraf geselecteerd.

   Opmerking

   U kunt alleen een statistiek selecteren die is gekoppeld aan de Gegevensanalyse, het Evenementrapport of de Enquête.

3. Selecteer de juiste statistiek en definieer de voorwaarde en waarde die ervoor zorgen dat de trigger wordt uitgevoerd.

   Als u naar het configuratievenster voor de trigger hebt genavigeerd vanuit het deelvenster Statistiek configureren, wordt deze statistiek automatisch vooraf geselecteerd.

4. Optioneel. Definieer de kleur van de drempel.
5. Geef in het gebied Acties op welke gebruiker(s) op de hoogte moet(en) worden gesteld als de statistiek de opgegeven drempel bereikt.

   De optieOp de hoogte stellen is automatisch geselecteerd. Wanneer u een gebruiker op de hoogte stelt, ontvangt deze een e-mail met een koppeling naar de statistiek.

   Opmerking

   Als u de e-mailmelding niet ontvangen heeft, controleer dan uw spam- of junkfolder.

6. Geef in de kolomFrequentieFrequentie wanneer de trigger wordt uitgevoerd:

Instelling	Beschrijving
Realtime > Record	Evalueert triggervoorwaarden wanneer een record wordt gemaakt of bijgewerkt. Het selectievakje Alleen voor nieuwe records is uitgeschakeld wanneer u triggers maakt gebaseerd op statistieken. Deze typen triggers worden uitgevoerd wanneer gegevens de drempel overschrijden die u hebt opgegeven in de voorwaarde.
Planning	Evalueert de triggervoorwaarden op een opgegeven frequentie (dagelijks, wekelijks, maandelijks, driemaandelijks of volgens een aangepaste planning). U kunt ook de tijd opgeven waarop de trigger moet worden uitgevoerd. Bij het plannen van een nieuwe trigger, is de standaardtijdzone de tijdzone die is ingesteld in uw gebruikersprofiel van de startpagina van Platform. Voor meer informatie raadpleegt u Uw profiel bijwerken. Als u een bestaande trigger bewerkt, onthoudt de Resultaten-app de eerder ingestelde tijdzone. Als de tijd wordt gewijzigd vanwege het ingaan van de zomertijd, worden nachtelijke triggers mogelijk uitgevoerd op onverwachte manieren. Zie voor meer informatie Hoe zomertijd invloed heeft op geplande triggers.

Trigger opslaan

1. Om de triggerconfiguratie op te slaan, selecteert u Opslaan. De trigger wordt opgeslagen en weergegeven in het dialoogvenster Automatiseren.
   Opmerking

   De tijd tussen een uitgevoerde actie en het activeren van een trigger hangt af van de omvang van de tabel. Kleine tabellen (ongeveer 1000 records groot) duren normaal gesproken een paar seconden. Grotere tabellen kunnen tot enkele minuten duren.

2. Klik op Afsluiten om het venster voor triggerconfiguratie te sluiten.