Configure um remetente de e-mail personalizado

A Plataforma Diligent One envia e-mails a usuários e não usuários para solicitar ações e disponibilizar atualizações, quando necessário. Para ajudar os usuários a confiar nos e-mails enviados pela Plataforma Diligent One, você pode configurar um remetente personalizado para que os usuários reconheçam sua empresa como a origem do e-mail.

Por que um remetente de e-mail personalizado é útil

Um remetente de e-mail personalizado pode ter vários benefícios.

  • Maior conformidade e eficiência Com a maior conscientização dos ataques de phishing, a desconfiança generalizada sobre e-mails cresceu. Algumas vezes, as notificações da Plataforma Diligent One não são abertas, e os destinatários podem denunciá-las como tentativas de phishing. Isso pode ter vários efeitos negativos, como sobrecarregar a equipe de TI com falsos positivos, prejudicar auditorias e reduzir a conformidade e os insights. Um nome familiar pode ajudar os destinatários a reconhecer e confiar em um e-mail.
  • Melhor comunicação Você pode usar o remetente de e-mail personalizado como endereço "Responder para" para que os destinatários do e-mail possam verificar a legitimidade de um e-mail ou solicitar mais informações.

Qual é a aparência dos e-mails com um remetente personalizado

A Plataforma Diligent One continua como o endereço "De", mas o endereço de e-mail personalizado torna-se o remetente e também pode ser o endereço "Responder para". Serviços de e-mail diferentes usam formatos ligeiramente diferentes. Na maioria dos casos, o campo "De" nos e-mails da Plataforma Diligent One terá aparência semelhante a estes exemplos.

  • Exemplo do Microsoft Outlook De: Notificações da Plataforma Diligent One <notifications@highbond.com> em nome de Auditoria Interna <internalaudit@example.com>
  • Exemplo do Gmail De: Notificações da Plataforma Diligent One <notifications@highbond.com> via Auditoria Interna <internalaudit@example.com>

Remetentes de questionário substituem o remetente personalizado

Quando uma pessoa na sua empresa envia um questionário sobre um registro, os destinatários visualizam o nome do remetente como a fonte do e-mail para poder identificar sua origem. Esse nome substitui o nome do endereço de e-mail personalizado. Nesse caso, o destinatário veria algo similar a estes exemplos.

  • Exemplo do Microsoft Outlook De: Notificações da Plataforma Diligent One <notifications@highbond.com> em nome de John Smith <internalaudit@example.com>
  • Exemplo do Gmail De: Notificações da Plataforma Diligent One <notifications@highbond.com> via John Smith <internalaudit@example.com>

Incompatível com o aplicativo Relatórios

No momento, o Relatórios não permite remetentes personalizados. As transmissões do Relatórios continuarão a ser enviadas de notifications@highbond.com e relatórios compartilhados pelos usuários continuarão a ser enviadas do e-mail desses usuários.

Ativar ou configurar um remetente de e-mail personalizado

Os Administradores de Sistema podem configurar um remetente de e-mail personalizado.

Observação

A Plataforma Diligent One não aceita endereços de e-mail com acentos ou caracteres não latinos.

  1. Abra o Launchpad.
  2. Se a sua empresa usa mais de uma instância no Launchpad, verifique se a instância apropriada está ativa.
  3. Selecione Configurações da Plataforma > Organização. Se a opção Organização não for exibida, a conta usada para fazer login não tem privilégios de Administrador.
  4. Clique em Gerenciar remetente do e-mail.
  5. Insira o nome do remente em Nome do endereço de e-mail.
  6. Insira o endereço de e-mail do remente em Endereço de e-mail.
  7. Se você quiser que os destinatários possam responder ao remetente personalizado, selecione Usar este e-mail como endereço responder para. Isso tornará o remetente de e-mail personalizado o endereço padrão quando os destinatários usarem o recurso de responder no cliente de e-mail.
  8. Selecione Habilitar endereço de e-mail personalizado.
  9. Visualize o exemplo de cabeçalho de e-mail para garantir que a aparência está correta.
  10. Clique em Salvar alterações. Agora, todos os e-mails da Plataforma Diligent One virão do remetente personalizado definido.

Desativar um remetente de e-mail personalizado

Os Administradores do Sistema podem desativar um remetente de e-mail personalizado se você preferir usar o endereço padrão da Plataforma Diligent One.

  1. Abra o Launchpad.
  2. Se a sua empresa usa mais de uma instância no Launchpad, verifique se a instância apropriada está ativa.
  3. Selecione Configurações da Plataforma > Organização. Se a opção Organização não for exibida, a conta usada para fazer login não tem privilégios de Administrador.
  4. Clique em Gerenciar remetente do e-mail.
  5. Desmarque Habilitar endereço de e-mail personalizado.
  6. Clique em Salvar alterações. Agora, todos os e-mails da Plataforma Diligent One virão do endereço notifications@highbond.com.