Documents

O recurso Documentos permite armazenar, gerenciar, e acessar arquivos no Entidades clássico, e visualizá-los na versão modernizada. No Entidades clássico, os documentos são armazenados em Documentos de Trabalho (arquivos gerados pelo sistema, importados, ou não anexados) e no Repositório de Documentos (uploads de longo prazo ou pessoais). Você pode mover, visualizar, exportar, enviar por email, ou excluir documentos com base nas permissões. O Entidades modernizado fornece uma visualização em tabela para navegar, pesquisar, filtrar, e baixar documentos, visualizar detalhes, e acessar entidades relacionadas. Alterações só podem ser feitas no Entidades clássico.

Documents in classic Entidades

In the Entidades app, documents are stored in Working Documents or Document Store. If you have permissions allowing this action, you can move documents between Working Documents and Document Store using the Move document option.

Working documents

Por padrão, os Documentos de trabalho armazenam o seguinte:

• Todos os documentos gerados pelo sistema. Exemplos: formulários para certas jurisdições, minutas, resoluções de acionistas, relatórios

• A Biblioteca de documentos armazena todos os documentos importados usando o Assistente para importação de documentos.

• Documentos carregados para Entidades que não estejam associados a nenhuma entidade

To view documents for a specific entity, open the entity record and go to Documents > Working Documents.

From the Options Menu of any document in the list, you can:

• View the document
• View the document as PDF
• Email the document
• Email the link to the document
• Export the document
• Move document to the Document Store.
• Delete the document

From the Wizards, you have the following options for one or more selected documents in the list:

• Email documents
• Download documents
• Open as single PDF
• Move documents to the Document Store.
• Delete documents
• Import documents

You can filter the list of documents using the following filtering options in the basic search:

• Where From search for documents in a specific location, such as All Documents or Working Documents.
• Search For search for specific types of information in the documents like quickref or form number
• Begins With/Contains use this filter to search for a specific document or document type
• Order By specify the order in which documents appear on screen
• During the Last select how far into the past you want to search

Select More to reveal further filtering options for documents.

Document store

A opção Biblioteca de documentos no Banner Global fornece acesso a todos os documentos armazenados na seção dentro do aplicativo.

A Biblioteca de documentos armazena todos os documentos importados para a Biblioteca de documentos usando o Assistente para importação de documentos. Você pode utilizar esta seção para armazenar documentos que pretende manter indefinidamente ou para importar os seus próprios documentos, como as contas da empresa.

To view documents stored for a specific entity, open the entity record and go to Documents > Document Store.

From the Options Menu of any document in the list, you can:

• View the document
• View the document as PDF
• Email the document
• Email the link to the document
• Export the document
• Move document to the Working Documents.
• Delete the document

From the Wizards, you have the following options for one or more selected documents in the list:

• Email documents
• Download documents
• Open as single PDF
• Move documents to the Working Documents.
• Delete documents
• Import documents

Checked Out By Me

You can edit documents produced and stored in the system by checking them out first. In the Checked Out By Me section, you can find documents that you have checked out.

All Documents

The All Documents section displays all documents within the Entidades app regardless of who created them, what they are for or which category they fall under.

Form Fill

The Form Fill section contains forms that can be form-filled by users. Forms are only available for certain jurisdictions. There are a number of forms that are automatically generated by the system. Forms the Entidades app does not generate are available to be filled in manually under the Form Fill section.

Electronic filing

In some jurisdictions like Ireland, UK and Australia, you can file forms electronically to your corresponding government agency. For more information about electronic filing in a certain jurisdiction, refer to the relevant section in the Help Centre.

Documents in modernized Entidades

A página de lista de nível superior Documentos na experiência modernizada do Entidades mostra todos os documentos em uma exibição em tabela. Você pode navegar, pesquisar, filtrar e baixar documentos em um único lugar. Agora, você pode visualizar documentos relacionados a uma entidade na guia Documentos dentro do registro da entidade. Cada coluna na tabela inclui opções para ajustar automaticamente a largura da coluna atual, ajustar automaticamente todas as colunas ou redefinir larguras de coluna para o padrão.

Os menus e páginas de listagem de Documentos no modernizado aparecem apenas para usuários que tenham acesso a Entidades pelo menos uma das seguintes áreas de documento: Documentos de trabalho, Armazenamento de documentos, Bibliotecas de dados e Documentos de arquivamento eletrônico excluídos. Se você não tiver acesso a nenhuma dessas áreas, o item de menu principal Documentos e a página de listagem ficam ocultos. Para solicitar acesso, entre em contato com seu administrador.

To find out more, go to Documents in modernized Entidades.