Kit de ferramentas do P2P analysis for SAP ERP

Esta análise identifica possíveis transações de duplicação causadas certamente por erro do fornecedor ou da equipe de AP.

Uma transação é definida como um item de linha em uma fatura. Transações duplicadas são identificadas com base em 12 combinações diferentes de campos (o que chamamos de subtestes). Para saber mais sobre os subtestes, consulte Kit de ferramentas do P2P analysis for SAP ERP.

Itens de linha duplicados em uma única fatura não são reportados para análise e revisão. Isso acontece porque são predominantemente um cenário do mesmo item/serviços destinado a locais ou entidades distintos. Muitos dos riscos de faturas duplicadas, como codificar a mesma compra para dois fornecedores diferentes ou inserir um número de fatura do fornecedor incorreto, não se aplicam dentro da mesma fatura. Esses itens de linha poderão ser reportados se forem duplicidades de um ou mais itens de linha de outra fatura.

Aplica-se o conceito igual-igual diferente para não reportar o mesmo conjunto de transações sinalizadas diversas vezes. Para isso, os campos diferentes são definidos como um ou mais campos que foram identificados como duplicidades em um subteste anterior.

Exemplo

• O subteste P2P01AP_01 sinaliza transações com número do fornecedor e número da fatura do fornecedor duplicado. Podem existir ou não outras duplicidades, como a mesma data da fatura ou valor da transação, já que esse subteste não exige que outros campos sejam diferentes (exceto o número do documento).
• O subteste P2P01AP_02 sinaliza transações com número do fornecedor, data da fatura e valor da transação duplicados.
  • Essa transação teria sido sinalizada pelo primeiro subteste se o número da fatura do fornecedor fosse uma duplicidade. Por isso, há a exigência de que o número da fatura do fornecedor seja diferente.
  • Para reduzir a possibilidade de falsos positivos e encontrar as duplicidades mais prováveis, o teste também exige um número da fatura do fornecedor semelhante (ou seja, que tenha uma sequência idêntica de dígitos numéricos após eliminar todos os outros caracteres).

Notas

• Uma transação não é excluída de uma análise após a correspondência com outra transação. Ainda é possível fazer a correspondência com outras transações no conjunto das mesmas chaves em subtestes posteriores.
• A realização de subtestes para duplicidades em campos bancários ou números de telefone pode reportar legitimamente as mesmas transações sinalizadas diversas vezes. Um fornecedor pode ter várias contas bancárias, além de um número de telefone primário e um secundário. Cada conta bancária é testada individualmente. Se houver correspondência de dois fornecedores em contas bancárias diferentes, as duplicidades em potencial serão reportadas para cada correspondência. Isso também acontece com os números de telefone.
• A moeda da fatura não precisa ser idêntica para subtestes que buscam o mesmo valor da transação (BSIK / BSAK_WRBTR). Transações sinalizadas com valores idênticos e moedas diferentes podem indicar erro de entrada por parte da equipe de AP.
• O código da empresa dos fornecedores nas duplicidades sinalizadas não precisa ser idêntico.
• As transações com dados ausentes em qualquer um dos campos iguais serão eliminadas da análise. Dados ausentes nos campos diferentes continuarão sendo analisados.
• A diferença no uso de letras maiúsculas e minúsculas para campos iguais e diferentes:
  • Os campos iguais não diferenciam maiúsculas e minúsculas. Por exemplo, em subtestes que procuram duplicidades em nome do fornecedor, ABC CORP e Abc Corp são tratados como duplicidades
  • Os campos diferentes originais fazem distinção entre maiúsculas e minúsculas. Por exemplo, em subtestes que exigem números da fatura do fornecedor diferentes para que as transações sejam sinalizadas como duplicidades nos campos iguais, os números da fatura do fornecedor JAN-2021-07 e Jan-2021-07 serão tratados como diferentes; transações correspondentes nos campos iguais serão sinalizadas.
  • Os campos diferentes padronizados, como c_Vendor_Name_Sorted, são usados conforme a definição, o que pode incluir a conversão em letras maiúsculas.

Parâmetros padrão Dois parâmetros padrão, v_P2P01AP_min_threshold e v_delete_P2P01AP, estão disponíveis para esta análise nas planilhas Default_Config_Params e Script P2P01AP_Duplicate_Transactions do Arquivo de configuração de análise padrão, respectivamente. Se os parâmetros padrão não se aplicarem ou estiverem incompletos, você poderá declarar os valores obrigatórios no User Analytic Configuration File (Arquivo de configuração de análise do usuário). Siga as mesmas convenções de formato e nomenclatura mencionadas no Arquivo de configuração de análise padrão.

Tabela de resultados para esta análise R_P2P01AP_Duplicate_Transactions.

Esta análise identifica transações e detalhes do fornecedor que contêm palavras-chave de alto risco, as quais podem indicar erros, desperdício ou abuso.

Os campos a seguir são examinados:

• Descrição da fatura no nível do cabeçalho: BKPF_BKTXT.
• Descrição do item de linha: BSIK / BSAK_SGTXT.
• Campo de nome do fornecedor: c_Full_Vendor_Name. O c_Full_Vendor_Name concatena os campos de LFA1_NAME1 a LFA1_NAME4 no script de preparação de dados P_LFB1_LFA1_BUKRS. Se a tabela do fornecedor for preenchida sem registros, somente os campos de descrição da fatura e descrição do item de linha serão testados.

Várias palavras-chave de alto risco comuns são armazenadas em uma tabela de parâmetros no Arquivo de configuração de análise padrão.

• As palavras-chave padrão podem ser substituídas por um conjunto alternativo completando a tabela de parâmetros no Arquivo de configuração de análise do usuário. Para aplicar qualquer uma das palavras-chave padrão, você deve mencioná-las no Arquivo de configuração de análise do usuário. Caso o usuário forneça a tabela de parâmetros, a tabela de parâmetros padrão será descartada completamente.
• A pesquisa de palavras-chave não diferencia maiúsculas de minúsculas.
• A pesquisa de palavras-chave identifica correspondências parciais, em que a palavra-chave é uma string secundária de uma palavra nos campos de pesquisa; por exemplo, a palavra-chave Presente sendo encontrada na descrição que contém a palavra Presentes.
• A pesquisa de palavras-chave não identifica correspondências parciais em que uma palavra ou palavras nos campos de pesquisa são uma string secundária da palavra-chave. Por exemplo: palavra-chave pagamento em uma descrição que contém pagar fornecedores ou pagar fornecedores mencionados.

Se houver correspondência de mais de uma palavra-chave nos três campos de teste, a análise vai concatená-las em uma lista separada por barras, que será exibida no campo c_Matched_Keyword_List. Além disso, a análise reporta o campo Primary_Matched_Keyword, que contém a primeira palavra-chave correspondente na tabela de parâmetros. Essa funcionalidade presume que a tabela de parâmetros foi preenchida com palavras-chave em ordem decrescente de criticidade.

• Várias correspondências da mesma palavra-chave em um ou mais campos são reportadas apenas uma vez.
• Várias correspondências da palavra-chave são reportadas na ordem em que aparecem na tabela de parâmetros.

Um filtro de resultados padrão não está disponível. Você pode declarar os filtros de resultados no Arquivo de configuração de análise do usuário para refinar ainda mais os resultados.

Parâmetros padrão Um parâmetro padrão, v_P2P02AP_min_threshold, está disponível para esta análise na planilha Default_Config_Params do Arquivo de configuração de análise padrão. Se o parâmetro padrão não se aplicar ou estiver incompleto, você poderá declarar os valores obrigatórios no User Analytic Configuration File (Arquivo de configuração de análise do usuário). Siga as mesmas convenções de formato e nomenclatura mencionadas no Arquivo de configuração de análise padrão.

Tabela de resultados para esta análise R_P2P02AP_High_Risk_Keywords.

Esta análise identifica valores de transação incomuns para determinado fornecedor que são iguais ou maiores que um número especificado de desvios padrão em relação ao valor da transação mediano do fornecedor. Essas transações podem indicar um erro do fornecedor ou da equipe de AP.

O pseudocódigo a seguir descreve o processo em detalhes. Cada item de linha da fatura é tratado como uma transação.

• A contagem total de transações para determinado fornecedor é calculada, independentemente do código da empresa. Esse campo é necessário apenas para fins de relatórios.
• O comando OUTLIER é usado para reportar valores em moeda local (DMBTR) que estejam a pelo menos n desvios padrão do valor da transação mediano de determinado fornecedor, em que n é um parâmetro configurável. Presume-se uma única moeda por fornecedor. Moedas diferentes por código da empresa para o mesmo fornecedor não são aceitas.

• Os fornecedores sinalizados são associados à tabela do mestre de fornecedor (P_LFB1_LFA1_BUKRS) para procurar campos de relatórios adicionais.

Um filtro de resultados padrão não está disponível. Você pode declarar os filtros de resultados no Arquivo de configuração de análise do usuário para refinar ainda mais os resultados, como o valor discrepante mínimo para reportar.

Parâmetros padrão Um parâmetro padrão, v_P2P03AP_num_std_dev, está disponível para esta análise na planilha Default_Config_Params do Arquivo de configuração de análise padrão. Se o parâmetro padrão não se aplicar ou estiver incompleto, você poderá declarar os valores obrigatórios no User Analytic Configuration File (Arquivo de configuração de análise do usuário). Siga as mesmas convenções de formato e nomenclatura mencionadas no Arquivo de configuração de análise padrão.

Tabela de resultados para esta análise R_P2P03AP_Outliers_Std_Dev.

Esta análise identifica valores de transação não usuais com base na análise de Benford dos dígitos iniciais n. Essas transações podem indicar um erro do fornecedor ou da equipe de AP.

Inicialmente, todas as transações (itens de linha) são examinadas para avaliar a distribuição do conjunto de dados completo e identificar os valores discrepantes estatísticos. Os valores discrepantes são definidos como combinações de dígitos iniciais cuja frequência não corresponde à frequência esperada segundo a fórmula de Benford. Esse subconjunto de transações é filtrado adicionalmente para as combinações de dígitos iniciais com razão Z-Stat igual ou maior que o limite especificado pelo usuário (o padrão é 7).

Para cada combinação de dígitos iniciais sinalizada resultante, os fornecedores com as contagens de transações mais elevadas são transferidas para os resultados, pois esses fornecedores contribuem mais para os valores discrepantes estatísticos. Os fornecedores com contagens de transações mais baixas não são reportados nos resultados ou contabilizados na matriz de correspondência de fornecedores.

O pseudocódigo a seguir descreve o processo em detalhes:

1. Define o campo computado c_Leading_Digits, que captura os dígitos iniciais n de cada valor na moeda da fatura (BSIK / BSAK_WRBTR).
2. Aplica o comando BENFORD para:
   • Contar as ocorrências reais de cada combinação possível de dígitos iniciais nos dados de transações.
   • Comparar a contagem real com a contagem esperada (calculada usando a fórmula de Benford).
   • Exibir a razão Z-Stat de combinação de dígitos iniciais, que mede a distância entre a contagem real e a contagem esperada, em desvios padrão.
3. Extrai cada combinação de dígitos iniciais da tabela de saída de BENFORD com razão Z-Stat maior que n, em que n é um valor definido pelo usuário (o padrão é 7).
4. Associa as combinações sinalizadas de dígitos iniciais à tabela de transações, campo c_Leading_Digits, para transmitir somente as transações com, no mínimo, a razão Z-Stat especificada.
   • As transações de determinado fornecedor podem ser mapeadas para uma ou mais das combinações sinalizadas, ou
   • As transações de determinado fornecedor podem não ser mapeadas para as combinações sinalizadas e o fornecedor será removido de análises adicionais.
5. Resume as transações resultantes na combinação de fornecedor e dígitos iniciais para obter uma contagem de transações para a combinação. A contagem de transações pode refletir itens de linha de uma ou mais faturas.
6. Ordena a tabela resumida conforme a combinação de dígitos iniciais e a contagem de transações (ordem decrescente) para que a contagem de transações mais alta apareça primeiro para cada combinação de dígitos iniciais.
7. Resume a tabela resultante novamente, apenas na combinação de dígitos iniciais, para que somente a contagem de transações mais alta para cada combinação de dígitos iniciais seja transmitida.
8. Associa a tabela de transações de AP completa à tabela resumida que contém os fornecedores com a contagem de transações mais alta por combinação de dígitos iniciais. Assim, somente esses fornecedores serão transmitidos. A lógica dessa etapa é a seguinte:
   • Esses fornecedores contribuem mais para os valores discrepantes estatísticos e são o foco dessa análise.
   • Os fornecedores com uma contagem de transações menor não são o foco dessa análise e são removidos de processamento adicional.
9. Associa os fornecedores restantes à tabela do mestre de fornecedor (P_LFB1_LFA1_BUKRS) para procurar campos de relatórios adicionais.

Um filtro de resultados padrão não está disponível. Você pode declarar os filtros de resultados no Arquivo de configuração de análise do usuário para refinar ainda mais os resultados, como o valor mínimo da transação para reportar.

Parâmetros padrão Dois parâmetros padrão, v_P2P04AP_leading_digits e v_P2P04AP_zstat_threshold, estão disponíveis para essa análise na planilha Default_Config_Params do Arquivo de configuração de análise padrão. Se os parâmetros padrão não se aplicarem ou estiverem incompletos, você poderá declarar os valores obrigatórios no User Analytic Configuration File (Arquivo de configuração de análise do usuário). Siga as mesmas convenções de formato e nomenclatura mencionadas no Arquivo de configuração de análise padrão.

Tabela de resultados para esta análise R_P2P04AP_Outliers_Benford.

Essa análise identifica padrões de postagem que podem indicar erro do fornecedor ou da equipe de AP. Especificamente, essa análise reporta transações postadas por usuários que também criaram o registro do mestre de fornecedor em LFA1, LFB1 ou ambos, resultando na separação potencialmente inadequada de deveres.

Compara o campo da transação - BKPF_USNAM com os campos do fornecedor - LFA1_ERNAM e LFB1_ERNAM. Em LFA1, somente a entrada que corresponde ao código da empresa da transação é examinada.

Inicialmente, a tabela completa de transações é examinada no nível do item de linha para identificar todas as ocorrências. As transações sinalizadas são agrupadas em um relatório de nível de resumo pela combinação de usuário/fornecedor, mostrando uma contagem total das transações e o valor total das transações na moeda local.

O relatório resumido transmite os dados da transação (item de linha) com o valor mais alto na moeda local encontrado para cada combinação sinalizada de usuário/fornecedor.

O pseudocódigo a seguir descreve o processo em detalhes. Cada item de linha da fatura é tratado como uma transação.

1. Associa a tabela de transações ao mestre de fornecedor para procurar os usuários LFA1 e LFB1 que criaram a entrada do fornecedor.
2. Ordena a tabela associada por fornecedor, nome do usuário e valor em moeda local (em ordem descendente) para que o valor da transação mais elevado apareça primeiro para cada combinação.
3. Filtra a tabela ordenada para transações em que:
   • O usuário que criou a transação é o mesmo usuário que criou a entrada do fornecedor em LFA1, ou
   • O usuário que criou a transação é o mesmo usuário que criou a entrada do fornecedor e código da empresa em LFB1.
4. Resume as transações sinalizadas por combinação de usuário e fornecedor para produzir uma contagem total de transações e o valor em moeda local, com transmissão dos campos de item de linha da transação com o valor mais alto em moeda local.
   • Os fornecedores são agrupados em um único registro, independentemente dos códigos da empresa.
   • Ao calcular o valor total, presume-se que a moeda local de um fornecedor seja idêntica em todos os códigos de empresa.
5. A tabela resumida é ordenada para reportar as combinações sinalizadas de usuário/fornecedor em ordem descendente no valor local (independentemente da moeda).

Um filtro de resultados padrão não está disponível. Você pode declarar os filtros de resultados no Arquivo de configuração de análise do usuário para refinar ainda mais os resultados, como o valor mínimo da transação para reportar.

Tabela de resultados para esta análise R_P2P05AP_SOD_Vendor_AP.

Essa análise identifica padrões de postagem que podem indicar erro do fornecedor ou da equipe de AP. Especificamente, essa análise reporta fornecedores em que todas as transações no período de investigação foram postadas pelo mesmo usuário em todos os códigos de empresa do fornecedor.

Inicialmente, a tabela completa de transações é examinada no nível do item de linha para identificar todas as ocorrências do mesmo usuário postando todas as transações do fornecedor. As transações sinalizadas são agrupadas em um relatório de nível de resumo pelo fornecedor, mostrando uma contagem total das transações e o valor na moeda local.

O relatório resumido transmite os dados da transação (item de linha) com o valor mais alto na moeda local encontrado para cada fornecedor sinalizado.

O pseudocódigo a seguir descreve o processo em detalhes. Cada item de linha da fatura é tratado como uma transação.

1. Ordena a tabela de transações em fornecedor, usuário e valor na moeda local, em ordem descendente.
2. Resume a tabela de transações em número do fornecedor e nome do usuário para produzir uma tabela com uma lista de todas as transações de postagem do usuário para determinado fornecedor.
   • Cria um valor total em moeda local para cada combinação, renomeado como c_Total_Trans_Amount_LC_VenUsr. A mesma moeda é presumida em todos os códigos de empresa para o fornecedor.
   • Renomeia o campo de contagem como c_Trans_Count_VenUsr
   • Transmite os dados da transação (item de linha) com o valor mais alto na moeda local encontrado para cada combinação fornecedor/usuário.
3. Resume a tabela resultante outra vez, somente no fornecedor, produzindo subtotais para o fornecedor conforme segue:
   • Total de c_Total_Trans_Amount_LC_VenUsr, renomeado como c_Total_Trans_Amount_LC.
   • Total de c_Trans_Count_VenUsr, renomeado como c_Trans_Count.
   • Transmite os dados da primeira transação (item de linha) encontrada para cada fornecedor. No caso de um único usuário, será a transação com o valor mais alto em moeda local devido à ordem seguida anteriormente.
   • Renomeia o campo de contagem como c_Unique_User_Count.
4. Extrai todos os campos desses fornecedores cuja contagem de usuários únicos é 1 e cuja contagem de transações é igual ou maior que o limite especificado (o padrão é 10).
5. Associa os fornecedores sinalizados à tabela do mestre de fornecedor (P_LFB1_LFA1_BUKRS) para procurar campos de relatórios adicionais.

Um filtro de resultados padrão não está disponível. Você pode declarar os filtros de resultados no Arquivo de configuração de análise do usuário para refinar ainda mais os resultados, como o valor mínimo da transação para reportar.

Parâmetros padrão Um parâmetro padrão, v_P2P06AP_min_count, está disponível para esta análise na planilha Default_Config_Params do Arquivo de configuração de análise padrão. Se o parâmetro padrão não se aplicar ou estiver incompleto, você poderá declarar os valores obrigatórios no User Analytic Configuration File (Arquivo de configuração de análise do usuário). Siga as mesmas convenções de formato e nomenclatura mencionadas no Arquivo de configuração de análise padrão.

Tabela de resultados para essa análise R_P2P06AP_Posting_Patterns_Single_User.