Managing target audiences
You can identify criteria to select which users have access to a published document. For example, all internal users may have access to your organization's data security policy but only a select group have access to IT security processes. Or, you may have target audiences based on geographic regions.
The General Info tab for a document is where you select the Target Audience or identify that the document is Publicly Accessible.
A user can be part of more than one target audience. However, a document can only be associated with a single target audience.
Add a target audience
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From the left menu, select Administration then Target Audiences.
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Select Target Audience
to add a target audience. -
Name the target audience and add a Description.
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Select Is Active to make the target audience available as a selection when creating or revising documents.
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Select Add filter to add the filters for the document assignment. Drag and drop Available Fields from the left to the right. Add the following, as appropriate.
- Condição determina a relação entre o campo e o valor. As seleções disponíveis baseiam-se no trabalho que você está fazendo.
Igual a (=) é uma correspondência exata.
Não é igual a (!=).
Contém para fazer a correspondência de um campo com texto parcial. Por exemplo, você pode adicionar Negócio e escolher campos com Processos de negócio, Políticas de negócio e Unidade de negócio.
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Valor são seleções para fazer a filtragem. Os valores podem ser uma data, texto livre ou baseados em códigos de referência. Consulte Configuring categories, values, and attributes.
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Lógica define como os campos funcionam juntos. As seleções disponíveis baseiam-se no trabalho que você está fazendo.
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A lógica "E" significa que todos os campos/condições/valores devem ser seguidos (por exemplo, campo 1 E campo 2).
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A lógica "Ou" significa que pelo menos um campo/condição/valor deve ser seguido (por exemplo, campo 1 OU campo 2).
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A lógica "Não" é o oposto de "E" (por exemplo, somente o campo 1. Se campo 1 e campo 2, ignorar).
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Contém um valor.
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Select Save.
Manage a target audience
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From the left menu, select Administration then Target Audiences.
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Select any of the following for the target audience:
to edit the target audience.
to clone a target audience and edit it to create a new target audience.
to delete to remove the target audience if no documents have the target audience assigned. If a document is assigned to a target audience, the is grayed out and the target audience cannot be deleted.
