Fazendo backup e exportando projetos

Salve uma cópia de um projeto no computador local ou na rede fora do aplicativo Projetos.

Como funciona?

Você pode fazer backup e exportar um projeto para compartilhar os resultados do projeto com outros membros da equipe, auditores externos e órgãos reguladores. O conteúdo do projeto é exportado como conjunto de arquivos individuais, compactados em um arquivo (.zip). O tamanho máximo total do arquivo para exportação é de 90 GB.

Cuidado

Não é possível desfazer exclusões de item individual no Diligent One. Todas as ações de exclusão exigem uma confirmação, e, quando uma exclusão é confirmada, o item não fica mais disponível. A maneira mais simples de recuperar um item excluído é recriá-lo.

Permissões

Apenas Gerentes Profissionais podem fazer backup e exportar projetos.

Backup e exportação de arquivos do projeto

  1. Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.

    Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.

    A página inicial do Projetos é exibida.

  2. Abra um projeto.

    O painel do projeto é exibido.

  3. Clique na guia de gerenciamento de projetos Configurações.

    A subguia Configurações abre.

  4. Clique na subguia Backup/Exportar.
  5. Criar um novo backup do projeto:
    1. Clique em Exportar.
    2. Clique em OK na caixa de diálogo de confirmação.

      Uma mensagem de status é exibida na página Backup/Exportar e uma entrada é adicionada à lista  Exportar Projeto  indicando que o processo de backup começou. Uma notificação é enviada por e-mail na conclusão do backup.

Baixar arquivos do projeto

  1. Execute uma das seguintes ações:
    • Clique no link no e-mail de backup do projeto para ir para a página Backup/Exportar.
    • No projeto, clique na guia de gerenciamento de projeto Configurações e clique na subguia Backup/Exportar.
  2. Complete qualquer uma das seguintes tarefas:
    • Para salvar um backup de projeto existente localmente em seu computador ou rede, clique em Baixar próximo à entrada do backup
    • Para baixar relatórios de projeto, vá para o documento apropriado em Exportar Relatórios do Projeto, clique em Ir para e selecione o(s) relatório(s) para baixar.

Excluir um backup de arquivos do projeto

  1. Execute uma das seguintes ações:
    • Clique no link no e-mail de backup do projeto para ir para a página Backup/Exportar.
    • No projeto, clique na guia de gerenciamento de projeto Configurações e clique na subguia Backup/Exportar.
  2. Clique em Excluir ao lado da entrada do backup.

  3. Clique em OK para confirmar a exclusão do backup dos arquivos do projeto.

    Cuidado

    O backup dos arquivos do projeto é permanentemente removido. Depois de excluídos, você não pode acessar ou restaurar os arquivos do projeto.

Estrutura da subpasta de arquivos zip

Quando fizer um backup de um projeto, os seguintes conteúdos do projeto estão incluídos:

  • Informações do log de atividades em Atividade Recente no painel
  • Versões mais recentes de anexos carregados
  • Relatórios em Word, PowerPoint, PDF e Excel
    Observação

    Se ocorrer um problema durante o processo de backup de um projeto, um arquivo errors.txt é incluído no arquivo zip para fornecer informações sobre o problema. A pessoa que realizou o backup do projeto também recebe uma notificação por e-mail com mais instruções.

Anexos

Os anexos no arquivo zip são agrupados automaticamente em subpastas nomeadas. As subpastas categorizam anexos de acordo com o local onde foram anexados no aplicativo Projetos. Os títulos das subpastas estão limitados a um comprimento de 60 caracteres.

Subpastas

Observação

  • Os termos, os campos e as guias da interface são personalizáveis. Em sua instância do Diligent One, alguns termos, campos e guias podem ser diferentes.
  • Se um campo obrigatório for deixado em branco, você verá uma mensagem de alerta: Este campo é obrigatório. Alguns campos personalizados podem ter valores padrão.

As subpastas no arquivo .zip são categorizadas e aninhadas da seguinte maneira:

[Nome do Projeto]

  • Planejamento
    • [Título do Arquivo de Planejamento]
  • Narrativas
    • [Título da Narrativa]
  • Testes de controle
    • [ID de Controle] (Referência do Objetivo + Número de Controle)
      Exemplo: C-01
      • [Rodada de teste]
        Exemplos: Preliminar/final, Q1, Q2, Q3, Q4
        Observação

        Nenhuma subpasta é criada quando existe apenas uma rodada de teste.

  • Orientações
    • [ID de Controle] (Referência do Objetivo + Número de Controle)
      Exemplo: C-01
  • Ações
    • [Título da Ação]
  • Pontos
    • [Título do Ponto]
  • Solicitações
    • [Título da Solicitação]