Enviando lembretes de ações recorrentes
Envie lembretes recorrentes às pessoas que precisam responder a ações.
Como funciona?
Se você precisar enviar lembretes recorrentes sobre as ações, poderá configurar a frequência de envio das notificações aos proprietários e às pessoas copiadas. Você também pode enviar várias ações em um único e-mail para proprietários e pessoas em cópia.
Exemplo
Configurando lembretes de ações recorrentes
Cenário
Você cria uma ação e especifica a data de vencimento como 3 de maio de 2019. Você também define suas configurações de notificações da seguinte maneira:
- Enviar lembretes recorrentes Semanalmente
- Enviar lembretes antes da data de vencimento 5, 3, 1, em branco, em branco
Resultado
Antes de 3 de maio de 2019 O Diligent One envia e-mails de lembrete 5 dias, 3 dias e 1 dia antes da data de vencimento.
Depois de 3 de maio de 2019 Os e-mails de lembrete continuam sendo enviados semanalmente até que a ação seja fechada, excluída ou atribuída a outra pessoa. Se a pessoa designada para a ação for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
Permissões
Os Administradores de Projeto e os Administradores de Tipos de Projetos podem configurar a frequência de envio de lembretes.
Gerentes Profissionais, Usuários Profissionais, Gerentes Colaboradores, Testadores Colaboradores e Usuários Colaboradores podem enviar várias ações em um único e-mail.
Configurar a frequência de envio dos lembretes
Você pode enviar lembretes recorrentes com agendamento:
- diário, semanal ou mensal
- personalizado com base no número de dias "x" antes da data de vencimento
-
Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.
Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.
A página inicial do Projetos é exibida.
- Clique na guia Notificações.
- Configure os campos a seguir e clique em Salvar:
Campo Padrão Observações Enviar lembretes recorrentes Semanalmente Selecione Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente na lista suspensa para indicar a frequência com que os e-mails de lembrete serão enviados para itens pendentes (ações/solicitações em aberto ou vencidas).
E-mails de lembrete começam a ser enviados às 0h UTC. Os lembretes semanais são enviados às Segundas-feiras e os mensais no primeiro dia do mês.
E-mails de lembrete sobre ações e solicitações enviados antes e depois da data de vencimento até que os itens sejam fechados, excluídos ou atribuídos a outra pessoa. Se a pessoa designada para o item for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
Enviar lembretes antes da data de vencimento Selecione essa opção para definir um agendamento personalizado para notificações de lembrete com base no número de dias "x" antes da data de vencimento da ação/solicitação. Você pode especificar até cinco frequências de notificação personalizadas.
Se a data de vencimento de uma ação/solicitação tiver passado, ou se nenhuma data de vencimento for definida, os e-mails de lembrete serão enviados na frequência padrão (Semanalmente) ou na frequência especificada (Diariamente ou Mensalmente).
Observação
Se você habilitar apenas e-mails de lembrete recorrentes regulares sem lembretes agendados adicionais "x" dias antes da data de vencimento, o Diligent One enviará os lembretes recorrentes regulares antes e depois da data de vencimento.
No entanto, se você habilitar os dois tipos de notificação, o Diligent One enviará apenas os lembretes no agendamento personalizado antes da data de vencimento e enviará apenas os lembretes recorrentes regulares depois da data de vencimento.
Consolidar várias ações em um único e-mail por pessoa
Você pode agregar várias ações que foram atribuídas a um proprietário ou pessoa copiada em um único e-mail por pessoa.
- Adicione todas as ações e mantenha a opção Enviar notificação agora desmarcada para todas as ações.
- Opcional. Navegue até a guia Notificações na página Configurar Tipo de Projeto para especificar a frequência de envio dos lembretes.
- Navegue até cada ação, selecione Enviar lembrete [frequência] e clique em Salvar.
Resultado Todas as ações são consolidadas em um único e-mail para cada pessoa.
Quem recebe lembretes?
Os proprietários e as pessoas copiadas recebem notificações por e-mail.
- Os proprietários recebem um e-mail informando que foram designados como proprietários de um problema ou ação.
- As pessoas copiadas na ação recebem um e-mail diferente, informando que foram adicionadas à ação como colaboradores.
Quando cessa o envio dos lembretes?
Os lembretes são enviados apenas para ações em aberto.
Por exemplo, se você atualizar uma ação definindo o estado da Ação como Fechada, o proprietário da ação e todas as pessoas copiadas na ação deixarão de receber lembretes sobre a solicitação.
