Enviando lembretes de solicitação recorrentes
Envie lembretes recorrentes às pessoas responsáveis por cumprir solicitações.
Como funciona?
Se você precisar enviar lembretes recorrentes sobre as solicitações, poderá configurar a frequência de envio das notificações aos proprietários da solicitação e às pessoas copiadas. Você também pode enviar vários itens de solicitação em um único e-mail para proprietários e pessoas em cópia.
Observação
- Os termos, os campos e as guias da interface são personalizáveis. Em sua instância do Diligent One, alguns termos, campos e guias podem ser diferentes.
- Se um campo obrigatório for deixado em branco, você verá uma mensagem de alerta: Este campo é obrigatório. Alguns campos personalizados podem ter valores padrão.
Exemplo
Configurando lembretes de ações recorrentes
Cenário
Você cria uma solicitação e especifica a data de vencimento como 3 de maio de 2019. Você também define suas configurações de notificações da seguinte maneira:
- Enviar lembretes recorrentes Semanalmente
- Enviar lembretes antes da data de vencimento 5, 3, 1, em branco, em branco
Resultado
Os e-mails de lembrete da solicitação são enviados semanalmente (todas as segundas-feiras) antes de 3 de maio de 2019. Os e-mails de lembrete adicionais para a solicitação também são enviados cinco dias, três dias e um dia antes de 3 de maio de 2019.
Depois de 3 de maio de 2019, os e-mails de lembrete continuam sendo enviados em uma programação semanal até que a solicitação seja fechada, excluída ou atribuída a outra pessoa. Se a pessoa designada para a solicitação for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
Permissões
Os Administradores de Projeto e os Administradores de Tipos de Projetos podem configurar a frequência de envio de lembretes.
Gerentes Profissionais e Usuários Profissionais podem enviar vários itens de solicitação em um único e-mail.
Configurar a frequência de envio dos lembretes
Você pode enviar lembretes recorrentes com agendamento diário, semanal ou mensal ou com agendamento personalizado com base no número de dias "x" antes da data de vencimento.
-
Na página inicial do Launchpad (www.highbond.com), selecione o aplicativo Projetos para abri-lo.
Se já tiver entrado na Diligent One, você pode usar o menu de navegação à esquerda para mudar para o aplicativo Projetos.
A página inicial do Projetos é exibida.
- Clique na guia Notificações.
- Configure os campos a seguir e clique em Salvar:
Campo Padrão Observações Enviar lembretes recorrentes Semanalmente Selecione Diariamente, Semanalmente ou Mensalmente na lista suspensa para indicar a frequência com que os e-mails de lembrete serão enviados para itens pendentes (ações/solicitações em aberto ou vencidas).
E-mails de lembrete começam a ser enviados às 0h UTC. Os lembretes semanais são enviados às Segundas-feiras e os mensais no primeiro dia do mês.
E-mails de lembrete sobre ações e solicitações enviados antes e depois da data de vencimento até que os itens sejam fechados, excluídos ou atribuídos a outra pessoa. Se a pessoa designada para o item for removida do projeto ou se o projeto for arquivado, os e-mails de lembrete também deixarão de ser enviados.
Enviar lembretes antes da data de vencimento Selecione essa opção para definir um agendamento personalizado para notificações de lembrete com base no número de dias "x" antes da data de vencimento da ação/solicitação. Você pode especificar até cinco frequências de notificação personalizadas.
Se a data de vencimento de uma ação/solicitação tiver passado, ou se nenhuma data de vencimento for definida, os e-mails de lembrete serão enviados na frequência padrão (Semanalmente) ou na frequência especificada (Diariamente ou Mensalmente).
Observação
Se você habilitar apenas e-mails de lembrete recorrentes regulares sem lembretes agendados adicionais "x" dias antes da data de vencimento, o Diligent One enviará os lembretes recorrentes regulares antes e depois da data de vencimento.
No entanto, se você habilitar os dois tipos de notificação, o Diligent One enviará apenas os lembretes no agendamento personalizado antes da data de vencimento e enviará apenas os lembretes recorrentes regulares depois da data de vencimento.
Consolidar várias solicitações em um único e-mail por pessoa
Se você enviar solicitações em massa, várias solicitações serão consolidadas em um único e-mail em vez de um e-mail para cada solicitação.
- Adicione todas as solicitações e mantenha a opção Enviar Agora desmarcada para todas as solicitações.
- Opcional. Navegue até a guia Notificações na página Configurar Tipo de Projeto para especificar a frequência de envio dos lembretes.
- Clique na guia de gerenciamento de projetos Solicitações para navegar até a página Rastreamento da Lista de Solicitações.
- Selecione as solicitações que você quer consolidar em um único e-mail.
- Clique em Enviar notificação.
Resultado Todas as solicitações são consolidadas em um único e-mail para cada pessoa.
Quem recebe lembretes?
O proprietário da solicitação e as pessoas copiadas recebem notificações por e-mail.
- O proprietário da solicitação recebe uma notificação por e-mail informando que foi designado para a solicitação.
- As pessoas copiadas na solicitação recebem um e-mail diferente, informando que foram adicionadas à solicitação como colaboradores.
Quando cessa o envio dos lembretes?
Lembretes são enviados para solicitações abertas, bem como status de solicitações adicionais definidos para o tipo de projeto como tendo notificações habilitadas.
Se você atualizar uma solicitação definindo Status como Recebida, o proprietário da solicitação e todas as pessoas copiadas na solicitação deixarão de receber lembretes sobre a solicitação. Além disso, lembretes não serão enviados enquanto a solicitação estiver definida com qualquer status que tenha as notificações desabilitadas.
