Agendamento de recursos

O Agendador é um aplicativo do Diligent One. É possível agendar recursos para projetos e fases para supervisionar antecipadamente os compromissos de trabalho e a disponibilidade da sua equipe e garantir que as equipes não fiquem sobrecarregadas ou tenham menos recursos do que o necessário.

Como funciona?

A guia Pessoas no Agendador fornece uma visualização abrangente de quem está disponível para trabalhar, quem está agendado e quando, e a duração de cada compromisso.

Recursos (usuários)

Recursos são usuários em sua organização. Somente usuários com as seguintes funções são listados no Agendador:

• Gerente Profissional

• Usuário Profissional

Se um usuário foi previamente agendado para um projeto ou fase e, depois, tiver sua função rebaixada, um Gerente Profissional deverá reatribuí-lo a uma função mais alta para que possa acessar e conduzir o trabalho no projeto.

Projetos, fases e compromissos fora do projeto

Você pode agendar usuários para projetos e fases para garantir capacidade adequada para concluir os projetos planejados. Você também pode agendar usuários para um compromisso fora do projeto para contabilizar ausências que não se baseiam nas funções do projeto.

Componente	Descrição
Projeto	uma atividade planejada que pode incluir várias fases
Fase	uma etapa significativa que faz parte de um projeto: Planejamento atividades associadas à preparação e à consolidação de informações de planejamento do projeto Atividades de execução relacionadas à coleta, avaliação e documentação de evidências Resultados atividades associadas com relatório do projeto
Fora do projeto	uma atividade que não se baseia em uma função de projeto

Datas

As datas do projeto são compartilhadas entre os usuários conforme são definidas nas configurações do projeto (como Data de Início da Execução e Data de Conclusão Prevista).

As datas de fase podem ser independentes das datas do projeto e são atribuídas individualmente aos usuários. Isso significa que você pode agendar vários usuários para o mesmo projeto ou fase. Você também pode agendar fases fora das datas do projeto.

Agendas conflitantes

Um agendamento sobreposto significa que a data de início de um compromisso começa antes da data final de outro compromisso.

Os agendamentos sobrepostos são exibidos automaticamente no painel lateral de Detalhes do agendamento à medida que você agenda os usuários. Isso permite que você evite reservas duplas associadas a vários projetos e fases ou que faça reservas em datas de ausências.

Dias e horas úteis

Os Administradores de Projetos podem configurar os dias úteis e o horário de trabalho integral padrão para usuários em sua organização. Eles também podem definir horários individuais se precisarem especificar horários diferentes para determinados usuários. Para obter mais informações, consulte Configurar dias e horas de trabalho para todos os usuários.

Essas informações são usadas para calcular quantas horas um usuário deve trabalhar e quanto tempo do usuário pode ser gasto no trabalho do projeto.

Limitações

• um máximo de 50 usuários podem ser agendados por projeto
• um único usuário pode ser agendado para um máximo de 100 fases

Casos de uso

Permissões

Somente Administradores de Projetos podem definir configurações do Agendador.

Os gerentes profissionais podem agendar e cancelar o agendamento de usuários. Somente Gerentes Profissionais ou Usuários Profissionais podem ser agendados para projetos e fases.

Executivos de Falhas têm acesso somente leitura ao Agendador.

Vá para o Agendador

Vá para a área onde você pode gerenciar os cronogramas em vários projetos.

1. Abra o aplicativo Agendador.
2. Clique na guia Pessoas.

   Resultado O gráfico de Gantt exibe uma lista de Gerentes Profissionais e Usuários Profissionais na instância do Diligent One.

Filtrar usuários

Na guia Pessoas, no aplicativo Agendador, veja como cada usuário está sendo alocado pelas atividades de projeto e fora do projeto. Por padrão, apenas usuários associados a projetos ativos são exibidos, mas você pode criar suas próprias visualizações personalizadas, que são visíveis a todos em sua organização.

1. Para aplicar ou modificar uma visualização existente, escolha uma visualização na lista suspensa. Por padrão, a exibição Apenas projetos ativos é aplicada.
2. Para alterar os filtros aplicados, clique em x filtro(s) aplicado(s). O painel Exibição salva abre.
3. Se você deseja modificar uma visualização existente, em Nome, escolha uma visualização para modificar.
4. Filtre sua lista de usuários por usuários, nomes de projetos, status e tags. A lista de usuários é atualizada conforme você aplica os filtros.
5. Escolha aplicar seus filtros sem salvá-los ou salve suas alterações em uma visualização nova ou existente.
   • Para aplicar seus filtros sem salvar, clique no botão Fechar no canto superior direito do painel Exibição salva. Uma nota aparece indicando que você tem alterações não salvas na sua exibição atual.
   • Se você tiver uma exibição salva aberta, para atualizar a exibição com seus filtros atuais, clique em Salvar.
   • Para salvar os filtros como uma nova exibição, clique em Salvar exibição como. Se você tiver uma visualização salva aberta, clique no botão ... para acessar a opção Salvar exibição como ou para renomear ou excluir a visualização atual.

   Resultado O aplicativo Agendador exibe os usuários correspondentes aos seus filtros.

Personalizar a exibição do gráfico

Além de filtrar os usuários que aparecem na lista, você também pode personalizar o período que deseja visualizar:

• Escolher os incrementos de tempo no gráfico de Gantt selecione uma das seguintes opções: Semana, Mês, Trimestre ou Ano fiscal.

  Observação

  Data de término do ano fiscal padrão é 31 de dezembro. Administradores do Sistema podem definir a data de término do ano fiscal da sua organização no Launchpad.

  Para obter mais informações, consulte Atualizando as configurações da organização.

• Pular para uma data específica ou rolar através do tempo clique em Hoje ou Pular para para pular para hoje ou uma data específica, ou clique nos botões de avançar e voltar para rolar pelo gráfico de Gantt usando o incremento de tempo escolhido.

Configurar dias e horas de trabalho para todos os usuários

Configure os dias úteis e o horário integral padrão dos usuários da sua organização.

1. Na guia Pessoas no aplicativo Agendador, clique em Configurações.

   O painel lateral Configurações abre.

2. Especifique as seguintes informações:
   • Horário integral Digite o número de horas que as pessoas em período integral devem trabalhar por semana em sua organização.

     O padrão é 40 horas. Você pode especificar um número arredondado para duas casas decimais. Exemplo: 37,25.

   • Dias úteis Selecione os dias típicos da semana em que as pessoas devem trabalhar em sua organização.

     Você deve selecionar pelo menos um dia de trabalho. Segunda a sexta são selecionados como os dias úteis padrão.

     Observação

     Os dias não úteis ficam em cinza no gráfico de Gantt.

3. Clique em Salvar.

   Resultado Os dias úteis e horário integral padrão para o usuário na sua organização estão definidos.

Exibir horas de trabalho agendadas e disponíveis para cada usuário

A coluna Agendado por [período] (horas restantes) mostra quantas hora foram agendadas durante o tempo exibido no gráfico de Gantt e quantas horas de trabalho restam para agendamento para cada usuário. O nome da coluna é atualizado de acordo com a seleção de exibição de semanas, meses, trimestres ou anos fiscais no gráfico de Gantt.

Os números de horas são calculados da seguinte maneira:

• Horas disponíveis = Horas de trabalho esperadas do recurso - Horas agendadas do projeto - Horas agendadas fora do projeto

• Tempo agendado (exibido como porcentagem) = Horas agendadas do projeto / Hortas disponíveis * 100

• Horas restantes = Horas disponíveis - Horas agendadas do projeto - Horas agendadas fora do projeto

Esses números são atualizados automaticamente todas as vezes que você altera o número de horas agendadas ou disponíveis no período selecionado do gráfico de Gantt e todas as vezes que você altera o período.

Especifique as horas de trabalho de um usuário individual

Especifique o número total de horas de trabalho por semana para um usuário individual.

1. Na guia Pessoas no aplicativo Agendador, clique no nome do usuário para o qual você deseja especificar diferentes horas de trabalho.

   O painel lateral Detalhes da usuário abre.

2. Insira informações nos seguintes campos:

   Campo	Descrição
   Horário integral	especifica o usuário como um funcionário em tempo integral dentro da organização
   Personalizado	especifica que o usuário trabalha um número diferente de horas por semana em comparação com funcionários de tempo integral
   Horas/semana	especifica o número de horas que o usuário deve trabalhar por semana Você pode especificar um número arredondado para duas casas decimais. Exemplo: 10,25 Se você selecionou Horário integral, o valor padrão é baseado nas horas de trabalho em período integral configuradas para a organização. Se você selecionou Personalizado, pode especificar um valor personalizado.
   Taxa por hora opcional	a quantidade de dinheiro que o usuário ganha por cada hora trabalhada

3. Clique em Salvar.

   Resultado Você especificou diferentes horários de trabalho para o usuário.

Agendar um usuário

Agende um usuário para um projeto, fase ou compromisso fora do projeto.

Agendar um usuário para um projeto

1. Na guia Pessoas no aplicativo Agendador, clique em Agendar este usuário ao lado do nome do usuário.
2. No painel lateral, selecione Projeto.
3. Preencha os seguintes campos:

   Campo	Descrição
   Projeto	agenda o usuário para um projeto específico Observação Se o usuário não tiver uma das seguintes funções atribuídas, você será solicitado a atribuir a ele uma função mais alta: Gerente Profissional Usuário Profissional
   Datas do projeto	define as datas de início e término do projeto Data de início = Data de Início da Execução Data final = Data de conclusão prevista

4. Execute uma das seguintes ações:
   • Para salvar o agendamento e voltar para o gráfico, clique em Salvar e fechar.
   • Para salvar o agendamento e adicionar outro, clique em Salvar e adicionar outro.

   Resultado O usuário é agendado para o projeto . O gráfico atualizado exibe o período desativado.

Agendar um usuário para uma fase

1. Na guia Pessoas, no aplicativo Agendador, execute uma das seguintes ações: 
   • Clique em Agendar este usuário ao lado do nome do usuário e selecione o projeto apropriado.
   • Clique na seta ao lado do nome do usuário e clique em Nome do projeto ao lado do projeto apropriado .
2. Preencha os seguintes campos:

   Campo	Descrição
   Fase	agenda o usuário para uma das seguintes fases dentro do projeto : Planejamento Execução Resultados Observação Se houver mais de um agendamento para a fase, você pode clicar na seta para ir para o próximo agendamento e atualizar qualquer dado necessário.
   Datas	define as datas de início e término da fase Quaisquer programações sobrepostas que existam serão exibidas automaticamente. Dica Você pode ajustar as datas de fase diretamente da visualização do gráfico, clicando e arrastando os pontos finais da linha do tempo para o local apropriado ou movendo uma barra do Gantt.
   Horas/dia opcional	especifica o número de horas por dia que o usuário está programado para trabalhar As seguintes informações são calculadas automaticamente: Horas / dia horas de trabalho por semana divididas por dias úteis O valor padrão é baseado no horário de trabalho em tempo integral configurado para a organização. O mínimo é 1 e o máximo é 24. Você pode especificar um número arredondado para duas casas decimais. Exemplo: 7,25 Duração número de dias entre as datas Total de horas por dia multiplicado pela duração

3. Execute uma das seguintes ações:
   • Para salvar o agendamento e voltar para o gráfico, clique em Salvar e fechar.
   • Para salvar o agendamento e adicionar outro, clique em Salvar e adicionar outro.

   Resultado O usuário é agendado para a fase. O gráfico atualizado exibe o período desativado.

Agendar um usuário para um compromisso fora do projeto

1. Na guia Pessoas, no aplicativo Agendador, execute uma das seguintes ações:
   • Clique em Agendar este usuário ao lado do nome do usuário. No painel lateral, selecione Fora do projeto.
   • Clique na seta ao lado do nome do usuário e clique em Fora do projeto .
2. Preencha os seguintes campos:

   Campo	Descrição
   Tipo fora do projeto	especifica uma categoria para classificar o tempo não relacionado ao projeto O tempo não relacionado ao projeto é responsável por tarefas administrativas gerais, desenvolvimento profissional, férias ou licenças, iniciativas organizacionais ou outras atividades que não são baseadas em funções do projeto.
   Datas opcional	define as datas de início e término do compromisso não relacionado ao projeto Quaisquer programações sobrepostas que existam serão exibidas automaticamente. Dica Você pode ajustar as datas fora do projeto diretamente da visualização do gráfico, clicando e arrastando os pontos finais da linha do tempo para o local apropriado ou movendo uma barra do Gantt.
   Horas/dia opcional	especifica o número de horas por dia em que o usuário está programado para um compromisso não relacionado ao projeto As seguintes informações são calculadas automaticamente: Horas / dia horas de trabalho por semana divididas por dias úteis O valor padrão é baseado no horário de trabalho em tempo integral configurado para a organização. O mínimo é 1 e o máximo é 24. Você pode especificar um número arredondado para duas casas decimais. Exemplo: 7,25 Duração número de dias entre as datas Total de horas por dia multiplicado pela duração

3. Execute uma das seguintes ações:
   • Para salvar o agendamento e voltar para o gráfico, clique em Salvar e fechar.
   • Para salvar o agendamento e adicionar outro, clique em Salvar e adicionar outro.

   Resultado O usuário está agendado para o compromisso fora do projeto. O gráfico atualizado exibe o período desativado em cinza listrado para indicar que o usuário não está disponível.

Atualizar agendamento de um usuário

Se um usuário já tiver tempo agendado, você poderá ajudar datas e horas de trabalho específicas. Para atualizar o agendamento de um usuário, você pode clicar e arrastar o início, o fim ou toda a barra para deslocá-la na parte visível do gráfico de Gantt, ou fazer o seguinte:

1. Na guia Pessoas no aplicativo Agendador, clique na seta ao lado do nome do usuário.
2. Execute uma das seguintes ações:
   • Atualizar um agendamento associado a um projeto Clique no nome de um projeto ou na barra de projetos associada no gráfico de Gantt.
   • Atualizar um agendamento associado a uma fase do projeto Clique no nome de uma fase ou na barra de fases associada no gráfico de Gantt.
   • Atualizar um agendamento associado a um compromisso não relacionado ao projeto Clique em uma categoria não relacionada ao projeto ou na barra associada não relacionada ao projeto no gráfico de Gantt.

   O painel lateral Detalhes do agendamento abre.

3. Faça as atualizações necessárias.
4. Opcional. Se estiver atualizando um cronograma associado a uma fase do projeto e o usuário estiver agendado para mais de uma instância da fase, clique na seta para navegar para o próximo cronograma e atualizar todos os detalhes.
5. Quando terminar, clique em Salvar e feche o painel lateral.

Cancelar o agendamento de um usuário

Cancele o agendamento de um usuário de um projeto, fase ou compromisso fora do projeto.

1. Na guia Pessoas no aplicativo Agendador, clique na seta ao lado do nome do usuário apropriado.
2. Execute uma das seguintes ações:
   • Cancelar o agendamento de um usuário de um projeto Clique no nome do projeto, clique em Cancelar Agendamento e em Cancelar o Agendamento para confirmar.
   • Cancelar o agendamento de um usuário de uma fase Clique na seta ao lado do nome do projeto, clique em uma fase, clique em Cancelar Agendamento e em Cancelar o Agendamento para confirmar.
   • Cancelar agendamento de um usuário de um compromisso não relacionado ao projeto Clique em uma categoria não relacionada ao projeto, clique em Cancelar agendamento e em Cancelar o agendamento para confirmar.

   Resultado O agendamento do usuário é cancelado. O gráfico atualizado exibe o usuário como disponível durante o período especificado.