Disparar atividades automatizadas

Os gatilhos são ferramentas de automação que monitoram dados ou métricas de registros. Gatilhos desempenham um conjunto de ações sempre que condições específicas ou limites são atingidos. Use gatilhos quando quiser automatizar aspectos do fluxo de trabalho da sua empresa.

Tipos de gatilhos

Tipo Descrição Casos de uso
Registro Executa um conjunto de ações baseadas em dados ou informações do registro.
  • mover um registro pelo processo de revisão
  • atualizar prioridades de registro com base no tempo ocioso ou em dados de campo
  • notificar usuários quando surgirem problemas ou quando um registro exigir ação
  • atribuir registros a um usuário, grupo de fluxo de trabalho ou para um e-mail a partir de um campo em uma tabela
  • enviar solicitações para responder questionários
Métrica Executa um conjunto de ações quando dados agregados de métrica cruzam um limite.

Monitorar principais indicadores e notificar partes interessadas sobre alterações.

Exemplo de gatilho em registros

Cenário

Você precisa criar um gatilho que detecte quando um registro recebe uma prioridade Crítica e notifique o gerente que supervisiona o projeto (Fulana de Tal) sempre que isso ocorrer. O gatilho deve ser executado todas as segundas-feiras às 8 horas, Horário Padrão da Costa Leste (EST).

Processo

Você configura o gatilho como a seguir:

  • Condições Registro: Prioridade Crítica
  • Ações Notificar: Fulana de Tal
  • Frequência Agendar: Semanal, Segunda-feira, 8h, Horário Padrão da Costa Leste (GMT -5:00)

Resultado

Quando um registro recebe uma prioridade Crítica, Fulana de Tal é notificada por e-mail. O gatilho é executado todas as segundas-feiras às 8 horas, Horário Padrão da Costa Leste (EST).

Exemplo de gatilho em uma métrica

Cenário

Você precisa criar um gatilho que detecte um risco de Perda de grandes talentos para a sua empresa. Se 15 funcionários deixarem a empresa em um período de 30 dias, o CEO, Max Wells, e a VP de Talentos, Linda Tang, precisam ser notificados por e-mail.

Processo

Você configura o gatilho como a seguir:

  • Nome da Métrica KRI - perda de grandes talentos
  • Condições Métrica
    • Métrica: funcionários desligados
    • Condição: maior que
    • Valor: 15
    • Cor do Limite: Vermelho
  • Ações Notificar: Max Wells, Linda Tang
  • Frequência Agendar: Mensal, Sexta-feira, 9h, Horário Padrão da Costa Leste (GMT -5:00)

Resultado

Quando a métrica atingir um limite maior que 15 em um período de 30 dias, o gatilho será executado e Max Wells e Linda Tang receberão uma notificação por e-mail.

Como os gatilhos são executados

Os gatilhos são executados com base em condições que você define. Para um gatilho de registro, uma condição pode ser uma expressão simples e única ou um grupo mais complexo de expressões. Gatilhos de métrica usam uma única condição que define um limite.

Sempre que as condições de um gatilho são avaliadas como verdadeiras, as ações que você configura no gatilho são executadas automaticamente.

Expressão simples

Uma expressão simples é um único teste condicional executado contra uma única coluna. O gatilho é executado contra os registros avaliados como verdadeiros.

Dependendo do tipo de dados do campo e se o campo é de dados ou de informações, os operadores disponíveis para você em cada expressão condicional mudam.

Exemplo

Grupo de expressões

Um grupo de expressões é um conjunto de várias expressões simples associadas em um grupo. O gatilho é executado contra esses registros quando o grupo é avaliado como verdadeiro.

Quando você cria um grupo, você seleciona um dos seguintes operadores lógicos para definir como o grupo será avaliado:

  • TUDO toda expressão simples no grupo deve ser avaliada como verdadeira para o grupo ser avaliado como verdadeiro
  • QUALQUER pelo menos uma expressão simples no grupo deve ser avaliada como verdadeira para o grupo ser avaliado como verdadeiro

Exemplos de grupo de expressões

Expressão combinada

Uma expressão combinada é um conjunto de vários grupos de expressões. O gatilho é executado contra esses registros quando a expressão combinada é avaliada como verdadeira.

Quando você criar vários grupos de expressões, selecione um dos seguintes operadores lógicos para definir como a expressão combinada é avaliada:

  • E cada grupo de expressões na expressão combinada deve ser verdadeiro para que a expressão combinada seja avaliada como verdadeira
  • OU pelo menos um grupo de expressões na expressão combinada deve ser verdadeiro para que a expressão combinada seja avaliada como verdadeira

Exemplos de expressão combinada

Limites de métrica

Quando você configura um gatilho de métrica, você define uma condição limite que testa o valor do cálculo na métrica para o período de cálculo atual. Se a condição for avaliada como verdadeira, o gatilho é executado e notifica as partes interessadas configuradas na área de ações do gatilho.

Para obter mais informações, consulte Disparando ações a partir de métricas.

Quando os gatilhos são executados

Opção Descrição Exemplos
Tempo real

Os gatilhos em tempo real são executados quando ocorre o evento ou a alteração na qual o gatilho se baseia.

Observação

Como gatilhos em tempo real dependem de mudanças no registro para serem executados, os gatilhos que usam condições de registro ocioso devem ser configurados por meio de uma agenda, não em tempo real.

Gatilho de métrica

Para um gatilho de métrica, se o cálculo da métrica for atualizado e o valor ultrapassar o limite do gatilho, a ação do gatilho é executada e as partes interessadas são notificadas sobre a mudança.

Gatilho do registro

Para um gatilho baseado em prioridade do registro, se um usuário mudar a prioridade de um registro para a prioridade usada na condição do gatilho, a ação do gatilho é executada quando a atualização é feita.

Gatilho de questionário

Para um gatilho de questionário, se um usuário responder ao questionário selecionado para a tabela em que o gatilho está configurado, a condições do gatilho são avaliadas e a ação do gatilho é executada.

Agendamento

Os gatilhos agendados são executados de acordo com o horário de execução especificado:

  • Diária
  • Semanalmente
  • Mensalmente
  • Trimestral
  • A cada n dias

Intervalos são medidos a partir da data de início especificada.

Definir o agendamento de um gatilho permite que você controle a frequência com que recebe notificações por e-mail para os gatilhos.

Observação

Os gatilhos configurados antes de 31 de agosto de 2016 têm um horário de execução padrão de 5 horas, UTC, no Canadá e meia-noite, UTC, para todas as outras regiões.

Observação

As mudanças de horário resultantes do horário de verão podem causar a execução de gatilhos durante a noite de maneira inesperada. Para obter mais informações, consulte Como o horário de verão afeta os gatilhos programados.

Gatilho de métrica

Para um gatilho de métrica, o gatilho é executado mensalmente no 15º dia do mês às 9h. Se o valor da métrica ultrapassar o limite do gatilho nessa data e hora, a ação do gatilho é executada e as partes interessadas relevantes são notificadas sobre a mudança.

Gatilho do registro

Para um registro baseado em prioridade de registro, o gatilho é executado diariamente às 13h. Se a prioridade do registro for a mesma prioridade usada na condição do gatilho nessa hora, a ação do gatilho é executada.